11. Дайте определение понятию «контроль за исполнением документа». Раскройте значение контроля за исполнением документов, перечислите его виды. Охарактеризуйте сроки исполнения документов.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов

Значение контроля за исполнением документов в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле

Можно выделить контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения задания.

Сроки исполнения документов:

сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога "до" или "к", указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

12. Раскройте цели и функции службы доу. Дайте определение понятию «Положение о сдоу». Назовите основные нормативные документы, регламентирующие работу сдоу.

Цели СДОУ.

Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Функции СДОУ.

Организационные:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Методические:

разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Контрольные:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Технологические:

осуществление экспедиционной обработки входящих документов;

регистрация входящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

набор текста на компьютере, копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Положение о СДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы СДОУ и предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности.

Основные документы, регламентирующие работу СДОУ:

Положение о СДОУ;

Инструкция по делопроизводству, которая является основным документом, устанавливающим единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации.

Должностная инструкция, которая является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в СДОУ.