9. Дайте определение понятиям: «копия документа», «выписка из документа», «отпуск исходящего документа». Охарактеризуйте особенности составления и оформления выписки из приказа.

Копия документа – это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Выписка из документа - это копия части документа (выписка из приказа, из протокола).

Отпуск исходящего документа – это копия отосланного документа, которая остается в деле организации-автора.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписке из приказа слово «выписка» включается в название вида документа («ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»).

В выписке из приказа воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из 4-х пунктов, то в текст выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункты. Нумерация этих пунктов сохраняется такой же, как она была в подлиннике, при этом констатирующая часть в выписке воспроизводится, как правило, полностью.

Для придания копии приказа юридической силы она должна быть заверена.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется от 0-го положения табулятора с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи, даты.

Верно

Секретарь подпись А.Н.Петров

15.05.2012

Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел»,«Канцелярия» и др.) или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется.

Например:

печать

Директор предприятия В.Н.Хомуцкий

10. Дайте определение понятиям «регистрация документа», «индексация документа». Опишите состав регистрационного индекса. Охарактеризуйте журнальную и карточную формы регистрации документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Индексация документа – это проставление его порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место его составления и хранения.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое (при регистрации обращений граждан и приказов по личному составу) обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Например

01-04/45 где:

01 – индекс структурного подразделения;

04 –номер дела по номенклатуре дел;

45 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы директора колледжа по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство распорядительных документов и протоколов организации.

Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) и для определенных категорий документов, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п. Например, при выдачи документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Недостатки:

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.

Достоинства

Простота в использовании.

Карточная форма регистрации состоит в переносе реквизитов документа на регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Обязательный состав реквизитов РКК установлен Примерной инструкцией по делопроизводству. При необходимости эти реквизиты могут быть дополнены (количество листов, расписки в получении).

РКК обычно изготавливаются на формате А5 или А6.

Преимущества регистрации на РКК:

позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации;

позволяет соблюдать принцип однократности регистрации;

построение эффективной ИПС по документам организации;

обеспечение контроля исполнения документов;

обеспечение учета документов;

возможность использования в организациях с любым объемом документооборота.

Недостатки:

трудоемкость проведения регистрации и оформления карточек,

высокая стоимость оборудования для картотек.

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Решение о форме регистрации в организации оформляется приказом руководителя.