6. Дайте определение понятиям «служебная справка», «личная справка». Охарактеризуйте особенности их составления и оформления.

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации. При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);

• полное и сокращенное наименовании организации;

• название вида документа (СПРАВКА);

• дата;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• визы согласования и ознакомления;

• отметка об исполнении и направлении документа в дело;

• подпись (подписи)

При необходимости справка может заверяться печатью.

Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки за исключением реквизитов бланка. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем.

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О»(«Об») и отглагольного существительного.

Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.

Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.