3. Дайте определение понятию «приказ». Охарактеризуйте порядок составления и оформления приказа. Назовите виды приказов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Оформляется приказ по основной деятельности на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как продольным, так и угловым вариантом. На гербовых бланках приказы по основной деятельности обязаны оформляться на двух языках продольным вариантом расположения реквизитов.

Кроме реквизитов бланка, при подготовке приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы;

- дата;

- индекс.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:. Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка.

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.

Подписывается приказ руководителем и в день подписания регистрируется.

Визы проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Дата в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.

Вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

Действует до отмены его или до истечения срока действия, указанного в тексте.

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

4. Дайте определение понятию «служебное письмо». Охарактеризуйте особенности составления и оформления служебных писем: письма-запроса, письма-ответа, гарантийного письма, письма-напоминания, письма-подтверждения.

Служебное письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, организациями в процессе осуществления их деятельности, а также между учреждениями, организациями и частными лицами.

Письмо-запрос – это документ, представляющий собой обращение с просьбой дать подробную информацию. Обычно оно состоит из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

Используются выражения «Просим Вас сообщить..

Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им письмо-запрос, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким, не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые письма.

Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, сначала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.

В письмах-ответах обязательно должен быть оформлен реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или оговоренных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчеству к лицу, которому они адресованы.

Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Используется выражение «Оплату гарантируем.».

Кроме того, отличительной чертой гарантийных писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.

Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.

Используется выражения «Напоминаем Вам о...».

Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Этот вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.

Используются выражения «Подтверждаем ...», «Ваше письмо от ........мы получили» и т.д.