14. Раскройте назначение номенклатуры дел. Охарактеризуйте порядок составления, оформления, согласования номенклатуры дел структурного подразделения.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Одной из функций номенклатуры дел является функция указателя основных направлений деятельности учреждения. Номенклатура дел является также схемой построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Номенклатура дел составляется и для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От качества номенклатуры дел зависит оперативность работы с документами.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений, визируется зав. архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например: 1-1, 1-2; 1-3 и т.д.

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой "0".

Например:

01-01, 01-02; 01-03 и т.д.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов с указанием сроков хранения, и, непосредственно, самих перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов

В конце номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Служба ДОУ контролирует работу по разработке номенклатуры дел структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.

НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.