Перечень ответов на вопросы

директорской контрольной работы

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для групп 33Д3к, 36Д3к, 38Д3к, 39Д3к

1. Дайте определение понятиям «формуляр-образец», «реквизит». Охарактеризуйте постоянные и переменные реквизиты, обязательные и дополнительные реквизиты, взаимозаменяемые реквизиты.

Формуляр-образец – модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением.

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Реквизиты бывают постоянными и переменными, обязательными и дополнительными, взаимозаменяемыми.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть);

наименование организации;

коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наименование банка);

код организации по ОКГУ и ОКЮЛП;

код документа по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

Таким образом, постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлении документа.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде документа. К ним относятся:

наименование организации;

дата;

индекс документа;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Взаимозаменяемые реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

адресат и гриф утверждения;

ссылка на дату и № входящего документа и место составления или издания документа.

2. Дайте определение понятию «бланк документа». Охарактеризуйте особенности общего бланка и бланка для писем. Поясните порядок изготовления гербовых бланков.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа».

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.).

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

• код организации по ОКОГУ и ОКЮЛ;

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные;

• ограничительные отметки реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат», но использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке указывают:

• Государственный герб Республики Беларусь

• эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

• код организации по ОКОГУ и ОКЮЛ;

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• место составления или издания документа;

• ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

Указом Президента от 28.06.2000 № 357 право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. Воспроизведение Государственного герба на бланке документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

- для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

- для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Все гербовые бланки в соответствии с утвержденными образцами оформляются на белорусском и русском языках. Угловой вариант при этом не допустим.

Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов иных организаций (кроме вышеназванных) может быть предоставлено Президентом РБ или в установленном им порядке.

Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ.

В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.