ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

План лекции

1. Обеспечение сохранности документов  как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

Глоссарий лекции

ГОСТ Р 51141.

2.3.2. Обеспечение сохранности документов

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет 100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов 101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов 108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев 109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. 111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение 113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению 114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов — одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания, с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

• материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

• средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

• средства охраны и безопасности хранения,

• средства климатического контроля,

• средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

• в процессе делопроизводства

• при поступ­лении документов в архив,

• при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

• - уничтожение должно всегда быть санкционированным;

• - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными

• разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;

• - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить

• конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

• - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,

• страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным.

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времени осуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.

Размещение и топографирование дел

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел со­ставляются топографические указатели, а все помещения, стел­лажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также ну­меруются в соответствии с установкой дел, т. е. постеллажно сверху вниз.

Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательно­сти, в которой они перечислены в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например, 01-01, 01-02 и т. д. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации. Так, чтобы определить, где искать необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответ­ствующего дела и затем папку с тем же номером.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение срока, указан­ного в номенклатуре. Затем они уничтожаются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хра­нения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет ( пог типовой инструкции – 3 года) для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руково­дителя.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

В течение года для работы могут понадобиться документы, Уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель.

В листе-заместителе указываются данные о выданном доку­менте (номер, от кого поступил, по какому вопросу и т. п.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших ^и Получивших документ.

Например:

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № от

(наименование корреспондента (адресата))

По вопросу. Выдан

(кому)

(когда)

Выдал

Получил

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком.

На выданное дело заполняется карта-заместитель с указанием структурного подразделения, индекса дела, даты выдачи, кому выдано дело, даты его возвращения. Также предусматриваются графы для росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Например:

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

200

Дело№

(структурное подразделение)

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме_
					.

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организа­ции, не может превышать одного месяца. После истечения указан­ного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении.

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потре­бовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.