16. Орг.-я носіїв контрольн. Процесу.

Склад, зміст та формув. матер-х носіїв для орг.-ї контр-го процесу визнач-ся програмою здійсн-ня контролю госп-ї діяльн.

Результати контролю господарської діяльності значною мірою залежать від того, які джерела і носії інформації використовують у контрольному процесі.

Об’єкт контролю – госп. діяльн., цю діяльн., тобто госп. факти, відображу. на різних носіях: законах; внутрішньогосп. нормах, нормативах, кошторисах, прогнозах,; обліковій інф-ї. Від вибору носіїв інф-ї залеж. склад контр-х номенклат., які було визнач. на основі контрольн. завдання.

Розрізняють зовн. і внутр. контр-ну інф-ю та її матер. носії.Зовн.і носії форму-ся за межами контр. процесу, практично готові для здійсн. контролю (нор­ми, нормат., законод. акти, кошториси, плани, прогнози, перв. докум., облік. реєстри, звітні форми). Вибір носіїв контр-ї інф-ї слід починати з ознайомл. зі змістом цих докуме-в та з’ясування їх відповідності завданню, поставлен. перед контролем.

Внутр. носії - різні таблиці на папер. або техн. носіях (дис­кетах, машинограмах ін.), в яких систематизовано порушення, відхилення, а також службові записки, особа, яка здійсн. контроль, створ. Сам ост-но у процесі перевірки, і вони є результатом її творчої діяльності. Ці носії створюють за аналогією до облік-х табл.

Потреба у конкретних даних та їх носіях залеж. від обсягу робіт та завдань, поставл-х перед перевіркою, тобто контролем.

Осн. носіями контр-ї інф-ції на 2 етапі контр-го процесу є різного роду таблиці (на папер. або техн. носіях), у яких, з одного боку, системат-ть матеріали результ-в перев.-ки, а з ін. – виявл-ть ступінь порушення. Контр-ні табл. мають бути побуд-ні так, щоб можна було визнач. абсол. і відносні знач-ня порушень, які характериз. відхил-ня від законів, норм, квот, кошторису тощо.

Контр. табл. мають були якомога простіші, проте давати змогу виявити та оцін. ступінь дотрим-ня нормат. докум. заради яких їх було розроблено. Найдоц. є така побуд. контр-х таблиць, коли у підметі переліч-ть усі дані, а у присудку – знач-ня цих пок-ків.

Заверш-м етапом контр-го процесу є оформл-я результ. контролю залежно від мети, об’єктів, форм, методів та інших ознак контролю.

Основні носії підсумк-ї контр-ї інф-ї такі:

 безтекстові табл., малюнки, кресл.-ня, схеми, графіки;

 текст. табл. Опис-го хар-ру - акти перев.-ки, оцінні й експертні висновки.

Основна мета контрольної обробки — визначити відхилення від заданих параметрів, виявити причини і винуватців цих відхилень.

У контр.процесі на кожн. етапі виник. свої форми відображ. та їх носії: на підгот. – нормат. акти, коштор., факт. облікові дані; на етапі обробки – розрах-ві контр-ні табл.; на підсумк. (заключному) – контр-й висновок, експертна оцінка, акти та інші форми. Отже, у контр. процесі форм-ся 3 види носіїв: таблиці - перевірні та розрахункові; висновки.

Альбом носіїв контрольної інформації формується так само, як і в обліковому процесі.

17. Орг-я носіїв аналіт-го процесу

Склад, зміст та формув-я пок-ків аналіт-ї інф-ї визнач-ся проектом аналізу госп-ї д-сті.

1-м видом носіїв аналіт-ї номенклат. є форми відображення нормат-х, план-х, коштор-х, облік-х, звіт-х, техні-х, конструкт-х даних та пок-ків - бізнес-план і аналогічні плани різних видів д-сті та галузей, різного роду розрах-ві табл., облік-ві показники, звітні форми, облік. реєстри, перв. докум. тощо. Носії цих форм можуть бути папер. або техн.

Методика та техніка вибору форм носіїв аналіт-ї інф-ції мають ряд специ-х особл-стей:

1 особл. вибору - носії зовн-ї аналіт-ї інф-ції форм-ся за межами аналіт-го процесу і практично у процес вступають готовими. Напр., у гот-му вигляді використ-ть облік. реєстри, звітні форми.

2 особл. - це внутр.-ні форми та носії аналіт-ї інф-ії: табл.., розрах-ві табл., форми аналіт-х записок тощо, які розробляють самостійно з урахув. умов конкр-го господарства.

До форм та носіїв анал-ї інф-ї відносять також протоколи різних виробн.-х нарад, госп-ких активів, акти перевірок і ревізій і т. ін.

У процесі аналізу нормат-х, планових, факт-х даних може постати потреба у перевірці взаємної погодж-сті показн-ків, відображу-х у різних формах. Цю роботу викон-ть за доп. таблиць перевірок готовності даних та показників, які відносять до носіїв аналіт-ї інф-ції, які формуються безпосер. в аналіт. процесі.

Результ. аналізу оформл-ть найчастіше у вигляді висновків, поясн-х і аналіт-х записок до різ­них форм звітності, доповідей тощо. Усі ці види носіїв містять аналітичні таблиці, діаграми, графіки. Отже, за місцем виникнення носії аналітичної інформації поділяють на зовн. і внутр.

Внутр. носії аналіт-ї інф-ції можуть бути 3 видів: таблиці перевірок готовності, розрах-ві аналіт-ні табл.. та аналіт. записки, висновки.

Аналіт. табл. дають змогу визнач. та оцінити ступінь відхилення факт-х даних, тобто результ. роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану і т. ін.).

При склад. аналіт-х таблиць не рекоменд. в одній таблиці відображу-ти всі пок-ки, логічний поділ їх в окремих таблицях сприяє більшій наочності. Найчаст. у підметі таблиці перелічують відібрані для аналізу показники, а у присудку - значення цих показників за різні періоди .

Розроблені форми таблиць об’єдн. в альбом аналогічно до формування альбомів носіїв облікового процесу і процесу контролю. Альбоми носіїв аналіт-ї інф-ції форм-ть за топологічними ознаками: основні засоби, матеріали, праця та її оплата, вир-во тощо. Кожний альбом має 2 розділи: для внутр.. і зовн. користувачів.

Осн. носії, за допом. яких оформл-ть результ. аналіт-го процесу, такі:

 текстові описового хар-ру – аналіт-ні записки, висновки, доповідні записки, звіти;

 безтекстові - таблиці, графіки, діаграми тощо.

18. Орг-я технології облік. процесу

Організація руху документів на етапі перв-го обліку потребує встан-ня раціон-ї послідо-сті створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Для цього необх. визнач.: перелік робіт, які слід виконати з докум-м до створ-ня його як носія облік-ї інф-ї;

-склад осіб, відповід-х за своєчасне склад-ня документа та кожної операції;

-час роботи над документом від першої до останньої операції;

-техн. засоби, за допом. яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

-спосіб і час передав-ня доку-та від одного виконавця іншому;

-відповід-х осіб за своєч. Передав-ня докум-та в процесі документообороту.

Заг. тривалість складання докум-та має бути мінім-ю. Для цього необх. обмеж. К-сть осіб, які беруть участь у складанні того або ін. докум-та, та встан-ти раціон-ну послід-сть склад-ня графіка руху.

Остання операція перв-го обліку – передав-ня документа на пот-й облік.

Опер-ї пот-го обліку умовно можна розпад. на 4 види: просув-ня (прийом, передав-ня) перв-х докум-в, арифмет-ні дії (підрах-ки, розрах-ки тощо), групув-ня, пере груп-ня.

Кожний вид, склад-ся з кількох елемент-х робіт. К-сть та різном-сть цих робіт залеж. від наявн. або відсутн. ПК, їх типу, виду, системи. Ці особл-сті слід врах-ти при орг.-ї руху докум-в і формуванні документопотоків.

1-ю опер-ю пот. обліку є прийм. докум-в. Раціон. орг.-я цього етапу потреб. встановл-ня з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефек­т-го їх переміщення.

Наст. опер-ю пот-го обліку є склад. бухг-го проведення. Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залеж. від формув. показників в аналіт. і синтез. розрізах. Це значною мірою визначається тією сист-ю і формою обліку, яка застос-ся у госп-ві (журн.-ордерна, меморіально-ордерна, автоматиз-на).

Рух докум-в у процесі пот. обліку організ-ть в осн. за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характ-ки. Такий графік являє собою табл., у підметі - назва всіх перв. докум-в, а у присудку - служби, структ. підрозд. та особи, які мають прац. з докум-ми, строки обробки, передав-ня, вид обробки тощо.

Важл. елементом орг.-ції документообороту на етапі пот. обліку є зберіг-ня док-тів після обробки та здавання в архів. Докум-ти до склад. місячного балансу мають перебувати у розпорядж. у підзвіт. осіб, які їх використ-ли в обліку. Після цього їх зшивають у папки і зберіг. у пот. архіві бухг-рії. По закінч. пот. року всі докум. здають в архів господ-ва відпов. до заг. Полож. про формув. архівних матеріалів.

Для одерж. зведених підсумк. показників потрібна заздалегідь продумана сис-ма руху носіїв у часі та просторі на заверш. етапі облікового процесу.

За хар-ром і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізн. від 2 попер. етапів. Проте підсумк. облік як етап облік-го процесу значно відрізн., якщо йдеться про звіти за міс. або за рік. Насамперед визнач-ть споживачів підсумк-ї інф-ї, для чого спочатку склад-ть перелік адресатів і форм звітн-ті, використ-чи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділ. на зовн. і внутр.., то й табель-календар звітності має 2 форми.

При орг.-ї руху носіїв облік-ї інф-ї підсумк-го етапу необх. визнач.:

 перелік робіт, які треба виконати при заповн-ні окремих форм звітн-ті;

 взаємозв’яз. окремих форм;

 склад осіб, що відповід-ть за підгот-ку даних для заповн-ня тієї або ін. форми;

 строки підгот-ки даних (дні, год.);

 спосіб передав-ня даних виконавцю;

 техн. засоби, які використ-ся для підгот. звед-х даних, пок-ків тощо.

Особл-тю орг.-ї руху носіїв облік-ї інф-ї на етапі підсумк-го обліку є те, що до формув-ня того або ін. пок-ка іноді залуч-ть ін. служби - планові, матер.-техн-го забезпеч., фін., праці тощо. Це потреб. заздалег. Продум-ї с-ми взаємозв’язку з цими службами.

Для формув. пок-ків звітної форми склад. відповідні оперограми (документограми). В них чітко визнач., коли підсумк-й документ передають гол. бухг-ру для аналізу.

При орг.-ї підсумк-го обліку доцільно застос- сітьові графіки. Особлю це стосю складних звітних форм. Крім оперо грам для орг.-ї підсум­к-го обліку використ-ть також зведені графіки комплексу робіт за міс., квартал, півріччя, 9 місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що звед. звіти за к-стю форм та їх показниками відрізн-ся один від одного.