14.Організація контрольних номенклатур.

Під номенклатурою контролю (контрольною номенклатурою) слід розуміти склад (перелік) даних інформації, яка є в законах, нормативних актах, кошторисах, квотах, планах і фактично зафіксованих характеристиках господарських фактів та проце­сів, використовуваних у контрольному процесі для підготовки управлінських рішень. Цей склад даних залежить від характеру діяльності господарства — виробнича (промисловість, сільське господарство, будівництво, транспорт), торговельна і т. ін. У про­цесі контролю дані в первинному (або в перетвореному) вигляді використовуються для формування висновків результатів контролю, а також для розроблення пропозицій і прийняття управлінських рішень.

У процесі контролю використовують різні за характером натуральні та вартісні дані й показники. Зауважимо, що за кількістю назв номенклатура контролю дуже велика.

Мета контролю господарської діяльності така:

визначення фактичного стану об’єкта контролю (або його частини) на певний момент;

перевірка відповідності фактичного стану об’єкта (або його частини) такому, що установлений законом або іншими норматив­ними актами, кошторисом, квотою, стандартом, лімітом, та виявлення відхилень від них;

прогнозування стану й поведінки об’єкта (або його частини) на заданий майбутній час;

визначення місця, причини, ініціатора (винуватця) відхилення;

забезпечення постійного стану об’єкта контролю під впливом господарського факту;

законність або правомірність господарських операцій;

повнота відображення господарських операцій у поточному обліку;

доцільність господарських операцій;

визначення причинно-наслідкових факторів господарських операцій.

У виборі контрольних номенклатур, особливо в умовах застосування ПК, суттєвим є забезпечення економічності, юридичної та технічної вірогідності.

Номенклатури контролю добирають за такими критеріями:

вірогідністю й об’єктивністю даних та інформації;

раціональним використанням ресурсів;

діяльністю і дією кожної особи;

затратами виробництва;

фінансовими результатами та їхньою доказовістю;

майновим і правовим станом.

До контрольної номенклатури включають також нормативні, планові, фактичні дані. Проте в контрольному процесі використовують не лише означені дані, тобто вихідні, які надійшли іззов­ні, а такі, що їх створено вже в процесі контролю. Так, виявлені під час перевірки відхилення, порушення застосовують, аби зробити потрібні висновки.

На різних етапах контрольного процесу його номенклатури формуються по-різному. Тому при їх виборі звертають увагу на характер оформлення цих номенклатур. За характером оформлення вони можуть бути трьох типів: первинного, кінцевого, проміжного.

Контрольні номенклатури дають змогу обґрунтовано вибирати або проектувати носії, формувати контрольні таблиці, визначати обсяги робіт та інші дані для організації контрольної роботи.

15. Організація носіїв облікового процесу

Орг-я носіїв облік. Інф-ції потребує додерж. 3-х особл-й б. о. як процесу формув. доказів.

1 особл. - кожний госп. факт має бути зафікс-ий на носії як доказ, тобто як документ.

2 особл. - усі госп. факти із перв. докум., підляг. обов’язк. запису і нагромадж. в облік. реєстрах.

3 особл. б. о. поляг. у тому, що облік не закінч-ся на облікових реєстрах, а дані мають бути перенес. із них у звітні форми.

Проте, докум. форм-ся не лише на 1 етапі, а й на етапах поточн. та підсумк. обл.

Вибір носіїв облік. інф-ї залеж. від наявн. техн. засобів, організац-ї та обчисл-ї техніки. Як відомо в умовах ручн. обробки інф-ї матер-ми носіями даних та інф-ції є паперові, а в разі використ. Обчисл-ї техніки, - технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.).

Вибору носіїв сприяє те, що багато папер. носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облік. реєстри, звітні форми. Якщо типових або уніфік-х докум-в немає, їх розробл-ть на підпр-вах відповідно до діючих полож., інст.-й та рекоменд-й.

На етапі пот. обл. використ. 3 види носіїв: облік. реєстри, розрах. Табл.. та бухг. довідки.

Вибір форм відображу. Облік-ї інфо-ї для пот. обліку здійсн-ся у розрізі топологічних підрозділів обл..у – осн. засобів, матер., оплати праці.

Пот. облік пов’яз. з викон. великої к-сті розрах-в. Значна част. розрах. таблиць рекоменд-на в централіз. Порядку.ю крім того багато їх розробл. Безпосер. на підпр-вах.

На підсумк. етапі готують 2 види носіїв: звітні форми та розрах. табл.

Звітні форми розробл-ть на осн. госп-ї д-сті (промисловість, с/г, будівн., торг. ін). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Відібрані форми звітності форм. у роб. альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

Роб. альбоми форм мають єдину структ.: тит. лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповн.

В умовах використ. ЕОМ облік. реєстри та звітні форми склад. за заданою прогр. і видають на техн.-х носіях (відео- і машинограмах та ін.).

Для розробки нос-в власноручно керуються заг. вимогами:

а) розташ. поряд реквізити, які заповнює 1 особа, графи реквіз-в, що перебувають у арифмет. та лог.залежн.;

б) довідк. дані - на зворотн. стороні док-та;

в) додерж. вимог законод. актів.

Комплекс робіт з визнач-м змісту форми носіїв облік. інф-ї поділ. на етапи:

-визнач. осн-х характ-к майб. форми;

-вибір необх. реквіз-в;

-попер. проектув. зон розміщ. інф-ції;

-вибір форми розміщ. реквіз-в у зони;

-компонув. ел-в інф-ї у ланки, а ланок - у зони;

-монтаж форми у цілому;

-кресл-ня ескіза;

-розрах. заг. площі та вибір формату;

-редагув-ня;

-оформл-ня.

Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні (номенклат. №, вид операції), довідкові (назва підпр-ва, № картки, період, на який випис. докум.), кількісні (позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо.), вартісні (ціна за 1, заг. в-сть.)

До реквізиту, що не обробляють, віднос. підпис.