55. Види норм, які можуть бути використані при організації обліку.
Витрати праці працівників у бухгалтерії визначають у вигляді норм часу і виробітку, керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.
Норма часу — це витрати часу на виконання одиниць робіт одним або групою працівників за визначених організаційно-технічних умов. Норму часу визначають у людино-годинах і людино-днях.
Норма виробітку — це кількість одиниць роботи (запис, підсумовування, підготовка документа), яку повинен виконати той чи інший працівник за одиницю часу (годину, день, місяць) за визначених організаційно-технічних умов.
Між нормою часу та нормою виробітку є зворотний зв’язок: норма виробітку дорівнює одиниці, поділеній на норму часу.
Типові норми були розроблені та встановлені з усіх видів бухгалтерських робіт у 70-х роках. Вони включають нормативні витрати часу для виконання повного обсягу бухгалтерських робіт протягом місяця, які визначено на певний бухгалтерський документ (без робіт на процес складання цього документа). У типових нормах часу враховано витрати часу на підготовчо-заключні роботи, на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби в розмірі 9 % оперативного часу, у тому числі на відпочинок та фізичну культуру — 4,2 %.
Типові норми часу передбачені на роботи таких бухгалтерських ділянок: основні засоби, матеріали, малоцінні і швидкозношувані предмети, готова продукція та її реалізація тощо. Ці норми включають працю обліковців, бухгалтерів у розмірі приблизно 25 %.
У зв’язку з передачею частини облікових робіт на машинну обробку важливим елементом організації є визначення питомої ваги робіт, що виконуються за допомогою цих машин.
Обсяг робіт, що їх передають на машинну обробку, розраховують за формулою (у %)
,
де Ч1, Ч2 — трудомісткість робіт, які виконує бухгалтерія за місяць відповідно вручну і за допомогою ПК.
56. Організація бухгалтерського діловодства
Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:
складання кореспонденції (листування);
приймання листів, які надходять;
відправлення листів адресатам (вихідних документів);
реєстрація листів, що надходять і таких, що відправляються;
зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;
передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.
Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.
Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення.
У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, що надходить, її реєстрації, відправлення документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо.
Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.
Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання документації.
Аналогічно тому, як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та всі пов’язані з ними справи.
В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитаному носії розглядають у трьох аспектах:
зберігання інформації в період обробки на ПК;
зберігання в міжрозрахунковий період;
архівне зберігання.
Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентарний номер.
Основними вимогами до зберігання інформації в період обробки з допомогою ПК є забезпечення:
контролю збереження інформації на машинному носії;
відновлення інформації на машинному носії в разі зруйнування або перекручування її;
захисту інформації від несанкціонованого доступу.
У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.
Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією в журналі приймання-видавання машинних носіїв.
Архівне зберігання інформації має забезпечити:
зберігання інформації;
захист інформації від несанкціонованого доступу;
облік надходження та вибуття інформації архівного зберігання.
Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять інформацію:
первинну, відображену у вигляді первинних документів або їхніх машиночитаних копій;
нормативно-довідкову;
необхідну для контролю правильного автоматичного формування вихідної інформації;
вихідну, відображену у вигляді вихідних машинограм.
Гарантійний строк зберігання документів на машинних но- сіях — 5 років.
Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і в картці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.