29.Скласти графік документообороту з обліку (контролю, аналізу) вказаної ділянки на підсумковому етапі.

Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ЗОВНІШНЬОЇ МІСЯЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма		Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Адреса, куди подати	При-мітки

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ВНУТРІШНЬОЇ ПОТОЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Від кого надходить	При-мітки

Табель-календар періодичної звітності, затверджений керівником господарства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. Він дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи. Крім того, табель-календар безпосередньо впливає на організацію заключних робіт з бухгалтерського обліку.

При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

• перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

• взаємозв’язок окремих форм;

• склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

• строки підготовки даних (дні, години);

• спосіб передавання даних виконавцю;

• технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

Особливістю організації руху носіїв облікової інформації на етапі підсумкового обліку є те, що до формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв’язку з цими службами.

30.Сутність документопотоку.

Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтнсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Аналіз документопотоків - шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV - до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II - 25-100 тис. документів на рік, І - понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.

Основні параметри документопотоку: зміст потоку; структура потоку; спрямування потоку та його обсяг.

Зміст документопотоку - це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначення документів (організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів управління кадрами тощо). Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрям документопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу - фізичною кількістю документів - оригіналів та їх копій, створюваних упродовж року.