Документация системы менеджмента качества на предприятии
Приняв решение о создании и внедрении системы менеджмента качества в организации необходимо:
определить необходимый объем документации и ее носителей. Это зависит от размера компании, сложности процессов и т. д.;
описать (документировать) процессы и разработать документированные процедуры. Выполняют руководители совместно с персоналом;
создать службу качества. Это подразделение будет заниматься организацией и координацией работ, консультировать разработчиков, а также систематизировать, классифицировать все имеющиеся документы на предприятии и распределить их в структуре документации СМК.
В системах менеджмента качества применяют следующие виды документов:
документы, представляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего использования; к таким документам относятся руководства по качеству;
документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;
документы, устанавливающие требования; к ним относятся документы, содержащие технические требования;
документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся методические документы;
документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции;
документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.
Структурно документацию системы менеджмента качества можно представить в виде дома (рис. 1).
Документы по управлению качеством
Первый уровень:
документы концептуального характера на уровне организации (миссия, видение и стратегический план развития, политика в области качества, цели в области качества организации);
документы по описанию системы менеджмента качества на уровне организации (руководство по качеству, структура процессов, характеристика процессов организации).
Второй уровень:
документированные процедуры управления на уровне организации (ДПУ-2).
Рис. 1. Структура документации системы менеджмента качества
Третий уровень:
документированные процедуры управления на уровне подразделения (ДПУ 3.1);
документированные процедуры управления на уровне исполнителей (ДПУ 3.2.).
Документы по планированию, обеспечению и улучшению качества
документы по подтверждению качества и подтверждению улучшения качества (протоколы, акты, отчеты, справки, рабочие журналы);
документы, устанавливающие требования контроля, испытаний (организационные и организационно-распорядительные, методические, нормативные и технические);
к планированию и выполнению деятельности организации, подразделений, отдельных исполнителей.
правовые документы:
на уровне организации (документы, дающие организации право осуществлять деятельность (учредительные документы, лицензии и т. п.)) и документы, регламентирующие отношения организации с другими сторонами при осуществлении деятельности (договоры, контракты и т. п.);
на уровне государства (Законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, постановления федеральных органов исполнительной власти РФ и т. п.).
Но, прежде чем управлять, надо разработать документы. Содержание документов в зависимости от уровня в структуре документации СМК представлено в табл. 4.
При разработке документов СМК надо учитывать, что любая организация осуществляет свою деятельность в нормативном поле – законодательство РФ. Поэтому надо провести анализ документации, формирующей фундамент, а именно проверить:
полноту и правильность ведения нормативной базы;
соответствие внутренней нормативной документации требованиям других внешних документов;
соответствие технологической документации требованиям внутренних и внешних нормативных документов;
уровень выполнения персоналом требований внешних и внутренних нормативных документов.
Таблица 4