10.3.2. Функції документа в комунікативному середовищі

Функціональна сутність документа в комунікативному середовищі полягає в тому, що він є особливою формою каналу передачі інформації

комунікацій: такою формою, у якій передане повідомлення фіксується на матеріальному носії, що забезпечує передачу повідомлення в часі й уможливлює передачу повідомлення (разом з документом) у просторі.

Виходячи з такого розуміння сутності документа, можна виділити ряд його функцій.

Перша функція - комунікаційна. Вона полягає в тому, що документ є засобом (каналом) комунікації; забезпечує один з видів соціальної комунікації (документальну), яка без нього була б неможлива.

Друга функція - інформаційна. Функція передачі інформації виконується документом тільки в комунікаційній системі, тому документ характеризується як засіб (або канал) передачі інформації, що може виступати як приймач, сховище, передавач або джерело інформації.

Третя функція – пізнавальна. Документ служить засобом передачі знань від одного суб'єкта комунікації (комуніканта) до іншого (реципієнта). Більшість документів створюються саме для того, щоби передати певні знання, і використовуються споживачами інформації для того, щоб одержати знання, які містяться в документах. Документ виступає результатом пізнання дійсності, об'єктивної реальності, даної суб'єкту, що пізнає, як безпосередньо, у формі явищ або емпіричної реальності, так і опосередковано, на основі створених раніше іншими людьми документах - відображеннях цієї реальності або у вигляді усної передачі досвіду. Документ є завершальним етапом процесу пізнання об'єктивної дійсності і початком, джерелом процесу передачі знань з індивідуальної в суспільну свідомість, тобто процесу усуспільнення знань.

З пізнавальною функцією документа тісно пов’язана регулятивна або управлінська. Управлінська функція будь-якого документа виражається в тому, що він покликаний зробити певний вплив на споживача інформації, запланований творцем документа. Однак найбільш яскраво ця функція виявляється у певного класу документів, що найчастіше називають управлінськими (варіант: адміністративними). Це документи, створювані з метою реалізації процесів керування, що виникають у сфері управління. Як різновид управлінської функції може розглядатися ідеологічна функція деяких документів, якщо розуміти її як спрямованість на формування ідеології, тобто системи ідей, поглядів і уявлень.

Наступна функція документа – меморіальна, або функція збереження історичної пам’яті, підтвердження певних фактів (відомостей), їхнього реального існування в дійсності. Одна з найважливіших цілей, що виконують документи в системі соціальної комунікації - служити "зовнішньою пам'яттю" людини і людства в цілому. Відомо, що знання, досвід, накопичені людством у процесі свого історичного розвитку, передаються від одного покоління до іншого у формі відомостей, переданих у процесі навчання і виховання, і зберігаються в людській пам'яті. Але пам'ять людини недосконала: вона не може зберігати досить великий обсяг знань, вона піддана процесам забування. Документи дозволяють нейтралізувати ці недоліки, успішно виконуючи меморіальну функцію

Також можливо виділити культуро творчу функцію документа. У даній функції документ виступає як засіб закріплення і передачі культурної традиції Він фіксує і закріплює наукові знання, традиції, естетичні норми, системи цінностей, поведінки і діяльності, навички, ритуали, вироблені і збережені в суспільстві.

До істотних властивостей документа відноситься також його діяльнісний характер. Це значить, що документ завжди утворюється в результаті людської діяльності. Це може бути "чиста" соціально-комунікаційна діяльність, що має своєю єдиною метою передачу інформації (наприклад, приватний лист), або "вплетена" в інші види діяльності, пов'язані із суспільною практикою, пізнанням природи і суспільства, поширенням знань, художнім відображенням дійсності, соціальним керуванням. Прояв загальних функцій документа залежить від того, у якому виді діяльності він сформувався.