Заповнення трудової книжки

Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число, місяць—двозначними, а рік—чотиризначними): 02.09.1994.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає—то вищою інстанцією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналу наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру й дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за номером... недійсний. Прийнято на посаду...» й у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові суперечки, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером... недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером... недійсний: звільнений...» (наводять правильне формулювання).

Занесення відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках (титульних аркушах) українською мовою.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження вносить власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки таким чином:

• однією рискою закреслюють колишнє прізвище (ім'я, по батькові, дату народження) й записують нові дані;

• на внутрішньому боці обкладинки вказують посилання на відповідні документи та засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи й печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.

Зразок заповнення титульного аркуша:

Державний герб України

ТРУДОВА КНИЖКА

Серія №

Прізвище Омельченко

Ім'я Петро

По батькові Вікторович

Дата народження 26 травня 1970 р.

(число, місяць, рік)

Дата заповнення 20 вересня 1994 р.

Підпис власника книжки

М.П.

Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки