Організаційні документи

Установи, організації, підприємства у своїй роботі керуються положеннями, інструкціями, правилами та діють відповідно до статутів. Усі ці документи належать до організаційних. Вони закріплюють права, обов'язки, визначають функції органів управління.

Інструкція

Інструкція — це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Інструкція оформлюється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити:

5 — код форми документа (у разі оформлення посадової інструкції, занесеної до Державного класифікатора управлінської діяльності);

6 — назва організації вищого рівня (тільки для підвідомчих установ);

7 — назва організації;

8 — назва структурного підрозділу (якщо оформлюється) посадова інструкція працівника структурного підрозділу;

10 — назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ або ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

11 — дата;

12 — реєстраційний індекс;

14 — місце складання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст;

23— підпис;

24— гриф погодження;

25— візи;

27 — відмітка про засвідчення копії;

30—відмітка про наявність документа в електронному вигляді.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом «Загальні положення», у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. У тексті інструкції послуговуються словами «необхідно», «повинен», «забороняється», «конче потрібно».

Інструкція набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи.

Окрему групу становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов'язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. її розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.

Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:

1) загальні положення;

2) посадові обов'язки;

3) права;

4) відповідальність;

5) взаємини (посадові зв'язки).

У розділі «Загальні положення» вказують:

• назву посади із зазначенням структурного підрозділу;

• порядок призначення на посаду та звільнення;

• нормативні документи, якими керується працівник;

• кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).

У розділі «Посадові обов'язки» зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання.

У розділі «Права» перераховують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати вказівки, самостійно підписувати документи у межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.

У розділі «Відповідальність» визначають критерії оцінювання роботи та відповідальність працівника згідно з чинним законодавством.

У розділі «Взаємини» вказують, з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.

Проекти посадових шструкцій працівників установи розробляє кадрова служба установи (або посадова особа, яка відповідає за роботу з кадрами) і подає на погодження до юридичної служби. Погоджену Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник установи. Зміни й доповнення до змісту Посадової інструкції можуть бути внесені тільки на підставі розпорядчого документа (розпорядження або наказу) керівника установи. Такий документ керівник видає під час перерозподілу обов'язків між працівниками.

Інспектор кадрової служби повинен обов'язково ознайомити працівника зі змістом Посадової інструкції, про що на останньому аркуші цієї інструкції робиться відповідний запис:

З інструкцією

ознайомлений(а) підпис К. Лозко

(дата)

Оригінали Посадових інструкцій постійно зберігаються в кадровій службі, в усіх інших підрозділах — їх копії.

Запам'ятайте!

Текст Інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: повинен, слід, треба, необхідно, забороняється. Не можна використовувати формулювання зі словами: можна, не можна, бажано, не бажано, рекомендовано.

Зразок інструкції:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів

України 13.03.98 №59

(в редакції наказу Міністерства

фінансів України

від 10.06.99 №146)

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

29 червня 1999 р. за №418/3711