КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС

Составил: доцент кафедры «Информатика и ИКТ» УГАЭС Исхаков З.Ф.

Оглавление

Тема 1. Документ, система документации. Единая государственная система документационного обеспечения управления. 4

1.1 Значение документационного обеспечения управления Документ, системы документации. Единая государственная система документационного обеспечения управления 4

1.2. Автоматизированная система документационного обеспечения 6

1.3 Электронный документ 8

1.4.Электронный офис 9

1.5. Виртуальный офис 12

1.6 Современный электронный офис 16

Тема 2. Средства реализации технологий в электронном офисе 17

2.1. Офисные системы и технологии электронного офиса 18

2.1.1. Проектный офис 18

2.1.2. Автоматизированное рабочее место кадровой службы 20

Тема 3. Аппаратные средства электронных офисов 22

Инструменты чтения 23

Оцифровывание реального мира 29

Контактные принтеры формируют символы, физически ударяя по бумаге. 35

Бесконтактные принтеры используют метод проекционной литографии. 35

Тема 4. Программные средства офисного назначения 43

4.1 Создание документов с использованием приложений MS Office 43

4.1.1. Word 43

4.1.2. Excel 51

4.1.4. СУБД MS Access 56

Общие сведения о Microsoft Access 56

Основные понятия СУБД 56

Microsoft Access как настольная СУБД реляционного типа 58

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel 62

4.1.5. MS Outlook 63

4.2 Другие программы 64

4.2.1. Графические редакторы 64

4.2.2. Архиваторы 65

4.2.3. Антивирусы 65

4.3. Бухгалтерские программы 65

4.3.1. 1C: Бухгалтерия 65

4.3.2. Aubi 66

4.3.3 Парус-бухгалтерия 67

4.3.4 Инфин – Бухгалтерия 67

4.4. Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий 67

AutoFileMove 1.0 67

FileMonkey 9.75 67

Event Manager 2.54 68

TaskForce 2.0 68

Automize 6.21 68

QueIt 2.0 68

AIM Keys 4.0 69

Macro Mania 9.5 69

Shudly 1.0 69

SmartMOUSE 2.2 69

Workspace Macro 4.5 70

Journal Macro 1.84 70

IE Recorder 1.0 70

Diskeeper 9.0 70

Keep-It 3.0 71

Gotta Know Now — Web Page Watcher 2.6 71

Тема 5. Защита информации 71

5.1. Понятие компьютерного преступления и защиты информации 71

5.2. Объекты нападений компьютерных преступлений 73

5.3. Приемы компьютерных преступлений 74

5.4. Предупреждение компьютерных преступлений 75

5.5. Шифрование данных. Криптография 77

5.7. Электронная цифровая подпись 78

5.7.1 Введение в ЭЦП 78

5.7.2. Понятие ЭЦП 79

5.7.3. История развития 80

5.7.4. Разновидности защитных технологий 82

5.7.5. Идентификация 87

5.7.6. Атаки на ЭЦП 88

5.8 Программные средства защиты информации 93

Тема 6.Эргономика и здоровье 95

Список литературы 100

НАИМЕНОВАНИЕ ТЕМ ЛЕКЦИЙ

Тема 1. Документ, система документации. Единая государственная система документационного обеспечения управления.

1.1 Значение документационного обеспечения управления Документ, системы документации. Единая государственная система документационного обеспечения управления

В процессе деятельности человека, любого учреж­дения, организации, предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяет документ ГОСТ 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (с. 2). Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной дейст­вительности и мыслительной деятельности человека. Информация в документе может быть зафиксирована различными способами: письменно, в виде чертежа, рисунка, фотографии, при помощи звукозаписи. Таким образом, документ прежде всего выполняет информационную функцию. Но он выполняет и другие функции— передачи информации на расстояние, накопления и хранения информации, доказательства, учета. В управленческой деятельности на первый план выступает управленческая функция. Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий аппарат функций. Например, планирования, учета, финансирования, контроля и т. д.

Рассматривая документы как форму отражения деятельности учреждений, организаций, предприятий, можно выявить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.

Самой общей и целостной системой, занимающей верхнюю ступеньку на иерархической лестнице документных образований, можно рассматривать общегосударственную систему документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране. Она состоит из множества подсистем, которые можно классифицировать по различным признакам (территориальному, функциональному, признаку уровня управления и т. д.).

Развитие электронно-вычислительной техники и внедрение автоматизированных систем управления потребовало приведения документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т. е. систем документации, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Создание унифицированных систем документации— одно из важнейших направлений разработки АСУ.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых в учреждении. Система документирования предполагает наличие определенных норм и требований не только к составлению и оформлению документа, но и к порядку работы с ним, обработке, движению, хранению документа. Такие нормы закрепляются в свою очередь законодательными и нормативно-методическими документами.

С внедрением ЭВМ, когда информация, содержащаяся в документах, закладывается в память машины, когда сделалось возможным очень быстро получить любую часть этой информации и в любых комбинациях, более правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает всю совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю информации и документов как ее носителей.

В тех учреждениях, где еще не введены ЭВМ, сюда входит весь комплекс работ как по созданию документов, так и работ с готовыми документами, полученными извне: прием, распределение, регистрация, доставка, контроль за исполнением, справочная работа, формирование и хранение дел, предархивная обработка документов. С внедрением ЭВМ технологическая цепочка меняется, так как мы можем иметь дело как с документом в целом, так и с частью содержащейся в нем информации.

Большую роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла Единая государственная система делопроизводства. Единая государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив. В Единой государственной системе делопроизводства можно выделить четыре основных направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности аппарата:

унификация и стандартизация документов;

• рациональная организация документооборота и текущего хранения документов;

• экономика, планирование и организация труда делопроизводственного персонала;

• автоматизация и механизация управленческого труда.

• В 1973г., когда ЕГСД была создана, только начиналось внедрение электронно-вычислительной техники, поэтому основные положения ЕГСД базировались в основном на механизации процессов составления и оформления документов.

Внедрение электронно-вычислительной техники в управление, в свою очередь, потребовало переработки основных положений ЕГСД с учетом изменения технологии составления и обработки документов. В настоящее время подготовлена новая редакция ЕГСД, которая получила название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Эта система базируется уже на ЭВМ, но учитывает и возможности традиционной ручной обработки документов.