4. По характеру учитываемых операций:

- кассовые (например: приходные и расходные кассовые ордера): содержат данные о движении наличности в кассе;

- банковские (например: платежные поручения, платежные требования-поручения, расчетные чеки): используются для осуществления расчетов в безналичной форме;

- материальные (например: накладная, товарно-транспортная накладная, спецификация): содержат данные о движении ТМЦ в натурально-стоимостном измерении;

- документы по оплате труда (например: табель использование рабочего времени, лицевой счет, расчетно-платежная ведомость);

- документы по инвентаризации (например: приказ на проведение инвентаризации, инвентаризационная опись, акт инвентаризации, сопоставительная ведомость);

- документы по движению основных средств (например: акт приема-передачи, акт ликвидации основных средств).

5. По степени охвата фактов хозяйственной деятельности: разовые и накопительные.

Разовые документы служат для оформления одной операции или факта хозяйственной деятельности (например: кассовые ордера, накладная).

Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных операций или таких, которые периодически повторяются в течение определенного периода времени (например: лимитно-заборная карта на отпуск сырья в производство, наряды на выполнение определенных работ).

6. По количеству учетных позиций: однострочные и многострочные.

7. По технике формирования: бумажные носители информации и носители информации, которые читаются средствами автоматизации.

Все документы для придания им юридического действия и доказательности должны иметь обязательные реквизиты, без которых они считаются недействительными.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа и код типовой формы;

- наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

- дата и место составления;

- содержание операции, единица ее измерения, стоимостная и количественная оценка;

- должность, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции.

В зависимости от характера операций могут быть включены дополнительные реквизиты: номер документа (для бланков строгой отчетности), идентификационный код предприятия, отметки третьих лиц, печать и др.

Совокупность реквизитов документа определяет его форму.

Первичные документы должны быть составленные в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее завершения. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, и в которых заполнены все реквизиты, которые обеспечивают им юридическое действие.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, передачу их в установленное время для отражения в бухгалтерском учете несут лица, которые их составили и подписали.

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками бухгалтерии по форме и содержанию, наличию в документах обязательных реквизитов. Запрещается принимать к выполнению документы, которые противоречат законодательным и нормативным актам и неправильно оформлены.

В результате анализа содержания данных бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия:

1 – стоимостная оценка

2 – идентификация во времени

3 – проставление корреспондирующих счетов.

Эти действия и являются бухгалтерской обработкой документов.

Все документы проходят на своем пути следующие этапы:

С оставление документов или их поступление на предприятие

П роверка и обработка документов в бухгалтерии

О тражение информации на счетах, ее накопление и систематизация в учетных регистрах и отчетности

Хранение документов в бухгалтерии и архиве

Путь, который проходит документ от момента выписки до сдачи в архив, называется документооборотом.

Основные требования, которые предъявлены к документообороту – это скорость прохождения документов через определенные этапы, инстанции и участки учетной работы в бухгалтерии и за ее пределами.

За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер. Он определяет перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначает исполнителей и сроки выполнения по каждой стадии документооборота.