Документация, калькуляция и инвентаризация

1. Документы, их виды и назначение

Все хозяйственные операции отражаются в системе счетов на основании данных, содержащихся в документах. От достоверности и реальности этих данных зависит качество бухгалтерского учета.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую, информацию, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Кроме того, документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, включая распоряжение на ее проведение.

Назначение документов заключается в том, чтобы обеспечить целостное и непрерывное отображение хозяйственных операций и тех изменений, которые происходят в составе активов предприятия, собственном капитале и обязательствах.

Для всех предприятий (кроме банков) установлен единственный порядок создания, принятия, отражения и хранения учетных документов.

Правовую основу учетной документации составляют:

- Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» № 996 от 16.07.1999 р.;

- Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете – Приказ МФУ № 88 от 24.05.1995 г;

- Постановление Гос. комитета Статистики Украины «Об утверждении типовых форм учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.1989 г. № 241.

Виды документов

Документы подразделяются на отдельные виды по принципу их однородности.

1. По месту составления:

- внутренние (например: кассовые ордера, акты);

- внешние (например: товарно-транспортные накладные, счета на оплату, больничные листы и так далее).

2. По степени обобщения учетных данных: первичные и сводные.

Первичные документы служат для оформления самой операции и тех изменений, которые она вызвала. Их составляют в момент осуществления операции (например: акты принятия материальных ценностей, счета на оплату задолженности, накладные, кассовые ордера).

Сводные документы обобщают данные первичных документов за определенный период. Например:

- материальный отчет (отражает информацию об использованных на производство материалах),

- товарный отчет (отчет материально ответственного лица о поступлении и выбытии товаров),

- отчет кассира (данные о поступлении и расходовании наличных в кассе),

- авансовый отчет (отчет подотчетного лица о полученных и потраченных средствах),

- выписка банка (отчет банка о движении денежных средств на текущем счете предприятия).

3. По назначению:

- организационно-распорядительные;

- оправдательные;

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Организационно-распорядительные документы (например: поручение на получение материальных ценностей, денежный чек на получение денег из банка, объявление на взнос наличности, приказы по предприятию и другие) дают право, но не подтверждают осуществление факта хозяйственной деятельности и не служат основанием для учетных записей.

Оправдательные документы (например: товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление материальных ценностей, кассовые ордера, выписки банка и тому подобное) подтверждают осуществление хозяйственной операции, а для материально-ответственных лиц, считаются оправданием в расходовании или получении ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции между счетами. Они могут иметь самостоятельное значение (расчеты на основании нормативных документов) или быть приложением к распорядительным и оправдательным документам (например, акт результатов инвентаризации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии и т.д.).

Комбинированные документы совмещают в себе разные виды:

- распорядительно-оправдательные (например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате);

- оправдательные и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, приходный кассовый ордер);

- распорядительные, оправдательные и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).