10.3. Етапи процесу регулювання

Оперативне регулювання - це повсякденний вплив менеджера на перебіг господарських процесів на виконання об’єктом управління запланованих завдань і прийнятих рішень.

Необхідність в оперативному регулюванні діяльності організації виникає при відхиленні її від стратегічної лінії розвитку, тобто при порушені стійкості організації сьогодні і в перспективі.

Оперативне регулювання передбачає розробку оперативних планів та завдань, організацію виконання оперативних планів та завдань, організацію поточного контролю і регулювання ходу робіт.

Оперативне регулювання здійснює керуюча система організації спрямовуючи його на діяльність керованої. Регулюючий вплив керуючої системи повинен бути плановим і містити конкретні способи регулювання і контролю робіт.

Після одержання виконавцем оперативного завдання настає етап поточного контролю за його виконанням, покликаний забезпечити негайну реакцію менеджера на відхилення в господарському процесі. Засобами оперативного контролю найчастіше є особиста доповідь підлеглого, документальний контроль або інспекційна перевірка керівником.

У процедурі регулювання виділяють три етапи: добір стандартів, що стабілізують діяльність працівників підприємства, вироблення адекватних регулюючих впливів на виконавців і усунення виниклих відхилень чи проблем.

На першому етапі процесу регулювання можна побачити, наскільки організоване стабілізуюче регулювання, а також його зв’язок з функцією планування (розробка стандартів для контролю і регулювання), організації (регламентація розподілу і делегування повноважень, організація виконання рішень) і контролю (оцінка ступеня відхилення результату від установленого стандарту).

На другому етапі процесу регулювання порівнюється величина відхилення з припустимими нормами.

Потім визначають необхідність розробки регулюючого впливу на об’єкт управління. На цьому етапі менеджер повинний визначити, наскільки виникла ситуація чи величина відхилення від бажаного результату загрожує життєдіяльності підприємства.

Регулювання повинно здійснюватися за принципом виключення, суть якого полягає в тому, що система регулювання повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від регламентів, норм, стандартів.

Третій етап — розробка адекватного регулюючого впливу.

Основна мета цього етапу регулювання полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління підприємством дійсно змушував людей працювати відповідно до плану.

Вибрати адекватний регулюючий вплив на об'єкт управління – це значить застосовувати такі методи, які будуть спонукати людей добровільно й ефективно діяти в напрямку запобігання відхилень від плану чи у випадку їхнього виникнення - своєчасного усунення.

Четвертий етап - усунення відхилень.

Цей етап, насамперед, включає доведення завдань, до виконавців Особливістю даного етапу є зміст робіт виконуваних різними посадовими особами.

Чітке доведення регулюючого впливу до виконавців має велике значення для своєчасного і якісного його виконання. При цьому воно повинно не допускати різних тлумачень його змісту.

Тому для злагодженої роботи виконавців неабияке значення відіграє інструктаж, що дозволяє більш чітко пояснити суть регулюючого впливу шляхи і засоби його виконання

І останній, п’ятий етап — перегляд стандартів.

Нічого не буває вічним. Стандарти, що задовольняють процес управління, можуть виявитися непридатними завтра. Буває, що встановлені стандарти занижені чи завищені, тобто нереалістичні. Тому їх теж потрібно переглядати.

Інколи виникають ситуації, коли вимоги стандартів виконати дуже важко. Це робить марним прагнення виконавців і менеджерів досягти поставлених перед ними цілей, і зводить нанівець мотивуючі впливи. В таких ситуаціях керівництво повинно прийняти рішення про перегляд стандартів, регламентів, норм, інструкцій тощо.