3. Введення початкових залишків вручну за допомогою «Операції».

Для введення довільної сукупності проводок у програмі передбачено спеціальну діалогову форму «Операція» (викликає команда «Операция» з меню «Документи»). Ця форма дозволяє для кожної проводки, яку вводять, встановлювати потрібні значення кореспондуючих рахунків, субконто, суми, валюти та інших параметрів. І саме ця діалогова форма є основ­ним засобом для введення вхідного сальдо на рахунки обліку активів, що використовуються в програмі, капіталу та зобов'язань вашого підприємства.

Діалогове вікно «Операції» складається з «шапки» і табличної частини.

«Шапка» - містить загальний опис операції: «Номер», «Дату», «Суму» і «Зміст». Такі параметри, як «Сума» і «Зміст», не обов'язкові, і їх можна не заповнювати під час уведення операції. Номер операції повинен бути унікальним, і програма встановлює його автоматично (за потребою номер можна коригувати вручну).

Із значень, які встановлюють у «шапці», найважливішою є дата операції, оскільки саме вона визначає дату зміни сальдо на рахунках обліку відповідно до проводок у табличній частині операції. Як дату введення залишків потрібно використати дату, що передує даті початку ведення обліку в програмі (даті визначення залишків).

Кількість проводок, які вводять у рядки табличної частини форми операції може бути великим — близько 100 тисяч. Проте не слід намагатися ввести однією операцією сальдо за всіма рахунками обліку (включаючи субрахунки й об'єкти аналітики), оскільки працювати з операцією, що містить велику кількість проводок, надто складно. Краще, якщо вводити вхідне сальдо ви будете окремими операціями для різних рахунків або груп об'єктів аналітичного обліку.

Введення окремої проводки в операцію виконують так:

• активізують новий рядок у табличній частині операції. Для цього необхідно скористатися піктограмою «Нова проводка» — на панелі інструментів діалогової форми операції або обрати відповідну команду в меню «Дії»;

• ввести код рахунку дебету. Введення можна здійснити безпосередньо з клавіатури або обрав­ши потрібний код зі списку. Для того, щоб відкрити цей список слід натиснути на клавішу у полі введення рахунку;

• ввести значення субконто. Після запису ра­хунку, відображеного за дебетом, вам необхідно просто натиснути клавішу «Еntег» і вибрати зі списку елементів відповідного довідника (програма автоматично визначає склад і види субконто, задані в програмному плані рахунків для кореспон­дуючого рахунку), що з'явився, потрібне значення субконто. Якщо для рахунку визначено більше одного субконто, то потрібно натиснути клавішу «Еntег» після запису до проводки значення поточ­ного субконто, і вам буде запропоновано список для вибору значення наступного субконто; Якщо за рахунком ведуть кількісний облік, то потрібно також увести залишки в кількісному вираженні. У випадку ведення на рахунку валютного обліку вводять залишки кожної валюти з обов’язковим зазначенням гривневого еквівалента.

• записати значення коду рахунку, відображеного за кредитом (00).

• записати значення решти реквізитів проводки. Програма автоматично відстежує, які властивості визначено в програмному плані рахунків для кореспондуючих рахунків у цій проводці та пропонує вам послідовно заповнити відповідні реквізити. Перехід від одного реквізиту до іншого здійснюється клавішею «Еntег».

Якщо рахунок пасивний , то навпаки Дт 00, Кт - код рахунку(субрахунку), значення субконто, аналогічно активному рахунку.

Введення інших проводок операції можна здійсню­вати аналогічно до першої або копіюючи попередню проводку. Для копіювання необхідно встановити курсор у будь-яку позицію проводки, яку слід скопіювати, і в меню «Дії» обрати команду «Копіювати рядок» (цю саму команду виконують, натискаючи на піктограму що на панелі інструментів Операції).

Заповнивши форму операції, її слід записати. Запис здійснюють, натискаючи на клавішу «ОК» у формі операції. У результаті цю операцію буде зареєстровано в Журналі операцій і Повному журналі, а також програма змінить сальдо на рахунках обліку (змінить бухгалтерські підсумки) з урахуванням проводок цієї операції.

Перевірити обіги можна, сформувавши звіт Обігово-сальдова відомість за період, якому належить дата введення початкових залишків.