2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которые получили авансом определенную сумму денежных средств на предстоящие административно-хозяйственной и командировочные расходы. Руководитель организации должен утвердить список работников, которые могут получать в кассе наличные деньги под отчет. Выдача наличных денег из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании приказа или распоряжения руководителя организации.

Имеются сроки выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

1)Не более трех рабочих дней на расходы, произведенные в месте нахождения организации

2)Не более десяти рабочих дней на расходы, произведенные вне месте нахождения организации

3)До тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины

Работники, получившие наличные деньги под отчет и израсходование их, должны в течение трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованной сумме. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность расходования подотчетной суммы. К данным документам могут относиться:

1)Товарный чек с копией кассового чека

2)Товарная накладная, товарно-транспортная накладная

3)Командировочное удостоверение

4)Билеты к месту командировки и обратно

5)Счет гостиницы

6)Квитанция по международным телефонным переговорам

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.

Выдача работникам под отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Удержание этих сумм с подотчетных лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Задача 2.3.1

№ п/п	Документ	Содержание операции	Д	К	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер	Выдан аванс Петрову В.В. на командировочные расходы	71	50	2 320 000
2	Авансовый отчет	Предоставлен авансовый отчет о командировочных расходах Петрова В.В.	50	71	2 853 500
3	Расходный кассовый ордер	Возмещена подотчетная сумма согласно предоставленному авансовому отчету Петрову В.В.	71	50	263 500

Задача 2.3.2

№ п/п	Документ	Содержание операции	Д	К	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер	Выдан аванс инженеру Иванову К.М. на командировочные расходы	71	50	268 000

Задача 2.3.2(продолжение)

№ п/п	Документ		Содержание операции	Д		К		Сумма, руб.
2	Авансовый отчет		Инженер Иванов К.М. предоставил авансовый отчет о командировочных расходах	50		71		255 000
3	Расходный кассовый ордер		Возвращена неиспользованная сумма инженером Ивановым К.М.	50		71		13 000
4	Расходный кассовый ордер	Возмещена подотчетная сумма согласно предоставленному авансовому отчету Петренко А.И.			71		50		22 300
5	Расходный кассовый ордер	Возмещена подотчетная сумма согласно предоставленному авансовому отчету инженеру Андрееву Т.Н.			71		50		84 200
6	Расходный кассовый ордер	Выдан аванс подотчетному лицу начальнику отдела снабжения Сергееву И.Н.			71		50		440 000