2.5. Организация и учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.) предназначен субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам", открываемый к счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

По дебету субсчета отражается предоставление займов, по кредиту - их погашение (выплата).

Аналитический учет ведется по каждому работнику. Учет организуется в денежном выражении.

Предоставление займа денежными средствами является операцией, связанной с обращением российской или иностранной валюты, и не может рассматриваться как реализация товаров (работ, услуг) (подп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ). Согласно подпункту 15 пункта 3 статьи 149 НК РФ от обложения НДС освобождается оказание финансовых услуг по предоставлению займа в денежной форме.

При совершении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), в соответствии со статьей 149 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ).

Заем в денежной форме может быть предоставлен физическому лицу наличными денежными средствами из кассы организации или перечислением денежных средств на банковский счет физического лица с расчетного счета организации.

Предоставление займа в иностранной валюте физическим лицам запрещено, кроме случаев, предусмотренных законодательством (Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле").

Предоставление физическому лицу заемных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2) или платежным поручением (форма 0401060).

Предоставление (выдача) займов в денежной форме работникам организации отражается в бухгалтерском учете в составе дебиторской задолженности. В момент фактической передачи денег делаются следующие записи:

1. При отражении суммы, предоставленного работнику займа из кассы организации:

Дебет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" Кредит 50 "Касса"

- получена работником из кассы организации сумма займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение, строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.п.

2. При отражении суммы, предоставленного работнику займа с расчетного счета организации:

Дебет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" Кредит 51 "Расчетные счета"

- получена работником с расчетного счета организации сумма займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение, строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.п.

Возврат физическим лицом заемных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма N КО-1).

Возврат (погашение) предоставленных займов в денежной форме работникам организации отражается в бухгалтерском учете организации как уменьшение дебиторской задолженности. В момент получения денег заимодавцем делаются следующие записи:

1. При отражении суммы платежей, поступивших от работников-заемщиков в кассу организации:

Дебет 50 "Касса"

Кредит 73-1 "Расчеты по предоставленным займам"

- внесена в кассу сумма (часть суммы) задолженности по полученному займу работником организации.

2. При отражении суммы платежей, поступивших от работников-заемщиков на расчетный счет организации:

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 73-1 "Расчеты по предоставленным займам"

- возмещена (погашена) задолженность по полученному займу работником перечислением суммы (части суммы) на расчетный счет организации.

3. При удержании (погашении) предоставленных займов из заработной платы работников-заемщиков:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-1 "Расчеты по предоставленным займам"

- возмещена (погашена) из заработной платы работника-заемщика сумма (часть суммы) задолженности по полученному займу.

4. При отражении суммы платежей, поступивших от работников-заемщиков в счет оплаты продажи покупателям товаров (продукции) в кредит:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 73-1 "Расчеты по предоставленным займам"

- погашена задолженность работником организации по полученному займу в счет оплаты продажи ему товаров (продукции) в кредит.

Проценты начисляются за каждый истекший отчетный период в соответствии с условиями договора (п. 16 ПБУ 9/99).

Сумма процентов к получению по предоставленным (выданным) займам работникам организации отражается в бухгалтерском учете в качестве дебиторской задолженности следующими проводками:

1. При ежемесячном получении процентов до дня возврата суммы займа:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- проценты к получению, если условиями договора займа предусмотрено их получение, отражены в составе прочих доходов организации.

2. При отражении всей суммы процентов, предусмотренных договором к получению:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 98-1 "Доходы, полученные в счет будущих периодов"

- проценты к получению, если условиями договора займа предусмотрено их получение, отражены в составе доходов организации будущих периодов;

Дебет 98-1 "Доходы, полученные в счет будущих периодов" Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- проценты к получению за истекший отчетный период, если условиями договора займа предусмотрено их получение, списаны на финансовые результаты организации.

При отражении в бухгалтерском учете получения (оплаты) денежными средствами процентов по возвращенным (погашенным) работниками-заемщиками займам в денежной форме делаются следующие записи:

1. При отражении суммы процентов, полученных денежными средствами от работника-заемщика в кассу организации:

Дебет 50 "Касса"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- внесена в кассу сумма (часть суммы) процентов по полученному займу работником организации.

2. При отражении суммы процентов, полученных денежными средствами от работника-заемщика на расчетный счет организации:

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- возмещены (погашены) проценты по полученному займу работником перечислением суммы (части суммы) на расчетный счет организации.

3. При удержании из заработной платы работников-заемщиков сумм погашения процентов по полученным займам:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- возмещена (погашена) из заработной платы работника-заемщика сумма (часть суммы) процентов по полученному займу.

Согласно подпункту 15 пункта 3 статьи 149 НК РФ проценты на сумму займа, подлежащие уплате организации-заимодавцу в денежной форме, не подлежат обложению НДС.

Начисленные проценты по займам могут учитываться на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обособленно (на отдельном субсчете).

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с применением платежных карт" предусматривает необходимость применения контрольно-кассовой техники как в случаях наличных расчетов с населением (физическими лицами), так и в случаях наличных расчетов с юридическими лицами при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг). Контрольно-кассовая техника подлежит применению при осуществлении наличных расчетов с работником, связанных с погашением процентов, являющихся платой организации за оказание финансовых услуг по предоставлению займа.

По письму организации работник может погасить свою задолженность по займу на расчетный счет или в кассу другой организации, являющейся кредитором организации-заимодавца. Сумма задолженности, погашаемая в кассу другой организации, не должна превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (руб.) в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, установленный ЦБ РФ (см. указание Банка России от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами (в рамках одного договора) по одной сделке").

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ доходом налогоплательщика, подлежащим включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей.

В этом случае налоговая база по НДФЛ определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из трех четвертых действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком Российской Федерации на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).

Определение налоговой базы по НДФЛ при получении дохода в виде материальной выгоды, выраженной как экономия на процентах при получении заемных (кредитных) средств, осуществляется налогоплательщиком на дату фактического получения дохода, определяемую как день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, но не реже чем один раз в календарный год (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ, подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ и ст. 216 НК РФ).

Налоговая ставка устанавливается в размере 35 процентов в отношении суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных (кредитных) средств в части превышения размеров, указанных в пункте 2 статьи 212 НК РФ.

Российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, включая доход в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержание налога на доходы (НДФЛ) с выгоды от экономии на процентах отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 68-1 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- отражено начисление НДФЛ на доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ). В уведомлении налоговых органов указываются:

сведения об организации - налоговом агенте и о работнике-налогоплательщике;

сумма задолженности налогоплательщика;

причина, по которой невозможно удержать налог на доходы физических лиц, и др.

Законодательством Российской Федерации о налогах и сборах форма уведомления не установлена.

Материальная выгода от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций, не облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Пример

Работнику организации предоставлен беспроцентный заем на сумму 120 000 руб. Материальная выгода от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами за месяц составила 120 000 руб. х 3 / 4 х 13 % / 12 мес. = 975 руб.

В бухгалтерском учете при удержании НДФЛ с выгоды от экономии на процентах делается следующая запись:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 68-1 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 341,25 руб. (975 руб. х 35%) - отражена сумма налога на доходы (НДФЛ), удержанная с дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах.

В случае увольнения работников непогашенная задолженность по предоставленным займам не может учитываться на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. В дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 91 "прочие доходы и расходы" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.