Лабораторная работа № 4. Сортировка записей. Фильтры
СУБД предназначены не только для хранения данных, но прежде всего для обработки данных, осуществления поиска информации в них по заданным условиям, а также представления информации в удобном для пользователя виде.
Сортировка записей
Сортировка – изменение порядка размещения информации по какому-либо признаку.
Access позволяет сортировать (располагать в определенном порядке) записи в таблицах по возрастанию или по убыванию значений полей различных типов данных.
Задание 1
Откройте базу данных Борей. Таблица Сотрудники. Расположим записи о сотрудниках в порядке возрастания данных в поле Фамилия для этого:
щелкните в любой записи поля Фамилия;
щелкните на кнопке Сортировать по возрастанию на панели инструментов. Необходимый список готов.
Отсортируйте записи в порядке увеличения номеров записей.
Фильтры
Для создания фильтра необходимо задать Access некоторый набор условий для поиска и отбора. Записи, не удовлетворяющие условию отбора, автоматически пропускаются, т.е. становятся как бы «невидимыми». В результате мы будем иметь «просеянные» записи, представленные в той же самой таблице.
Фильтр действует только в рамках конкретного объекта, открытого в режиме просмотра: таблицы, запроса или формы. При закрытии Access фильтрация не сохраняется.
Мы познакомимся на практике с тремя типами фильтров: фильтром по выделенному, исключением выделенного и расширенным фильтром.
Фильтр по выделенному
Фильтр по выделенному – самый простой способ фильтрации записей. Для этого:
найдите в записях поле, содержащее информацию, которую вы принимаете за критерий отбора;
выберите Записи Фильтр Фильтр по выделенному или щелкните на панели инструментов на кнопке Фильтр по выделенному
Рис. 3. Применение фильтра
Access отобразит только записи, удовлетворяющие критерию фильтрации. Чтобы вернуться к просмотру всех записей, выполните команду: Записи Удалить фильтр или щелкните на кнопке Удалить фильтр на панели инструментов.
Когда фильтр применен, эта кнопка выделена и называется Удалить фильтр. После того как фильтр удален, кнопка становится невыделенной, а ее название – Применение фильтра.
Задание 2
Откройте в базе данных Борей таблицу Клиенты.
Найдите любую ячейку поля Должность содержащую слово Представитель и щелкните в ней.
Примените фильтр по выделенному.
При помощи средств сортировки представьте названия компаний в алфавитном порядке.
Снимите фильтр.
Перед выполнением каждого из следующих заданий снимайте фильтр и отображайте скрытые столбцы, иначе возможно получение неверных результатов.
Задание 3
На основе данных таблицы Клиенты получите алфавитные списки совладельцев, главных менеджеров, продавцов, бухгалтеров.
Исключение выделенного
Задание 4
Руководству компании потребовался список всех клиентов, кроме Совладельцев. Подготовьте такой список. Для этого:
в поле Должность найдите ячейку, которая содержит данные о любом Совладельце;
установите фильтр, выбрав Записи Исключить выделенное, в таблице останутся данные обо всех клиентах, кроме Совладельцев;
расположите данные в алфавитном порядке, применив средства сортировки.