Списки подстановок

Создадим таблицу Звонки, содержащую информацию о том, кто, куда и когда звонил. Одним из полей этой таблицы должно быть название вызываемого города. Можно, конечно, вводить эти данные вручную, но это, во-первых, трудоемко, во-вторых, может привести к многочисленным ошибкам (даже если мы ошибемся в одной букве, для компьютера это будет совсем другой город).

Чтобы избежать этого, можно воспользоваться перечнем городов, который уже имеется в таблице Тарифы. Для этого в процессе создания таблицы Звонки при указании типа данных поля Город нужно выбрать из списка типов данных пункт Мастер подстановок. Далее, следуя указаниям Мастера, нужно выбрать таблицу, из которой будет сделана подстановка (Тарифы), указать поле для подстановки (Название) и при желании изменить заголовок и ширину столбца. Теперь при вводе данных вы будете иметь возможность не вводить название города вручную, а выбирать его из имеющегося списка.

Задание 3

Создайте в базе данных ТелефоннаяКомпания таблицу Звонки с такой структурой:

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
ПорядНомер	Счетчик
НомерТелефона	Текстовый	7
НомерВызываемого	Текстовый	10
Город	Текстовый/ мастер подстановок	20
Дата	Дата/время
Продолжительность	Числовой	байт

Обратите внимание, что в этой таблице, в отличие от остальных, мы ввели порядковый номер записи. Дело в том, что в этой таблице ни одно из полей, нужных нам по смыслу, не может служить ключевым, т.к. все поля могут повторяться в различных записях. Поэтому мы добавляем «лишнее» поле и объявляем его ключевым.

Введите в таблицу 20 произвольных записей.

Отметим, что списки подстановок могут быть двух типов:

• список постоянных значений, которые вводятся при заполнении данных в поле;

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса.

Связи между таблицами

Задание 4

Установите связь между таблицами Абоненты и Звонки в базе данных ТелефоннаяКомпания. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте окно Схема данных.

2. С помощью контекстного меню (правой кнопки мыши) добавьте нужные таблицы, после чего закройте окно добавления таблиц.

3. Мышью подхватите и протащите название поля НомерТелефона в таблице Абоненты к такому же полю в таблице Звонки и отпустите его.

4. В открывшемся окне Обеспечение целостности данных установите флажки во всех трех позициях.

Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если изменится название города, то придется внести изменение только в поле Город таблицы Тарифы. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

Для удаления связи щелкните правой кнопкой на линии связи – Удалить – Да. Линия исчезнет, связь будет разорвана.

Задание 5

Установите связь между таблицами Звонки и Тарифы в базе данных ТелефоннаяКомпания. Открыв окно Схема данных и добавив таблицу Тарифы, вы увидите, что нужная связь уже установлена. Это произошло потому, что для поля Город мы использовали список подстановки из таблицы Тарифы. Но у этой связи отсутствуют значки 1 (один) и ∞ (много), показывающие тип связи. Выделите мышью линию связи (она должна стать жирной) и нажмите правую кнопку мыши. В меню выберите Изменить и установите все флажки в окне Обеспечение целостности данных. Тип связи определится.

Теперь все связи между таблицами установлены, и можно создавать запросы, содержащие информацию из нескольких таблиц.