5. Кадровая работа в государственном органе: сущность и содержание

Нормативное определение кадровой работы, как и кадровой политики, отсутствует в действующей нормативно-правовой базе. Кадровая работа – это деятельность органов управления, кадровых служб и должностных лиц, содержанием которой является практическая реализация целей, задач и принципов кадровой политики; это совокупность направлений, форм и технологий работы с кадрами (персоналом). Кадровая работа в государственном органе – прерогатива его кадровой службы.

Основные функции (задачи) кадровой службы государственного органа:

- обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы, аттестаций, прохождение государственным служащим испытания оформление решений государственных органов, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, внесение необходимых записей в трудовые книжки;

- консультирование государственных служащих по вопросам их правового положения, соблюдение ограничений, связанных с государственной службой;

- анализ уровня профессиональной подготовки государственных служащих, организации переподготовки и повышения квалификации государственных служащих.

Содержание кадровой работы государственного органа:

- формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

- подготовка предложений о реализации положений законодательства о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;

- организация подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы и т.д.;

- ведение трудовых книжек гражданских служащих;

- ведение личных дел гражданских служащих;

- ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

- оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих;

- обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликта интересов;

- организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

- организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

- организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

- организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;

- организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;

- формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- обеспечение должностного роста гражданских служащих;

- организация проверка достоверности предъявляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

- организация проведения служебных проверок;

- организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законом;

- консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Первое и главное направление кадровой работы – формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы.

Основные направления организации работы в государственном органе по укомплектованию кадрового состава гражданской службы:

1. профессиональная подготовка гражданских служащих, их переподготовка, повышение квалификации и стажировка в соответствии с программами профессионального развития гражданских служащих;

2. содействие должностному росту гражданских служащих на конкурсной основе;

3. ротация гражданских служащих;

4. формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование;

5. оценка результатов профессиональной служебной деятельности гражданских служащих посредством проведения аттестации или квалификационного экзамена;

6. применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении.

Кадровые службы государственного органа осуществляют подготовку предложений по реализации законодательства о гражданской службе и организуют подготовку правовых актов, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением: издание приказов о назначении и освобождении от должности, подготовку служебных контрактов, должностных регламентов и т.д. Кадровые службы разрабатывают правовые акты, относящиеся ко всем гражданским служащим данного органа, например издание служебного распорядка дня государственного органа. На кадровую службу возлагаются также учет и хранение трудовых книжек. В целях хранения трудовых книжек, а также бланков новых трудовых книжек и вкладышей в организациях ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

На кадровую службу государственного органа возложены оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих – официального документа, подтверждающего его статус и должностные полномочия.

Ответственные задачи по реализации кадровой стратегии призваны решать кадровые службы государственных органов.

Кадровая служба – это центр управления персоналом, базовой функцией которого является кадровое обеспечение органов госвласти и управления. К их новым функциям относится также:

- систематический анализ состояния кадров в аппарате своего органа; - прогнозирование и планирование потребностей служащих определенной специализации и квалификации;

- проведение совместно с руководством отбора новых сотрудников на службу, обеспечение профессионального роста и служебного продвижения;

- организация переподготовки кадров, получения ими второго профессионального образования;

- контроль совместно с юридической службой за соблюдением законов и нормативов в работе с кадрами, социальной защиты служащих;

- организационно-методическое обеспечение этих задач.

Кадровые службы призваны помочь руководителям оптимизировать управление персоналом (людьми, их профессиональным и личным развитием), управление госслужбой (служебной деятельностью служащих, их взаимоотношениями по выполнению функций и полномочий госоргана). Кадровые службы должны в любой момент располагать и предоставить сведения о том, сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы и приняты; каким образом можно привлечь нужный и сократить излишний персонал без нанесения ущерба организации и отдельному человеку; как лучше использовать кадры, персонал в целом в соответствии со способностями людей; каким образом обеспечить развитие кадров для выполнения новых квалифицированных работ и поддержания их знаний на уровне современных требований к госуправлению; каких затрат потребуют запланированные мероприятия в сфере управления персоналом. Совершенствование управления персоналом осуществляется, как правило, с использованием ЭВМ, технических средств, т.е. через модернизацию. Но важно подчеркнуть, что управление персоналом включает в себя и кадровую работу, т.е. работу с людьми. Здесь виден социальный аспект деятельности кадровой службы.

Важным средством оптимизации кадровой работы является план использования трудовых ресурсов на перспективу. Кадровые службы, участвуя в его разработке и осуществлении, должны влиять на подбор работников, на которых распространяется гарантия занятости, осуществляя его тщательно и на конкретной основе.

Кадровая служба в органах госвласти должна быть приоритетным подразделением, но пока таковым не стала, пока она сохранила старое представление о роли и назначении кадровых служб. Чаще кадровое обеспечение реализуется как узкотехнологическая функция приема на работу отделом кадров.

Отдел кадров выполняет вспомогательные функции технического, информационно-учетного характера, регистрирующие, оформительские, документационные задачи, т.е. в основном занимается делопроизводством. Не случайно, когда нужна всесторонняя оценка того или иного кандидата на должность, руководители и сотрудники отдела кадров начинают вновь наводить справки и собирать дополнительную информацию. Причины такого положения кроются в следующем.

- В науке и управленческой практике еще не выработаны достаточно обоснованные критерии комплексной оценки кадров. И человек принимается на ответственную должность часто наугад - методом проб и ошибок.

- Беден банк данных о кадрах, игнорируются современные средства информационного обеспечения.

- Традиционно руководители не подпускают кадровиков к кадровой политике, сознательно ограничивая их полномочия технической подготовкой проекта приказа. Глубинная причина такого положения дел кроется в медленном, не всегда последовательном переходе от построения кадровой политики, основанной на корпоративных и идеологических началах, к кадровой политике, основанной на деятельностном подходе. Сказывается груз старых представлений о государственной службе как службе не государству, а в лучшем случае – ведомству, госоргану, в худшем – начальству.

Основной потенциал любой организации заключен в кадрах. Какие бы реформы ни проводились, какие бы новейшие технологии ни вводились и какие бы благоприятные внешние и внутренние условия ни существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой эффективности добиться невозможно. Именно люди управляют организацией, производят товары, генерируют идеи и реализуют их, позволяют организации существовать и развиваться в любых экономических условиях. Поэтому в настоящее время эффективная кадровая работа выдвинулась в число важнейших факторов экономического успеха. Она призвана обеспечить благоприятную среду, в которой реализуется трудовой потенциал, развиваются личные способности, люди получают удовлетворение от выполненной работы и общественного признания своих достижений.

Кадровая работа сегодня должна выступать важнейшим управленческим ресурсом государства и организаций по эффективному накоплению и реализации ценнейшего национального достояния - трудового потенциала человека, его профессиональных возможностей.

Кадровая работа представляет собой набор конкретных правил, пожеланий и ограничений (зачастую неосознанных) во взаимоотношениях людей и организации; это непосредственная деятельность кадровых служб организаций по формированию и совершенствованию кадрового состава соответствующих структур.

Кадровая работа - это совокупность наиболее важных теоретических положений и принципов, официальных требований и практических мер, определяющих основные направления и содержание работы с персоналом, ее формы и методы. Она определяет основные направления работы с кадрами, общие и специфические требования к ним в сфере управления соответствующими объектами.

Возрастание роли кадровой работы на современном этапе обусловлено рядом тенденций:

во - первых, общественная производительность труда может возрастать наиболее быстрыми темпами за счет человеческой составляющей только тогда, когда наибольшее количество граждан занято на тех должностях, которые в наибольшей степени соответствуют их способностям и квалификации;

во - вторых, по мере развития и разделения трудовой деятельности, усложнения ее содержания, увеличения количества видов профессиональной деятельности, процесс включения человека в сферу профессионального труда все больше обретает системный характер;

в - третьих, участие человека в профессиональных видах труда сопряжено с постоянным ростом капиталоемкости профессионального опыта человека - его знаний, умений, навыков, без которых ни одно общество, ни одно предприятие не может рассчитывать на высокие темпы развития и конкурентоспособность;

в - четвертых, способности человека, и особенно, его профессиональные качества, и профессиональный опыт обретают характер национального достояния и требуют к себе пристального отношения на всех уровнях социального управления;

в - пятых, постоянно возрастают потребности в эффективной деятельности, направленной на управление человеческими ресурсами, как на уровне государства, так и на уровне конкретных организаций.

Важное место в реализации кадровой работы отводится преодолению реальных противоречий между правами граждан и интересами государства, между потребностью в стабилизации кадрового потенциала и актуальностью его постоянного обновления.

Большое влияние на кадровую работу оказывают такие факторы как: жесткость кредитно - денежной политики, динамика объемов производства, свертывание убыточных производств, процессы приватизации и акционирования, структурные изменения в производстве, а также спад производства, снижение его эффективности, растущая безработица, натурализация хозяйственных связей, кризисы в сфере платежей, уровень падения доходов населения и другие.

В связи с этим, главной целью кадровой работы является создание системы управления кадрами, базирующейся в основном не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника с интересами организации в достижении высокой производительности труда и повышении эффективности организации.

Основные положения, на которых должна базироваться концепция кадровой работы, заключаются в следующем:

- реально сложившееся и складывающееся политическое и социально - экономическое положение в стране;

- эффективность взаимосвязей государственных структур на разных уровнях - от центральных до местных - и их направленность на реформы, взаимодействие по вертикали и горизонтали;

- поворот к человеку, его правам и обязанностям, к развитию личности;

- обеспечение всех уровней управления высококвалифицированными руководителями, специалистами (каждый работник должен быть в нужное время на нужном месте) как в государственных, так и в негосударственных структурах;

- возможность полной реализации разработанных предложений и обоснованное увеличение инвестиций в персонал управления.

Базой концепции кадровой работы является анализ реальной обстановки в области формирования кадрового обеспечения в условиях рыночной экономики и учет современного состояния демографии, оценки возможности обучения кадров, решения проблем занятости, а также состояния системы управления персоналом.

К важнейшим концептуальным основам кадровой работы относят определение целей, функций, общих принципов ее осуществления, выработку подхода к решению проблем прогнозирования и планирования работы с кадрами, их профессионального развития, повышение квалификации, мобильности, правовой и социальной защищенности.

Основная цель кадровой работы - обеспечить выполнение социально - экономических задач организации тем составом персонала и с таким уровнем его профессионализма и компетентности, который может это сделать и в настоящем, и в будущем. Достигается эта цель путем решения основных задач управления процессом формирования требуемого состава и качества персонала, а также рационального использования его возможностей. Данная цель может быть конкретизирована, к ней относится: использование кадров в соответствие с их квалификацией; обеспечение сбалансированности общих и специальных знаний в процессе подготовки специалистов к служебной деятельности; стимулирование высокопродуктивной деятельности; тщательность при подборе, отборе кандидатов на различные виды профессиональной деятельности; обеспечение равенства шансов при продвижении по службе независимо от социального положения работников.

С целями кадровой работы тесно коррелируют ее функции: отбор кадров в достаточном количестве и необходимого качества, повышение их квалификации, назначение на должности, мотивация служебной деятельности, участие персонала в делах, затрагивающих его интересы, подготовка резерва руководящих кадров, включая планирование карьеры, проведение и анализ служебных аттестаций, планирование использования кадров и перехода на другую работу, сотрудничество с представителями персонала и профсоюза.

Суть процесса кадровой работы отражают следующие характеристики: содержательная, организационная и технологическая.

Содержательная характеристика отвечает на вопрос «что делается (должно делаться) в процессе кадровой работы?».

Организационная - кем (каким субъектом) и в какие сроки делается (должно делаться)?».

Технологическая - как (на основе чего и с помощью чего) и в каком порядке делается и должно делаться?».

Содержательная и технологическая характеристика могут именоваться одним выражением - «технология кадровой работы».

Выделяют две модели кадровой работы: традиционная и новая (Абрамова Т.Г. Управление персоналом:/Учеб.пособие / Т.Г. Абрамова.- Новосибирск: СибАГС,2004. - С.21).

Основные их черты приведены в таблице 1.

Таблица 1

Основные черты традиционной и новой моделей кадровой работы

Показатель	Традиционная модель	Новая модель
Функционирование организации	Наем, оформление, хранение документов	Расчет потребности в кадрах, отбор персонала, анализ текучести кадров
Развитие кадров	Организация аттестации и повышение квалификации кадров	Планирование карьеры, организация оценки, повышение квалификации
Стимулирование труда	Обеспечение техники безопасности и оформление социальных выплат	Оценка эффективности деятельности работников, участие в совершенствовании структуры организации

Как видно из таблицы при традиционной модели сосредоточенностью кадровых служб является исключительно «бумажная работа», при новой модели - функции кадровых служб значительно расширены.

С учетом современных тенденций в литературе выделяют следующие основные функции кадровой службы:

обеспечение кадрами - определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов, перемещение кадров;

подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

оформление трудовых отношений;

новая функция отдела кадров - организация оплаты труда, подразумевающая аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда;

выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее;

развитие отношений с органами рабочего самоуправления;

координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности;

обеспечение каждой службы организации квалифицированными кадрами.

Функции кадровой службы меняются с развитием организации. Руководителю необходимо вовремя оценить и провести изменения в структуре кадровой службы, в противном случае быстро возникают проблемы в сфере работы с персоналом и, как следствие - текучесть кадров, нехватка квалифицированных работников, снижение конкурентоспособности предприятия.

На практике кадровые службы многих отечественных организаций не отвечают новым требованиям. Их деятельность в основном ограничивается решением вопросов приема и увольнения работников, документационного сопровождение кадровых процессов. А работа с кадрами рассредоточена в основном между разными службами и подразделениями организации. Таким образом, по мнению В.Р.Веснина, собственная роль кадровых служб незначительна - они выполняют в основном функции учета и не несут ответственности за кадровую работу, поэтому люди в таких условиях остаются «ничейными».

Отсутствует единая система работы с кадрами, прежде всего система научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного роста работников в соответствии с их деловыми и личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда их работников не соответствуют поставленным задачам. В стране лишь во второй половине 90-х годов 20 века началась подготовка специалистов для работы в кадровых службах.

Перестройка деятельности кадровых служб должна осуществляться в следующих направлениях:

- обеспечение комплексного решения задач качественного формирования и эффективного использования кадрового потенциала на основе управления всеми компонентами человеческого фактора: от трудовой подготовки и профориентации молодежи до заботы о ветеранах труда;

- широкое внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки нужных для предприятия и отрасли работников. Актуальна опережающая подготовка рабочих и специалистов для освоения новой техники и технологии, что требует от кадровых служб совершенствования планирования подготовки кадров;

- планомерная работа с руководящими кадрами резервов для выдвижения, которая должна строится с использованием таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротация;

- переход от преимущественно административно-командных методов управления кадрами к демократическим формам их оценки, подбора, расстановки. Кадровые службы в современных условиях становятся центрами организационно - методического обеспечения выборности и конкурсности, что потребует от их работников умения применять методы психологического тестирования, социологические методы изучения общественного мнения, оценки изучаемого кандидата и пр.;

- укрепление кадровых служб квалифицированными специалистами в области трудового права, менеджмента, экономики труда;

- обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, а также ее материально-технической и информационной базы.