7

Вопрос№1. Понятие и виды информации

Информация - это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных и отчетных документах. Она характеризуется двумя основными признаками - качественным и количественным.

Под экономической информацией понимают все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.

Различают следующие виды экономической информации:

С позиций объективного отражения действительности экономическая информация разделяется на достоверную и недостоверную. Недостоверной она бывает как с момента возникновения, так и с любой стадии передачи.

По полноте экономическая информация разделяется на достаточную,

избыточную и недостаточную, а также на полезную и бесполезную. При этом критерий полезности зависит от цели получения сведений.

По своевременности экономическая информация разделяется на своевременную, преждевременную и устаревшую.

С точки зрения влияния экономической информации на источник можно выделить активную и пассивную.

По временной направленности (будущее, настоящее, прошлое) экономическая информация разделяется на прогнозную (направлена в отдаленное будущее), плановую (обозримое

будущее), учетную (настоящее и прошлое) и аналитическую.

По стадиям возникновения экономическая информация разделяется на первичную и вторичную (производную).

Под первичной информацией понимается информация, возникающая в

результате действия источников, а именно производственно-хозяйственной деятельности.

Вторичная информация возникает в итоге обработки первичной информации, или первичной совместно с имеющейся вторичной или только вторичной.

По стабильности экономическая информация разделяется на переменную, постоянную и условно- постоянную.

Переменная информация отличается частой сменой значений, постоянная - не меняет своих значений, условно-постоянная сохраняет свои значения относительно длительное время. Примером условно-постоянной информации служит нормативная информация, включающая цены, расценки, тарифы,

нормы, нормативы и т.д.

По отношению к объекту управления экономическая информация разделяется на внешнюю и внутреннюю.

Первую предприятие получает извне (это информация о внешней среде), а

вторая образуется на самом объекте регулирования в основном как первичная - в результате регистрации тех или иных явлений и фактов.

С позиций технологического процесса решения задач экономическая информация разделяется на входную, выходную, а также промежуточную и переходящую.

По релевантности, т.е. соответствию информационным потребностям пользователя экономическая информация разделяется на релевантную и нерелевантную.

Вопрос №2. Понятие информационной технологии, информационных потоков.

Информационная технология представляет собой систему методов и способов сбора, накопления, регистрации, передачи, обработки, хранения, поиска, модификации, анализа, защиты и выдачи необходимой информации всем заинтересованным подразделениям на основе применения аппаратных и программных средств.

Уровни информационных технологий. Все информационные технологии подразделяют на обеспечивающие и функциональные.

Технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения разнообразных задач (например, Clarion, Access) принято называть обеспечивающими. Их можно классифицировать относительно задач, на которые они ориентированы.

Функциональной называется такая модификация обеспечивающей технологии, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий (например, ПАРУС). Так, работа бухгалтера группы расчетов по оплате труда обязательно предполагает применение бухгалтерских и налоговых технологий.

Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.

Информационные потоки разделяют:

по срочности: на обычные, срочные, очень срочные («молнии»).

по степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа.

по значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные.

по скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые).

по области охвата информационные потоки делят на 1) местные; 2) иногородние; 3) дальние; 4) международные.

Вопрос №3. Системы передачи данных, виды и особенности применения

Система передачи данных (СПД) состоит из нескольких компонентов, определяемых в зависимости от решаемых задач. Их далеко не полный перечень - коммутаторы, маршрутизаторы, межсетевые экраны и мосты, мультиплексоры, различные конвертеры физической среды и интерфейсов передачи данных, точки беспроводного доступа, клиентское оборудование, программное обеспечение (ПО) управления оборудованием - показывает сложность, многообразие архитектуры системы в целом. Также практически все современные инженерные системы имеют в своем составе встроенные компоненты для организации передачи разнородных данных (служебный "горизонтальный" трафик между устройствами, данные управления между центром управления и устройствами, мультимедийный трафик), имеющих непосредственное отношение к СПД.

Базовая для большинства интегрированных систем - комплексная система безопасности представляет собой, по сути, гетерогенную сеть, формирующую данные об объекте. С точки зрения передачи данных ее следует рассматривать в следующих аспектах:

1. Топология.

Если компания существует на вполне определенной площадке (территориально неделимая единица), то СПД решает задачу передачи информации, как правило, только между внутренними пользователями; сеть в чистом виде "локальная". Другие сети (например, интернет) для СПД компании определяются как внешние. Если же у компании существуют территориально разнесенные площадки, но которые должны работать как одна логическая единица, то СПД можно назвать "распределенной". В этом случае повышаются требования к безопасности, оптимальному распределению информационных ресурсов (например, баз данных), каналов передачи данных.

2. Структура передаваемого трафика.

Сложность (соответственно, стоимость) применяемого оборудования напрямую зависит от того, что планируется передавать по сети. Самый простой случай - передача данных, не критичных к временным задержкам (например, передача файлов). Гораздо сложнее спроектировать сеть, где одновременно должны передаваться различные категории данных - от уже упомянутых до мультимедийных, где качество конечного продукта (телефония, видеоконференции) для пользователя напрямую зависят от структуры, функциональности СПД.

3. Масштаб.

Количественная характеристика сети. Чем больше пользователей СПД (рабочих мест, других систем, использующих СПД), тем больше требований к правильной организации структуры сети, к функциональности оборудования (например, пропускной способности).

4. Технологии.

Как правило, большинство сетей строятся на медном кабеле. В зависимости от структуры сети, (в т.ч. расстояний между узлами, между узлом и рабочим местом и т.д.), требований безопасности, скорости передачи данных, климатических условий и, конечно, допустимых финансовых затрат на построение и содержание СПД, физическая сеть может сочетать и медные кабели (категории 3, 5e, 6, 7), и оптические (мульти/одномод (MM/SM)).

При этом обозначилась устойчивая тенденция многократного увеличения внутреннего трафика в первую очередь за счет необходимости анализа видеоизображений при принятии решений в комплексной системе безопасности. Откуда следует в качестве ближайшей перспективы тесная интеграция комплексной системы безопасности и системы телекоммуникации.

Вопрос №4. АРМ бухгалтера, применение и реализация

Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника или лица, принимающего решение, реализуются на основе АРМ. Назначение АРМ заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленных перед лицом, принимающим решение, целей. Такой компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий, размещенный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для информационной поддержки принимаемых решений, стали называть автоматизированным рабочим местом.

Основой информационной подсистемы АРМ бухгалтера принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы и выполняемые отдельными участками учета. Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово- расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета предполагает анализ фаз обработки информации, интеграцию учетных задач, а также наличие внешних связей. К информационному обеспечению бухгалтерского учета можно отнести и ряд типовых отечественных информационно- справочных программ: Консультант-бухгалтер, Консультант-плюс, Гарант, Налоги России, Юридический справочник и др.

Вопрос№5. Охарактеризуйте сущность и назначение информационной технологии управления. Перечислите основные компоненты информационной технологии управления.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИТ управления идеально подходит для удовлетворения информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например от ее запланированного состояния).

Основные компоненты. Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 6.2. Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, которые участвуют в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Вопрос №6. Автоматизированное рабочее место, понятие и виды.

Компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий, размещенный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для информационной поддержки принимаемых решений, стали называть автоматизированным рабочим местом.

Можно выделить следующие виды АРМ:

1.АРМ специалиста.

Позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест, проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, телеконференции и т.д.

2. АРМ конструктора.

В системе создается компьютерный образ (модель) технологии или продукта труда. Например, чертеж детали и технология ее изготовления.

3. АРМ специалиста - разработчика технической документации.

для конструктора- механика, архитектора, радиоинженеров, конструкторов электронной аппаратуры.

4. АРМ технолога.

АРМ технолога предназначено для разработки технологий изготовления деталей, узлов, общей сборки изделий.

5. АРМ экономиста.

Для АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений и бизнес-планов.

6. АРМ бухгалтера.

7. АРМ руководителя.

Задачи управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия решений.

Вопрос №7. Разработка корпоративных информационных систем

К началу 90-х годов концепция автоматизированных систем управления (АСУ) претерпела кризис, а старая терминология стала вытесняться новой. На смену классическим АСУ пришло следующее поколение автоматизированных систем управления предприятиями - корпоративные информационные системы (КИнС).

Сегодня можно выделить четыре подхода к разработке корпоративной информационной системы на предприятии.

1. Проектирование и внедрение системы собственными силами.

Этот подход наиболее дешевый, но процесс создания системы может растянуться на годы и потерять смысл, то есть превратиться в процесс ради процесса. Предприятие при этом будет “терять очки” в конкурентной борьбе.

2. Приобретение и внедрение готовой отечественной информационной системы.

Абсолютное большинство таких систем предусматривает решение только отдельных задач для небольших предприятий.

3. Приобретение и внедрение готовой информационной системы известных поставщиков европейского и мирового уровня.

Универсальность таких систем определяется и оправдывается тем, что разработчики при большом количестве клиентов не имеют возможности учитывать индивидуальные особенности заказчиков, тем более, что функционирование большинства предприятий имеет много общего: процессы снабжения, сбыта, производства, вопросы финансов, персонала, качества. Но надо иметь в виду и следующий фактор - чем крупнее предприятие, тем больше у него производственных и экономических особенностей и традиций.

4. Создание корпоративной информационной системы объединенными усилиями

отечественного системного интегратора, выступающего в роли генподрядчика и собственного подразделения АСУ.

Наличие на предприятии опытного коллектива разработчиков АСУ позволяет ставить и решать большие и ответственные задачи.

Вопрос №8. Классификация корпоративных информационных систем

Производственные системы

Приведенный порядок следования классов отвечает принципу от простого к сложному и отражает историческое развитие систем. Вместе с тем для выявления основных признаков классификации систем рассмотрим предприятие как объект автоматизации с системных позиций.

Таким образом, производственные системы существенно зависят от специализации труда основного производственного процесса, типа производства, способа организации производства и нацелены на поддержку планирования и управления производственным процессом. Такая комплексная автоматизация предполагает обработку большого количества данных, что возможно только на основе промышленных СУБД.

Финансово-управленческие системы

Финансово-управленческие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям функциональной специализации, например: бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д., поэтому такие системы подразделяются на локальные и малые интегрированные системы. В отличие от производственных систем, финансово-управленческие системы более универсальны, поэтому ими может воспользоваться практически любое предприятие для автоматизации учетных функций и управления финансовых потоков.

Вопрос №9. Классификация компьютерных систем управления предприятием

• Финансово-управленческие системы

Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых

интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

• Производственные системы

Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно отдельно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически и других модулей.

• SAP СИСТЕМЫ

Целью проекта SAP является повышение эффективности деятельности предприятия за счет создания единой, сквозной системы управления, работающей в реальном масштабе времени, базирующейся на объективных данных о финансовых и материальных ресурсах, обеспечивающей снижение затрат и гибко реагирующей на изменения в рыночной и законодательной ситуации. Система R/3 охватывает управление финансовыми потоками, бухгалтерию, учет затрат и результатов, планирование производства, управление сбытом, отгрузкой и фактурированием, материальными потоками, складами и закупками, проектами, основными средствами, документооборотом, кадрами, ремонтом и техническим обслуживанием.

• Автоматизация учета работы бухгалтерской службы

Центральное место в управлении любым предприятием, бесспорно, занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство достоверной и оперативной информацией о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Система автоматизации финансового учета разработанная специально для учета, хранения и анализа информации на автоматизированном рабочем месте позволит:

1. Упорядочение платежей и точная информация о состоянии расчетных счетов,

дебиторах-кредиторах, кассы. Можно полностью контролировать задолженности по платежам, избежать штрафных санкций, вести четкий учет наличных средств в кассе.

2. Совместно с программой, которая покажет состояние расчетных счетов,

позволит резервировать средства и точно следить за их движением по экономической классификации расходов можно использовать зарезервированные средства для получения дополнительной прибыли от банковских процентов по недельным депозитам.

3. Уменьшение налогооблагаемой базы за счет получения заблаговременно

точной бухгалтерской информации о прибылях и убытках, и возможности моделировать расчеты с бюджетом.

4. Моделирование расчетов по оплате труда и снижение убытков.5. Точная информация о состоянии доходов и расходов при сохранении связи с подробной аналитикой.