VI. Контрольное задание

Создайте запросы «Груз_3» и «Груз _4» для того, чтобы определить количество и вес контейнеров:

3. назначением на порт Роттердам в каждом трюме судна;

4. каждого типа (20”, 40”, R20”), содержащих опасные грузы вес которых превышает 15 тонн

6. Подготовка отчетов

ВНИМАНИЕ! После выполнения практического задания в базу данных должны быть добавлены отчеты «Каргоплан – авто-столбец», «Каргоплан – авто-ленточный», «Отчет о погрузке», «Опасные грузы».

Контрольные вопросы

1. Указать различия между видами отчетов (столбцовый, ленточный, наклейки)

2. Что такое «автаоотчет»?

В процессе защиты необходимо продемонстрировать умение при помощи мастера отчетов формировать отчеты, при помощи конструктора изменять расположение (выравнивать) поля, тексты, надписи, перемещать надписи и поля, изменять заголовки

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки информации, сохраненной в базе данных. Они позволяют отображать данные с любой степенью детализации в различных форматах. В отчеты могут быть вставлены результаты вычислений, статистических расчетов, рисунки и диаграммы и содержание полей МЕМО.

MS Access позволяет:

• создавать так называемые автоотчеты

• формировать отчеты с использованием «Мастера отчетов»

• создавать отчеты в «Режиме конструктора» путем графического проектирования бланка отчета. Обычно, в начале отчет создают при помощи мастера, а затем вносят в него необходимые изменения при помощи конструктора,

• создать пустой отчет и доработать его в «Режиме макета»

• формировать наклейки на почтовые конверты на основании данных таблиц и запросов.

MS Access предоставляет возможность работать с отчетами в следующих режимах (инструмент «Режим» на ленте «Работа с макетами отчетов. Формат»:

• Представление отчета – отображает сформированный отчет;

• Предварительный просмотр - – просмотр страниц перед печатью;

• Режим макета – форматирование содержимого отчета;

• Конструктор - графическое проектирование бланка отчета.

Порядок выполнения работы

I. Формирование автоотчетов

1. Откройте в рабочей области таблицу «каргоплан»

2. Для создания автоотчета используйте инструмент «Отчет» на панели «Отчеты» ленты «Создание»

ВНИМАНИЕ! Автоотчеты выводят на экран/печать содержимое исходной таблицы или запроса и, обычно, используются как основа для формирования других отчетов.

II. Использование мастера отчетов

3. Для формирования отчета используйте инструмент «Мастер отчетов» на панели «Отчеты» ленты «Создание»

4. Выбор источника данных. В диалоговом окне «Создание отчетов» в качестве источника данных выберите таблицу «Каргоплан». Для формирования отчета выберите поля «Номер контейнера», «Тип», «Вес», «Трюм», «Погружен». Нажмите кнопку «Далее >»

5. Выбор уровней группировки. В качестве полей для группировки данных последовательно укажите «Погружен», «Трюм» и «Тип» (обратите внимание на макет отчета, который автоматически формируется в правой части окна).

Итак, в нашем отчете данные о грузе будут сгруппированы по порту погрузки, внутри этих групп данные будут разбиты на группы по номеру трюма, в котором располагается груз, и, для каждого трюма, по видам груза (20-ти футовые контейнеры, 40-ка футовые контейнеры и роллтрейлеры). Для каждой из указанных групп в отчете будут приведены номер контейнера и его вес.

Нажмите кнопку «Далее >»

6. Выбор порядка сортировки. В списке выберите поле «Номер контейнера» - данные в отчете будут отсортированы по номерам контейнеров.

7. Определение полей для подсчета итоговых значений. Нажмите кнопку «Итоги…» в нижней части диалогового окна.

Обратите внимание, что в диалоговом окне «Итоги» выведены только числовые поля, которые не являются уровнями группировки данных в отчете. В нашем случае это единственное поле – «Вес».

Поставьте отметку в колонке «Sum» для поля «Вес», то есть мы хотим, чтобы для каждой группы контейнеров был подсчитан их суммарный вес.

В поле переключателей «Показать» должна стоять отметка у опции «Данные и итоги» (в противном случае в отчете мы не увидим сведений о номерах контейнеров и их весе).

Нажмите кнопку «ОК» и затем кнопку «Далее>», чтобы перейти к следующему шагу процедуры формирования отчета.

8. Выбор макета. В диалоговом окне предлагается три варианта расположения данных в отчете. Кроме того, предоставляется выбор ориентации страницы для вывода отчета («книжная» или «альбомная»), а также предлагается автоматически настроить ширину полей для размещения на странице максимально возможного количества данных.

Выберите макет «структура», книжную ориентацию страницы и автоматическую настройку полей.

9. Выбор стиля. Каждый из предлагаемы стилей свой размер шрифта, фон и другие элементы оформления. При выборе стиля в левой части диалогового окна появляется образец форматирования. Выберите стиль «Стандартная». Нажмите кнопку «Далее>».

10. Завершение работы мастером отчетов. Задайте название отчета «Отчет о погрузке». Нажмите кнопку «Готово»

11. Внимательно просмотрите отчет. Обратите внимание на те места в оформлении отчета, которые было бы желательно изменить. Например, текст в итогах «Итоги для ‘Тип’= 20” (3 записей)», логично было бы заменить на «Количество контейнеров 20” : 3» (здесь полужирным фоном выделены данных из таблицы «20”» или рассчитанное значение «3»).

12. Закройте окно отчета.