9.2.2.6. Управління документообігом

Програмний модуль «Управління документообігом» призначений для обліку, зберігання й опрацювання документів та облікових карток паперових документів (договорів, листів, наказів, протоколів нарад тощо) в електронній формі, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих задач (рис. 9.8).

Документи, що входять у документообіг, можуть бути отримані скануванням паперових документів, електронною поштою, можуть бути підготовлені за допомогою різних текстових редакторів.

Рис. 9.8. Схема документообігу

Модуль «Управління документообігом» надає користувачеві такі можливості:

• створення і ведення номенклатури справ фірми;

• створення повнотекстних документів;

• створення класифікації документів і використання її в процесі роботи;

• ведення стадій опрацювання документів і контроль виконання документів;

• пошук документів по формальних полях, привласнених даному документу;

• просування документів маршрутом опрацювання;

• масова розсилка документів у підрозділи;

• реєстрація (постановка на облік) звітів системи «Галактика» як документів;

• виведення на екран списку всіх врахованих документів, пов’я­заних з документами-підставами системи «Галактика» (наприклад, рахунками за продані товари або послуги) і напрямами робіт господарського плану; перегляд будь-якого з вказаних документів. Зв’я­зок з документами-підставами встановлюється користувачем.

9.2.3. Контур оперативного управління

До контуру оперативного управління віднесені задачі, безпосередньо пов’язані з реалізацією виробничих планів підприємства. Серед цих задач можна виділити як актуальні для всіх типів організацій (постачання, складський облік), так і характерні тільки для торгових організацій (операції з консигнаційним товаром, роздрібна торгівля).

Схема інформаційних потоків контуру оперативного управління наведена на рис. 9.9.

9.2.3.1. Управління закупівлею (матеріально-технічне постачання)

Стандартні функції підрозділу, що відповідає за закупівлю потрібних підприємству товарів і матеріалів, звичайно передба- чають ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників, відстеження вимог (заявок) інших підрозділів на придбання, складання плану закупівлі відповідно до укладених договорів і довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника і формування замовлення на постачання, реєстрацію документів, на основі яких провадиться закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи), оформлення довіреності на отримання, розподіл матеріальних цінностей по складах, контроль стану договорів і платіжних документів на придбання (сплачено/не сплачено/прострочено), отримання різних звітів щодо номенклатури, яка відстежується, партій, груп і систем класифікації, які викорис­товуються.

Рис. 9.9. схема інформаційних потоків контуру оперативного управління

У системі «Галактика» функції з відстеження пропозицій постачальників, планування закупівлі і вибору постачальника можуть бути виконані засобами програмного модуля «Управління маркетингом». Отримання і відстеження заявок на придбання забезпечується модулем «Управління документообігом». Крім того, заявки на постачання продукції можна вести в модулі «Управління закупівлею», використовуючи як заявки документи-під­стави, що перебувають у стані таких, що «оформлюються». Для контролю взаєморозрахунків з постачальниками рекомендується використовувати модуль «Постачальники, отримувачі». Безпосередньо в модулі «Управління закупівлею» зосереджені операції по роботі з конкретними документами на придбання.

Внаслідок глибокої інтеграції модулів, що входять до системи «Галактика», та наявності єдиної бази даних усі відомості, необхідні для оформлення документів-підстав, накладні й довіреності можуть бути введені шляхом вибору з існуючих таблиць бази даних. Підключення потрібної таблиці (класифікатора, довідника) в момент заповнення тієї або іншої графи документа забезпечується автоматично. За відсутності в таблиці необхідних даних вони можуть бути введені без виходу з режиму оформлення поточного документа. Інтеграція модуля «Управління закупівлею» зі складським обліком і плануванням виробництва дозволяє в модулі «Складський облік» відстежувати встановлені рівні нор­мативних запасів (матеріалів, комплектуючих), виявляти дефіцит і продукцію, що не користується попитом (неліквіди).

До особливостей модуля слід віднести:

• використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);

• облік партій товарів, що закупаються, відстеження термінів зберігання, термінів дії ліцензій і сертифікатів;

• підтримка різних валют і міжнародної закупівлі;

• облік митних зборів, транспортних та інших витрат при обчисленні облікової вартості конкретних виробів, що закупаються;

• облік повернення за рекламацією;

• автоматизований розподіл товарів по складах;

• автоматичне формування прибуткових складських ордерів по групі накладних;

• формування платіжних документів на оплату за документами-підставами;

• формування довіреності на отримання матеріальних цінностей;

• отримання відомостей про документи-підстави по вибраних контрагентах за допомогою «картки постачальника»;

• повна інтеграція з модулем «Постачальники, отримувачі»;

• відображення в бухгалтерському контурі всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механіз­му типових господарських операцій.

Модуль формує такі стандартні звіти:

• звіти про закуповувані товари і послуги (номенклатура, постачальники, групи, партії, зовнішня класифікація);

• звіти про зареєстровані прибуткові та сформовані повернені накладні;

• звіт про стан замовлень (документів-підстав, що виконуються) на закупівлю;

• реєстри документів-підстав і накладних;

• звіт про невідповідності в документах на закупівлю.