3.3. Рационализация учета расчетов с покупателями и заказчиками
в организации
Несвоевременная оплата покупателями своих обязательств приводит к дефициту денежных средств, увеличивает потребность организации оборотных активах для финансирования текущей деятельности, ухудшает финансовое состояние. Состояние дебиторской задолженности, ее размер и качество оказывают существенное влияние на финансовое состояние организации. Грамотное, четкое и эффективное выстраивание системы продаж своей продукции, обеспечение устойчивого интереса как со стороны уже существующих, так и будущих покупателей должно являться основной задачей для любой организации.
На основании проведенного анализа учетной политики ООО ПКФ «Буква» выявились серьезные недостатки в ее разработке. Рекомендуется для утверждения учетной политики на 2013г. внести следующие изменения:
Внести изменения в рабочий План счетов организации.
Согласно применяемого в организации Плана счетов, аналитический учет продаж ведется без разграничения по видам деятельности. Вместе с тем организация ведет как минимум 3 разных вида деятельности:
- реализация трудовых книжек, и вкладышей к ним;
- реализация канцтоваров;
- изготовление полиграфической продукции.
Поэтому предлагается к счету 90 «Продажи» открыть следующие субсчета:
90.1 «Выручка от продажи»;
90.1.1 «Выручка от продажи трудовых книжек и вкладышей»;
90.1.2 «Выручка от продажи канцтоваров»;
90.1.3 «Выручка от производства полиграфической продукции»;
90.2 «Себестоимость продаж»;
90.2.1 «Себестоимость трудовых книжек и вкладышей»;
90.2.2 «Себестоимость канцтоваров»;
90.2.3 «Себестоимость полиграфической продукции»;
90.3 «Налог на добавленную стоимость»;
90.9 «Прибыль/убыток от продаж»;
90.9.1 «Прибыль(убыток) от продажи трудовых книжек и вкладышей»;
90.9.2 «Прибыль(убыток) от продажи канцтоваров»;
90.9.3 «Прибыль(убыток) от производства полиграфической продукции».
При введении данных субсчетов появляется возможность определения финансового результата от продаж по каждому виду деятельности организации, определения доли продаж данного вида деятельности в объеме всей выручки и отражения информации отдельно по видам деятельности в отчете о прибылях и убытках. Такая информация по видам основной деятельности поможет проводить анализ и выявлять какой вид деятельности наиболее рентабелен.
2. В соответствии с выручкой организовать учет расчетов с покупателями на счете 62 «Расчеты с покупателями» по видам продукции и к счету 62 открыть следующие субсчета:
62.1.1 «Расчеты с покупателями за трудовые книжки и вкладыши»;
62.1.2 «Расчеты с покупателями за канцтовары»;
62.1.3 «Расчеты с покупателями за полиграфическую продукцию»;
Учет авансов полученных вести на следующих субсчетах к счету 62.2 «Авансы полученные»:
62.2.1 «Авансы, полученные за трудовые книжки и вкладыши»;
62.2.1 «Авансы, полученные за канцтовары»;
62.2.3 «Авансы, полученные за полиграфическую продукцию»;
3. ООО ПКФ «Буква» отражает реализацию материалов покупателям. Покупателями материалов преимущественно являются юридические лица и предприниматели. Отпуск материалов покупателям носит систематический характер, однако, отражается как прочее выбытие материалов, то есть отражается через счет 91 «Прочие доходы и расходы». Так как выбытие материалов осуществляется систематически и носит существенный характер (более 5 % от суммы основной выручки), то данную реализацию следует считать обычным видом деятельности и рассматривать как реализацию полиграфических материалов. В связи с вышеуказанным, предлагается в рабочий план счетов ввести счет 41 «Товары», на котором будут учитываться полиграфические материалы, приобретенные для перепродажи. Реализацию таких материалов следует отражать как обычный вид деятельности через счет 90 «Продажи». Реализация полиграфических материалов, предназначенных для перепродажи, будет отражаться следующим образом.
ДТ 62-1 КТ 90-1 - на сумму выручки;
ДТ 90-3 КТ 68-2 - на сумму НДС;
ДТ 90-2 КТ 41 - списывается стоимость проданных полиграфических материалов.
4. Как показала инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками, организация имеет просроченную дебиторскую задолженность, имеется риск возникновения безнадежной задолженности. Поэтому для списания всей просроченной дебиторской задолженности рекомендуется пересмотреть размер созданного резерва по сомнительным долгам.
Чтобы определить сумму резерва по сомнительным долгам, необходимо провести инвентаризацию дебиторской задолженности на последнее число отчетного (налогового) периода, результаты инвентаризации оформляются унифицированной формой № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями. Затем все задолженности делятся на три группы в зависимости от срока возникновения.
Суммы дебиторской задолженности включаются в расчет резерва по сомнительным долгам:
- в полном объеме, если задолженность просрочена более чем на 90 календарных дней;
- в объеме 50%, если задолженность просрочена от 45 до 90 календарных дней (включительно);
- не включаются, если задолженность просрочена менее чем 45 календарных дней.
Рассмотрим создание резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете нет никаких ограничений по срокам возникновения задолженности, поэтому в сумму резерва будет включена вся сумма сомнительной задолженности. Сомнительной задолженностью признается задолженность, по которой истек срок платежей по договору и которая не имеет обеспечения.
Таким образом, возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом при формировании резерва по сомнительным долгам. Порядок учета таких разниц регламентируется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Данная разница относится к постоянным разницам.
В результате возникновения постоянной разницы возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО).
ДТ 99 КТ 68 – отражается ПНО в связи с созданием резерва по сомнительным долгам.
Возникнет существенная экономия в виде отсрочки платежа по налогу на прибыль.
В следующем году ООО ПКФ «Буква» может использовать данный резерв на списание просроченной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Если же в отчетном (налоговом) периоде сумма резерва использована не полностью на списание безнадежных долгов, то остаток резерва можно перенести на следующий отчетный (налоговый период).
В конце года остаток неиспользованного резерва должен быть присоединен к финансовым результатам отчетного года, что отражается следующей записью: Дт 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кт 91-1 «Прочие доходы».
5. Для сокращения размера просроченной дебиторской задолженности покупателей и заказчиков предлагается воспользоваться новыми способами прекращения обязательств. Для российского законодательства таковыми являются отступное и новация. Под новацией понимается замена первоначального обязательства другим обязательством между теми же лицами, предусматривающим иной предмет или способ исполнения. По соглашению об отступном обязательство может быть прекращено предоставлением взамен исполнения отступного. Отступное отличается от новации тем, что оно предполагает собой полное прекращение юридической связи между сторонами.
Исходя из экономической сущности и общности правил учета расчетных операций при прекращении долговых обязательств путем соглашений об отступном и новации, нами формализована следующая последовательность их оформления и бухгалтерского учета (на примере соглашения об отступном):
- подтвердить первичными расчетными документами сумму задолженности с выделением НДС;
- согласовать с дебитором (кредитором) размер, срок и порядок предоставления отступного в соответствии со ст. 409 ГК РФ[3];
- заключить соглашение об отступном в соответствии с нормами обязательственного права;
- определить момент прекращения обязательства по дате передачи в счет оплаты первичных документов, платежного поручения либо иного расчетного документа, подтверждающего перечисление денежных средств, в качестве отступного;
- определить сумму выручки, поскольку в бухгалтерском учете при получении кредитором в качестве отступного неденежных активов первоначальная величина выручки, т. е. дохода, или дебиторской задолженности подлежит корректировке в соответствии с размером первоначального долгового обязательства.
Использование ООО ПКФ «Буква» новых способов погашения задолженности позволит существенно сократить размер просроченной дебиторской задолженности.
Разработанные мероприятия по совершенствованию учетной политики части учета расчетов с покупателями и заказчиками позволят ООО ПКФ «Буква»:
- улучшить информативность по счетам 90 «Продажи», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- избежать штрафных санкций за нарушение норм трудового законодательства;
- получить отсрочку уплаты по налогу на прибыль;
- понизить размер просроченной дебиторской задолженности.
Среди выявленных слабых сторон в организации учета расчетов с покупателями и заказчиками в ООО ПКФ «Буква» можно отметить следующие:
1. Ослабленный контроль за деятельностью бухгалтерии со стороны руководства предприятия.
2. Несвоевременное выставление счетов фактур покупателю (должен быть выставлен в течение 5 дней с момента отгрузки товара, либо со дня получения аванса).
3. Недостаточность контроля со стороны, как главного бухгалтера предприятия, так и руководителя, приводящая к ошибкам зачисления поступивших средств и путанице при платежах третьих лиц.
4. Несвоевременно проводится инвентаризация расчетов, хотя это и предусмотрено учетной политикой предприятия, что не способствует своевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер к ее погашению.
5. Невыполнение правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. после составления документа одним работником бухгалтерии другой не проверяет полностью этот документ.
6. Несвоевременно предоставляется в бухгалтерию документация со стороны отдела продаж, что способствует росту числа ошибок в учете.
На основании проведенного анализа и выявленных недостатков, можно определить следующие направления рационализации учета расчетов с покупателями и заказчиками:
1. Обязательная внутренняя проверка документов. При которой качество подготовки и достоверность документов значительно возрастает. Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.
2. Большое значение для устранения недостатков в учете ООО ПКФ «Буква» имеет правильная организация внутреннего документооборота, который должен устанавливаться приказом руководителя. Для этого необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. На данный момент график документооборота в ООО ПКФ «Буква» составлен формально.
3. Создание комиссии по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой будет входить проведение регулярных сверок расчетов с покупателями.
4. Производить анализ дебиторской и кредиторской задолженности по каждому покупателю и заказчику, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принять меры к ее взысканию.
5. Следить постоянно за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, потому что преобладание дебиторской задолженности создаст угрозу финансовой устойчивости предприятия и сделает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия.
6. Организовать систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты.
Вышеизложенное будет способствовать совершенствованию организации расчетов, снижению дебиторской задолженности и укреплению финансового состояния ООО ПКФ «Буква».