3. Виды форм бухгалтерского учета. Характеристика журналь­но-ордерной формы учета.

В настоящее время в нашей стране наиболее распространенными формами бухгалтерского учета являются:

- мемориально-ордерная форма учета, создание которой проис­ходило путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов предыдущих форм. В ней сочетаются книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные ре­гистры;

- журнально-ордерная форма учета, завершающая многовековой этап развития форм ручной регистрации данных бухгалтерского уче­та. На практике ей предшествовала мемориально-ордерная форма, подготовившая к широкому применению принципа накапливания данных;

- автоматизированная форма учета, составляющая качественно новый этап в развитии не только форм, но и всего бухгалтерского учета. Более правильным представляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомога­тельного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом ре­жиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и полу­чения соответствующих выходных документов;

- упрощенная форма учета для организаций, являющихся субъек­тами малого предпринимательства.

Общая тенденция развития российского бухгалтерского учета в условиях рыночных отношений связана, с одной стороны, с соблюде­нием основных, главных методологических принципов его ведения и организации со стандартизацией бухгалтерского учета, а с другой - с представлением организациям самостоятельно решать многие вопро­сы бухгалтерской работы. Так, в пункте 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Фе­дерации (утверждено приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года N 34н) говорится, что предприятием самостоятельно определяются "... правила документооборота и технология обработки учетной информа­ции".

Какие же критерии берутся за основу при выборе форм учета? Форма должна соответствовать особенностям организации бухгалтерс­кого учета на данном предприятии и общим требованиям стандартной формы учета. Выбор формы и применение ее отдельных элементов за­висят от типа организации, объема хозяйственной документации; формы организации учетно-вычислительных работ (централизованная, децентрализованная и смешанная), имеющейся вычислительной техники и квалификации счетных работников. Рассмотрим последовательно все элементы, касающиеся выбора формы учета.

При выборе формы учета прежде всего необходимо определить, к какой отрасли национального хозяйства относится организация. Бух­галтерский учет, реконструируя хозяйственную деятельность органи­зации, должен принимать во внимание ее особенности.

Важное значение при выборе формы учета имеет не столько сам объем хозяйственной деятельности, сколько объем хозяйственной (первичной) документации, отражающей и реконструирующей ее. Нап­ример, две организации могут иметь одинаковый объем хозяйственной деятельности, но различный ассортимент производимой ими продукции приводит к совершенно разному объему документов.

При выборе формы большое значение имеет форма организации учетно-вычислительных работ. С точки зрения организации процесса регулирования постановки бухгалтерского учета теоретически воз­можны три подхода: централизованный, децентрализованный и смешан­ный.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредо­точен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и свод­ных документов, поступающих из отдельных подразделений организа­ции (цехов, отделов и др.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций. Данный вариант успешно реализован в нашей стране. В настоящее время такая орга­низация учета распространена на мелких и средних предприятиях на­шей страны, применяющих современную вычислительную технику.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осу­ществляется синтетический и аналитический учет и составляются ба­лансы и отчетность заводов, цехов и отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляется сводный баланс и отчеты по организации, а также осу­ществляется контроль за постановкой учета в отдельных подразделе­ниях организации. Эта форма учетно-вычислительных работ предпола­гает индивидуализацию бухгалтерского учета для каждого предприя­тия. Она применяется на крупных, а также на средних предприятиях, где цеха и производственные единицы расположены на большом расс­тоянии от заводоуправления.

Наконец, третий подход основывается на разумном сочетании элементов первого и второго. Мировой опыт показывает, что при данном способе за централизованным регулированием остается сово­купность общих правил и принципов, обеспечивающих доступность и полезность финансовой информации, формируемой в учете. Конкрети­зация и механизм выполнения этих правил и принципов разраба­тывается на каждом предприятии, исходя из условий деятельности, особенностей квалификации персонала и т.д.

Вычислительная техника, имеющаяся в распоряжении бухгалтерс­кого аппарата, является одним из факторов, обусловившим развитие форм учета и применяемых в них регистров. К вычислительным средс­твам относятся: элементарные (счеты, арифмометры), эти виды тех­ники не могут рассматриваться как средства машинизации счетного процесса; клавишные, перфорационные и электронные вычислительные машины. Важно также учитывать число машин, их быстродействие, объем памяти и другие параметры.

С появлением нового класса ЭВМ (персональных ЭВМ) возникло понятие автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, позво­ливших резко повысить производительность учетного труда.

При выборе формы учета необходимо учитывать квалификацию учетных работников. Бухгалтер многие годы привык работать с опре­деленными регистрами, у него уже есть навыки, которые позволяют успешно выполнять работу. В этих условиях даже самая незначитель­ная перестройка формы учета может привести к затруднениям, пута­нице.

Из перечисленных форм бухгалтерского учета наиболее распрост­раненной в нашей стране является журнально-ордерная форма счето­водства. Эта форма учета в виду ее больших контрольных и аналити­ческих возможностей при простоте ведения учетных работ применяется на большинстве предприятий, осуществляющих обработку в руч­ную или с частичной механизацией.

Руководствуясь письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 года N 59"О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" организации самостоятельно адаптируют жур­нально-ордерную форму учета к своим условиям и учетной политике. Поэтому эта форма учета в своей новой редакции носит рекоменда­тельный характер.

Остановимся на более подробной характеристике журнально-ор­дерной формы учета. При этом заметим, что она ближе всего стоит к интегральной форме учета.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания (собирания) данных первичных документов в разрезах необходимых для ведения синтетического и аналитического учета по всем разделам бухгалтерского учета. Применение этого принципа на отдельных участках учетной работы, например, в бух­галтерской документации, в подготовке записей по некоторым синте­тическим счетам имеет место и при мемориально-ордерной форме уче­та. Однако журнально-ордерная форма учета базируется на накапли­вании учетных данных как на основном приеме осуществления учета.

Графически журнально-ордерную форму учета можно представить в виде следующей схемы.