1. Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете. Классификация учетных регистров.

Из содержания темы N 4 "Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете", известно, что учетный процесс состоит из нескольких этапов работ: первичного бухгалтерского учета (документирование хозяйственных фактов), текущего бухгал­терского учета (системная регистрация хозяйственных фактов на счетах, в учетных регистрах; суммирование данных, их распределе­ние и перераспределение) и итогового (формирование результатной информации, т.е. составление сводных данных, обобщение).

Отражение хозяйственных операций в первичных документах представляет собой первый этап организации учетного процесса и создания наибольшего количества носителей первичной учетной ин­формации. Чтобы получить информацию в более обобщенном виде и сформировать требуемые показатели производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации, необходимы данные содержащи­еся в первичных документах, зарегистрировать в специальных учет­ных регистрах. Регистрация, обобщение, группировка и систематиза­ция первичной учетной информации в учетных регистрах представляет собой второй этап организации учетного процесса - этап текущего учета.

Что же понимается под учетными регистрами?

Под учетными регистрами понимаются различные виды носителей информации, полученной на базе первичных документов или из других учетных регистров. Они служат для отражения хозяйственных опера­ций на счетах бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это специальные таблицы, представленные в виде карточек, книг, ведомостей (свободных листов), магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей. При этом следует заметить, что в условиях автоматизированного учета ведомости (свободные листы) принято называть машинограммами.

Строение учетных регистров, их взаимосвязь, последователь­ность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета. Поэтому учетные регистры являются неотъемлемым понятием каждой формы учета и отражают вторичную ин­формацию.

Все многообразие учетных регистров классифицируется по четы­рем признакам: по назначению, содержанию записей, внешнему виду и характеру разграфовки.

По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологи­ческие, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это регистры, в которых регистра­ция хозяйственных операций производится по мере совершения их в хронологическом порядке и поступления документов в бухгалтерию. К таким регистрам относится кассовая книга (ф. N КО-4),

Систематические регистры - это регистры, в которых регистри­руют хозяйственные операции с учетом их экономического содержа­ния, т.е. в них осуществляют группировку однородных по экономи­ческому содержанию хозяйственных операций. Например, Главная кни­га, в которой осуществляют группировку операций по синтетическим счетам - 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 50 "Касса" и т.д.

Комбинированные регистры - это регистры, в которых сочетает­ся хронологическая и систематическая записи. Комбинированные ре­гистры имеют наиболее удобную форму, поэтому они в настоящее вре­мя получили широкое распространение. Эти регистры позволяют сок­ратить количество учетных записей, они наглядны и экономичны. К комбинированным регистрам относятся журналы-ордера и вспомога­тельные к ним ведомости.

По содержанию записей - регистры делятся на аналитические, синтетические и комбинированные.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по отдельным аналитическим счетам. К аналитическим регистрам отно­сятся карточки (инвентарные карточки - учета основных средств ф. N ОС-6; карточки учета материалов ф. N М-17; карточки аналитичес­кого учета расчетов с дебиторами и кредиторами ф. N РТ-12), и книги (кассовая книга ф. N КО-4).

Синтетические регистры - это регистры, предназначенные для отражения в обобщенном виде имущества организаций, их обязатель­ств и хозяйственных операций. Синтетическими регистрами являются Главная книга и оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры - это регистры, совмещающие ведение аналитического и синтетического учета. К ним относятся большинс­тво журналов - ордеров (например, N 6,7,10-с), вспомогательные ведомости к журналам-ордерам и машинограммы.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки и сво­бодные листы.

Книги представляют собой сброшюрованные учетные регистры, имеющие специальную форму графления. Они используются в тех слу­чаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Они не имеют широкого распространения, так как препятствуют разделению учетного труда, а следовательно, и механизации учета. Наиболее распространены кассовая книга (ф. N КО-4) и Главная книга.

Карточки - это регистры аналитического учета, имеющие опре­деленный формат и форму графления, отвечающую рациональной орга­низации труда. Они обычно печатаются на более плотной бумаге, хранятся в специальных картотечных ящиках и используются в тече­ние года или нескольких лет. В основном, карточки используются для аналитического учета основных средств, товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат на производство. К ним относятся инвентарные карточки учета основных средств ф.N ОС-6, карточки учета материалов ф. N М-17, карточки аналитического уче­та расчетов с дебиторами и кредиторами ф. N РТ-12.

Свободные листы - это регистры, изготовленные на отдельных листах различного формата и предназначенные для учетных записей по соответствующим разделам учета. Форма и графление свободных листов зависят от их назначения. Свободные листы широко распрост­ранены в учете. Это журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним, применяемые при журнально-ордерной форме учета, машинограм­мы.

Преимущество применения свободных листов, равно как и карто­чек, состоит в возможности заполнения их средствами вычислитель­ной техники, т.е. по сути представляется возможность полностью исключить ручной способ заполнения. Свободные листы, машинограм­мы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и иные машинные но­сители, как учетные регистры, удобнее группировать исходя из пот­ребностей пользователей информацией, представленной в этих учет­ных регистрах. Нет проблем с разделением труда по ведению между отдельными счетными работниками. Как недостаток - возрастает ве­роятность утери или не санкционированного доступа к информации, представляемой в таком виде.

По характеру разграфовки бухгалтерские регистры делятся на линейные, шахматные, односторонние и двусторонние.

Линейная (позиционная) форма графления применяется в основ­ном в регистрах для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (журнал-ордер N 6), подотчетными лицами (журнал-ордер N 7), раз­ными дебиторами и кредиторами (журнал-ордер N 8). В них объединя­ется аналитический и синтетический учет.

Сущность линейной формы графления состоит в том, что в под­лежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту (с ука­занием основания записи в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода. Таким образом, по каж­дой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором и кредитором или состояние по каждому расчетному документу.

В строении учетных регистров широко используется шахматный принцип записи, позволяющий за один прием указать сумму в учетном регистре, не нарушая при этом принцип двойной записи.

Сумма по хозяйственной операции записывается один раз на пе­ресечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета. Тем самым возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание кор­респонденции счетов, так как дебет и кредит соответствующих сче­тов представлены в одном месте, по одной операции, в одном учет­ном регистре.

Примером шахматной записи служат многие журналы-ордера, яв­ляющиеся основными учетными регистрами журнально-ордерной формы учета. Так, например, шахматная (табличная) форма графления при­меняется в журнале-ордере N 10-с для учета затрат производства по счетам 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производс­тва", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве" и другим счетам, в котором в подлежащим (по строкам) по дебету перечисленных счетов записыва­ются объекты учета, а по кредиту (в графах) - кредитуемые счета.

В регистрах шахматной формы графления сочетается аналитичес­кий и синтетический учет. Эта форма позволяет в один прием сде­лать запись по кредиту одного или нескольких счетов и дебету сче­та, субсчета, статьи аналитического учета, заказа.

В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых записей в регистрах они могут быть односторонними и двусторонними.

В односторонних регистрах графы дебета и кредита смещены в одну сторону, для текста и других данных отводится необходимое число граф, дебетовые и кредитовые записи в односторонних регист­рах чередуются. По такой форме ведутся кассовая книга (ф. N КО-4), карточки учета материалов (ф. N М-17) и др.

В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведе­на одна сторона и часть листа, для записей по кредиту - другая. Например, Главная книга (при мемориально-ордерной форме учета).

В целом классификацию учетных регистров в сгруппированном виде можно представить в виде схемы.