Требования к местам исполнения государственной функции

2.22. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, должны быть оборудованы в соответствии с санитарными правилами и нормами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

2.23. Центральный вход в здание Департамента оборудуется вывеской, содержащей информацию о наименовании и графике работы Департамента.

2.24. Места приема заявителей оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.25. Места ожидания и приема заявителей оборудуются достаточным количеством стульев, столом для возможности оформления документов, информационным стендом, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.26. Вход в здание Департамента оборудуется пандусом, обеспечивающим беспрепятственный доступ инвалидов.

На автомобильной стоянке у здания Департамента предусматривается не менее одного места для парковки автотранспортных средств заявителей, в том числе для парковки автотранспортных средств инвалидов.

Информация о перечне необходимых для исполнения государственной

функции документов, требуемых от заявителей, способах их получения заявителями, порядке их представления в Департамент

2.27. Личный прием граждан осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

2.28. В случае направления письменного обращения, заявитель в обязательном порядке указывает в обращении либо наименование Департамента, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В подтверждение приведенных в обращении доводов к письменному обращению могут прилагаться документы и материалы либо их копии.

2.29. Письменное обращение, подписанное двумя и более заявителями, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

Информация о возмездной (безвозмездной) основе исполнения государственной функции

2.30. Исполнение государственной функции осуществляется на безвозмездной основе.

III. Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает следующие административные процедуры:

личный прием граждан;

работа с письменными обращениями:

а) регистрация обращений;

б) рассмотрение обращений;

в) направление ответов на обращения.

3.2. Последовательность административных процедур при исполнении государственной функции отражена в блок-схеме (приложение 2 к настоящему административному регламенту).

Личный прием граждан

3.3. Основанием для начала административной процедуры по проведению личного приема является непосредственное обращение заявителя в Департамент.

3.4. Начальник Департамента (лицо его замещающее), начальник управления государственной и муниципальной службы, заместитель начальника Департамента (лицо его замещающее) проводит личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию, в соответствии с графиком личного приема граждан в Департаменте (приложение № 3 к настоящему административному регламенту).

Личный прием проводится в присутствии двух должностных лиц Департамента.

Организацию личного приема граждан осуществляет специалист, ответственный за прием и регистрацию документов.

Запись на личный прием производится специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 8 до 17 часов, в предпраздничные дни – с 8 до 16 часов, перерыв с 12.30 до 13.30, выходные дни – суббота, воскресенье.

Запись на повторный личный прием производится не ранее получения заявителем ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу.

В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих прием в дни, установленные графиком личного приема граждан в Департаменте, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, указанным в графике личного приема. Заявители, записавшиеся на личный прием, оповещаются о переносе даты специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, не менее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема.

3.5. На заявителей, записанных на личный прием, не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема, оформляется карточка личного приема специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, согласно приложению 4 к настоящему административному регламенту.

3.6. Во время проведения личного приема должностным лицом, проводящим личный прием, в карточку личного приема заносится результат рассмотрения обращения или поручение о дальнейшем его рассмотрении.

Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если сведения в обращении требуют дальнейшего рассмотрения и проверки, гражданину сообщается в письменной форме о направлении обращения на рассмотрение в порядке, установленном настоящим административным регламентом для рассмотрения письменных обращений.

В случае если в устном обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном настоящим административным регламентом. О принятии письменного обращения гражданина специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, делается запись в карточке личного приема.

3.7. Результатом выполнения административной процедуры по проведению личного приема граждан является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов и принятие должностным лицом, осуществляющим личный прием, решения о принятии мер по решению поставленных вопросов либо отказ в рассмотрении обращения, либо разъяснение, куда и в каком порядке заявитель может обратиться.

Работа с письменными обращениями

Регистрация обращений

3.8. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращений является письменное обращение заявителя поступившее в Департамент или поступившее из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения.

3.9. Обращения, поступившие по почте, по электронной почте, по факсимильной связи, сети Интернет и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную Департамента и регистрируются специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, в день их поступления.

3.10. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов. По просьбе заявителя ему выдается расписка (приложение 5 к административному регламенту) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для получения информации о ходе рассмотрения обращения или ставится отметка на копии или втором экземпляре принятого обращения.

3.11. Регистрация письменных обращений производится в день их поступления специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, путем присвоения порядкового номера каждому поступившему обращению с заведением регистрационно-контрольной карточки (приложение 6 к административному регламенту).

Одновременно специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов все обращения ставятся на контроль.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:

а) прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные в обращении вопросы, заполняет регистрационную карточку;

б) готовит проекты резолюций;

3.12. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) возвращаются заявителю. Приложенные к письменному обращению наличные денежные знаки возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся за счет заявителя.

3.13. Обращения заявителей в день регистрации передаются начальнику Департамента (лицу его замещающему) специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, для проставления резолюции в карточке учета.

Начальник Департамента (лицо его замещающее) в течение 1 рабочего дня со дня поступления к нему обращения проставляет резолюцию в карточке учета и передает обращение специалисту Департамента, ответственному за прием и регистрацию документов.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, не позднее следующего рабочего дня после дня проставления резолюции начальника Департамента (лица его замещающего) передает обращение государственному гражданскому служащему Департамента, определенному в резолюции начальника Департамента (лица его замещающего) для рассмотрения.

Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных государственных гражданских служащих Департамента, не могут направляться этим лицам на рассмотрение.

3.14. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации обращений является передача на рассмотрение зарегистрированного обращения государственному гражданскому служащему Департамента, указанному в резолюции.

Рассмотрение обращений

3.15. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению обращений является получение государственным гражданским служащим Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, зарегистрированного обращения с резолюцией начальника Департамента (лица его замещающего).

3.16. Государственный гражданский служащий Департамента, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости с участием заявителя, направившего обращение;

готовит проекты запросов на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам и представляет их на подпись начальнику Департамента (лицу его замещающему);

готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов или соответствующего уведомления заявителю.

3.17. В случае, если обращение, по мнению государственного гражданского служащего Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, направлено не по компетенции вопроса, он в течение 1 рабочего дня возвращает это обращение в приемную Департамента, обосновывая в письменном виде причину возврата обращения и предлагая порядок дальнейшего рассмотрения обращения.

3.18. Государственный гражданский служащий Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, в случае выявления оснований, при которых обращение не рассматривается по существу вопросов, готовит проект ответа:

а) о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки в случае, если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Департамент.

В соответствии с принятым решением государственным гражданским служащим Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, готовится служебная записка, которая приобщается к материалам переписки с заявителем. После принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим) заявителю сообщается о прекращении переписки;

б) о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения, если заявителем, направившим обращение, не указана фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим), в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

в) о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения, если текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим);

г) о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу государственным гражданским служащим Департамента, а также членам их семей.

Заявителю, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим), сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

д) о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения, если ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Заявителю, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим), сообщается о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

е) о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения, если в обращении обжалуется судебное решение.

Обращение возвращается заявителю, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим), с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

ж) о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

з) о возвращении жалобы заявителю, после принятия указанного решения начальником Департамента (лицом его замещающим), в случае невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в жалобе вопросов, в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Готовится проект ответа с разъяснением права заявителя обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.19. Если в соответствии с поручением должностного лица должен быть подготовлен обобщенный ответ заявителю (направлена информация в государственные органы), координацию вопросов по рассмотрению обращения и подготовке проекта ответа, уведомления осуществляет государственный гражданский служащий Департамента, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному государственному гражданскому служащему Департамента все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.20. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться все разъяснения на поставленные в обращении вопросы, даваться ссылки на нормативные правовые акты, которыми регулируются вопросы, изложенные в обращении. В ответе следует указать, какие меры приняты по обращению.

В случае если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, его копия прилагается к ответу и направляется заявителю.

Если на обращение дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок окончательного решения вопроса и меры, принятые по решению данного вопроса.

В ответе на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся заявителей направлен ответ.

В ответе в государственные органы, органы местного самоуправления в связи с обращениями заявителей указывается, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения обращения.

3.21. Результатом выполнения административной процедуры по рассмотрению обращений является подготовка проекта ответа или уведомления на обращение.

Направление ответов на обращения

3.22. Основанием для начала административной процедуры по направлению ответов на обращения является подготовка проекта ответа или уведомления на обращение государственным гражданским служащим Департамента, которому поручено рассмотрение обращения.

3.23. Проект ответа или уведомления на письменное обращение заявителя представляется государственным гражданским служащим Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, вместе с подлинником обращения и документами, на основании которых они готовились, не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока, установленного для рассмотрения обращений специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в день поступления указанных документов передает их начальнику Департамента (лицу его замещающему) на подпись.

Начальник Департамента (лицо его замещающее) в течение 1 рабочего дня со дня поступления к нему указанных документов выполняет одно из следующих действий:

подписывает проект ответа или уведомления на письменное обращение заявителя и передает его специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов, для снятия обращения с контроля и направления заявителю;

возвращает проект ответа на письменное обращение государственному гражданскому служащему Департамента, которому поручено рассмотрение обращения на доработку, с указанием причины возврата.

После приведения проекта ответа на письменное обращение в соответствие государственный гражданский служащий Департамента, которому поручено рассмотрение обращения, в течение одного рабочего дня передает его начальнику Департамента (лицу его замещающему) для повторного рассмотрения и принятия соответствующего решения.

3.24. Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в течение 1 рабочего дня со дня подписания ответа или уведомления начальником Департамента (лицом его замещающим) делает отметку в карточке приема обращения и направляет ответ или уведомление по почтовому адресу, указанному в обращении.

Ответ или уведомление на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется помимо почтового адреса по адресу электронной почты, указанному в обращении.

3.25. Результатом выполнения административной процедуры по направлению ответа на обращение является направление ответа или уведомления заявителю заказным письмом с уведомлением.