16.4. Порядок налогообложения оплаты проезда работников к месту работы

Работодатель может участвовать в расходах работников по оплате проезда к месту работы различными способами:

- покупать проездные билеты (единые или на отдельный вид транспорта);

- выплачивать компенсацию установленного размера;

- самостоятельно организовать доставку сотрудников (своим транспортом либо с привлечением транспортных организаций).

В общем случае оплата работодателем проезда работников является их облагаемым НДФЛ доходом (пп. 10 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

В том числе доход возникает, если работнику предоставляется служебный транспорт, однако он использует его в личных целях. К такому мнению пришел Минфин России в Письме от 21.09.2007 N 03-04-06-01/329.

Вместе с тем, если транспортные расходы понесены в целях выполнения работником трудовых обязанностей, такие суммы не облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-05-01-04/117, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870, Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08).

Далее подробно рассмотрим, в каких случаях при разных способах оплаты проезда у работника возникает облагаемый доход, а у работодателя - обязанность исчислить, удержать и уплатить с него НДФЛ.

Быстро перейти к нужному разделу можно по следующим ссылкам:

разд. 16.4.1. Порядок налогообложения компенсаций (дотаций) на проезд к месту работы >>>

разд. 16.4.2. Порядок налогообложения стоимости проездных билетов, оплаченных работодателем >>>

разд. 16.4.3. Порядок налогообложения доставки работников на работу и обратно >>>

разд. 16.4.4. Исчисление, удержание и перечисление НДФЛ со стоимости оплаты проезда работников к месту работы >>>

разд. 16.4.5. Отражение в бухгалтерском учете оплаты проезда работников >>>

16.4.1. Порядок налогообложения компенсаций (дотаций) на проезд к месту работы

В случае если работодатель компенсирует (выплачивает дотацию на проезд) стоимость проезда работнику, доходом работника будет сумма такой компенсации (п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ).

Например, автономное учреждение ежемесячно выплачивает своим работникам компенсацию расходов, связанных с проездом на работу и обратно, в размере 50 руб. за каждый рабочий день. Выплата компенсации производится вместе с заработной платой. Сумма выплачиваемой компенсации является налогооблагаемым доходом работников.

Однако, по мнению некоторых судов, указанная сумма признается доходом работников только при условии, если работники имели возможность использовать проездные документы не только в производственных целях, но и для личных нужд. Об этом говорится в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2007 N Ф04-8288/2007(40650-А27-41).

Но если транспортные расходы понесены в связи с производственной необходимостью, то такие суммы в доход работника не включаются и НДФЛ не облагаются.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ оплата стоимости проезда к месту проведения собеседования, а также проживания кандидатам (претендентам, соискателям) на вакантную должность?

Встречаются ситуации, когда учреждение оплачивает проезд до места своего нахождения потенциальным сотрудникам. Речь идет о случаях, когда для проведения собеседований приглашаются кандидаты, проживающие достаточно далеко от работодателя.

Контролирующие органы расценивают такую оплату проезда как доход физического лица, полученный в натуральной форме (Письмо Минфина России от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170). Соответственно, по мнению финансового ведомства, в отношении оплаты проезда потенциального работника учреждение выступает в качестве налогового агента. С суммы такого дохода соискателя учреждению необходимо рассчитать и уплатить НДФЛ (Письма Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562).

Заметим, что чиновники не ставят обязанность удержать налог в зависимость от того, будет ли впоследствии заключен трудовой (гражданско-правовой) договор с соискателем или нет. Следовательно, НДФЛ потребуется перечислить и в случае отрицательного результата собеседования.

Например, кадровая служба автономного учреждения, расположенного в г. Москве, пригласила П.И. Захарова, проживающего в г. Липецке, для прохождения собеседования на открытую вакансию. Для прибытия в г. Москву П.И. Захаров воспользовался железнодорожным транспортом. Стоимость билета составила 2840 руб.

По итогам собеседования П.И. Захарову было отказано в принятии на работу. Тем не менее учреждение компенсировало ему стоимость проезда. Со стоимости билета бухгалтер учреждения удержал и уплатил в бюджет НДФЛ в размере 369 руб. (2840 x 13%).

Учреждение, оплачивающее кандидату проезд к месту проведения собеседования, при необходимости может взять на себя и оплату его проживания (например, в гостинице). Минфин России считает, что в таком случае в налогооблагаемый доход соискателя следует включить и стоимость проживания (Письмо от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170).

Однако позиция финансового ведомства не бесспорна.

Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 17.08.2012 N А56-35143/2011 указал, что оплата учреждением проезда до места проведения собеседований и проживания претендентам на вакантные должности не облагается НДФЛ независимо от того, будет принят в дальнейшем соискатель на работу или нет. В отношении кандидатов, с которыми впоследствии заключены трудовые договоры, судьи отметили, что оплата расходов на проезд и проживание таких лиц связана с исполнением ими трудовых обязанностей и на основании п. 3 ст. 217 НК РФ освобождена от налогообложения. Что касается соискателей, не принятых на работу, то в данном случае расходы произведены в интересах потенциального работодателя, а физические лица экономической выгоды не получили, поэтому не возникло и облагаемого дохода. Кроме того, суд учел, что денежные средства непосредственно соискателям не передавались, а услуги по проезду и проживанию оплачивались напрямую перевозчикам и гостиницам без разделения по конкретным физическим лицам.

Как видно, однозначной точки зрения по рассматриваемому вопросу в настоящее время нет. При этом если учреждение не облагает НДФЛ стоимость оплаты проезда и проживания кандидатам на вакантные должности, то в случае возникновения спора с проверяющими есть шанс отстоять свою позицию в суде.