15.5. Как облагается ндфл возмещение расходов по проживанию работника (найму жилого помещения) в командировке

Работодатель возмещает работнику фактически произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Оплата данных расходов в доход работника не включается и НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но для этого работник обязан подтвердить свои расходы документами.

Если подтверждающие документы отсутствуют, такая оплата освобождается от НДФЛ в пределах норм, установленных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Далее рассмотрим вопрос обложения НДФЛ оплаты найма жилого помещения для работника при различных вариантах проживания в командировке.

Быстро перейти к нужному разделу можно по следующим ссылкам:

разд. 15.5.1. Облагается ли НДФЛ оплата расходов по проживанию командированного работника в гостинице. Документы для подтверждения расходов >>>

разд. 15.5.2. Облагается ли НДФЛ оплата расходов по аренде частной квартиры работником для проживания в командировке. Документы для подтверждения расходов >>>

разд. 15.5.3. Как облагается НДФЛ оплата командировочных расходов по проживанию, которые не подтверждены документально (при отсутствии кассового чека, бланка строгой отчетности, договора найма и др.). Нормы возмещения расходов по проживанию >>>

15.5.1. Облагается ли ндфл оплата расходов по проживанию командированного работника в гостинице. Документы для подтверждения расходов

Вариант проживания командированных работников в гостинице наиболее распространен. Если расходы на размещение в гостинице документально подтверждены, они НДФЛ не облагаются (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Подтверждающими документами в данном случае зачастую выступают чеки ККТ.

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то для подтверждения расходов служат бланки строгой отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Их гостиница вправе разработать самостоятельно (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008). Отметим, что федеральные органы исполнительной власти, в том числе Минфин России, полномочий утверждать формы таких бланков не имеют (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008, Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 03.03.2009 N 03-01-15/2-78, от 27.01.2009 N 03-01-15/1-29).

При отсутствии чека ККТ или бланка строгой отчетности налоговые органы могут посчитать, что командировочные расходы на проживание документально не подтверждены. А следовательно, потребуют доплатить НДФЛ с суммы возмещения таких расходов свыше установленных норм.

Однако заметим, что подтвердить произведенную оплату услуг гостиниц могут и иные документы. Ведь Налоговым кодексом РФ не предусмотрено конкретного перечня документов. Например, таким документом может быть корешок к приходному кассовому ордеру. Этот вывод следует из судебных решений (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 N Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49), ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N Ф08-4212/2008).

При этом ФАС Московского округа в Постановлении от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09 указал, что, даже если оплата проживания подтверждена квитанцией по форме N 3-Г, которая утратила силу с 1 декабря 2008 г., у работников также не возникает налогооблагаемого дохода.

Отметим, что подтверждающие документы должны свидетельствовать о факте проживания работника в гостинице, а также содержать информацию о стоимости проживания (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-05-01-04/261). В противном случае претензий со стороны налоговых органов не избежать.

Примечание

Подробно о налогообложении компенсации расходов по проживанию, которые не подтверждены документами, см. разд. 15.5.3 "Как облагается НДФЛ оплата командировочных расходов по проживанию, которые не подтверждены документально (при отсутствии кассового чека, бланка строгой отчетности, договора найма и др.). Нормы возмещения расходов по проживанию".

В заключение добавим, что для работников учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение расходов на проживание осуществляется:

- в размере фактических расходов, но не более 550 руб. в сутки при командировках на территории РФ (пп. "а" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729);

- в пределах норм, установленных Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н, при командировках на территории иностранных государств.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ оплата расходов на дополнительные услуги гостиницы во время командировки

При проживании в гостинице довольно часто некоторые услуги оплачиваются отдельно (телевизор, холодильник, мини-бар, спортзал и т.п.). Нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ?

Исчерпывающего перечня командировочных расходов, не подлежащих обложению НДФЛ, п. 3 ст. 217 НК РФ не содержит. Следовательно, к командировочным могут быть отнесены любые расходы, которые понесены работником в командировке и которые подтверждены счетом из гостиницы.

При этом оплата работником некоторых гостиничных услуг (в том числе платежи за телевизор, холодильник и т.д.) вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления работника, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. Такие выводы содержит судебная практика (Постановления ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2, от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2).

В то же время судебная практика свидетельствует о том, что налоговые органы могут предъявить претензии в отношении таких расходов. Поэтому желательно, чтобы в счете на оплату услуг гостиницы отдельно дополнительные услуги не выделялись, а были включены в общую стоимость проживания.

Несколько иначе обстоит дело с расходами на оздоровительные и (или) развлекательные услуги, которые предлагает гостиница (например, посещение бассейна, пользование мини-баром в номере и др.). Нельзя сказать, что они объективно необходимы для проживания в гостинице. Поэтому с оплаты работнику таких услуг следует начислять НДФЛ. Иначе претензий налоговых органов не избежать.

Примечание

Неоднозначным является вопрос об исчислении НДФЛ со стоимости питания (например, завтраков), которое включено в стоимость проживания в гостинице. Подробнее об этом см. разд. 15.7 "Как облагается НДФЛ оплата питания командированного работника".

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ компенсация командированному работнику расходов по проживанию в гостинице, если сведений такой гостинице нет в ЕГРЮЛ

Напомним, что суммы расходов на проживание в гостинице во время командировки, которые учреждение возместило своему сотруднику, не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако сохраняется ли право на такое освобождение, если подтверждающие документы представлены, но в ЕГРЮЛ отсутствуют сведения о гостинице, в которой проживал командированный работник?

Официальных разъяснений контролирующих органов по этому вопросу в настоящий момент нет.

На практике налоговые органы нередко требуют начислить НДФЛ на компенсацию указанных расходов. Они полагают, что предоставленные гостиницей документы содержат недостоверную информацию, поскольку о таком юридическом лице нет сведений в ЕГРЮЛ. Соответственно, проверяющие признают расходы работника по проживанию неподтвержденными, а суммы компенсаций расценивают как налогооблагаемый доход.

Сложившаяся арбитражная практика содержит неоднозначные выводы по этому вопросу.

Так, некоторые судьи полагают, что если сотрудник по возвращении из командировки предъявил документы, подтверждающие проживание в той или иной гостинице, то выплачиваемая ему компенсация не облагается НДФЛ. Судьи указывают: отсутствие в ЕГРЮЛ сведений об организациях, оказавших услуги по проживанию, не означает, что физическим лицом получена экономическая выгода в виде компенсированных ему расходов. К тому же, по мнению судей, ни работодатель, ни его сотрудники не обязаны проверять достоверность информации о соблюдении принимающей стороной порядка государственной регистрации (Постановление ФАС Московского округа от 02.06.2011 N КА-А40/4729-11). Таким образом, НДФЛ в подобном случае не удерживается (Определение ВАС РФ от 18.11.2009 N ВАС-13355/09, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N А52-3413/2009, ФАС Поволжского округа от 17.08.2010 N А55-9028/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 22.12.2010 N ВАС-17102/10), ФАС Уральского округа от 22.09.2010 N Ф09-2084/10-С2, ФАС Московского округа от 02.12.2009 N КА-А40/11461-09-2 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.04.2010 N ВАС-3763/10)).

Однако существует и иная точка зрения. Отдельные суды приходят к следующему выводу: отсутствие в ЕГРЮЛ данных о юридическом лице означает, что оформленные им документы содержат недостоверную информацию. А сделка, совершенная с таким контрагентом, должна быть признана ничтожной в силу ст. 168 ГК РФ. Исходя из этого, судьи поясняют, что денежные средства, расход которых не подтвержден надлежащим образом, являются налогооблагаемым доходом физического лица (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.08.2008 N А49-813/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 19.12.2008 N 16262/08), ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2) <3>.

--------------------------------

<3> Отметим, что в указанных Постановлениях рассмотрен вопрос налогообложения подотчетных сумм, выданных работнику для приобретения товарно-материальных ценностей. Тем не менее полагаем, что выводы судей следует принимать во внимание и в рассматриваемой ситуации.

Таким образом, если учреждение компенсировало работнику расходы по проживанию в гостинице во время командировки и он представил соответствующие подтверждающие документы, то суммы таких компенсаций НДФЛ не облагаются, поскольку формально требование абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ соблюдено.

Однако существует риск, что налоговые органы при проверке оспорят данный подход. Учитывая неоднозначную точку зрения судов по рассматриваемому вопросу, рекомендуем заранее подготовить аргументы в свою защиту.