4.5.2Процесс контроля за реализацией изменений

В целом, методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но могут изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.

Кто-либо из участников проекта - заказчик, команда проекта или третья сторона - могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля, менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

В общем виде данная методика должна регламентировать прохождение изменения через пять основных стадий.

1. Описание.

На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка.

Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.

3. Одобрение.

Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.

4. Реализация.

Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения,

Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Можно привести следующие примеры документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменения:

• «Отчет о проблеме» - описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.

• «Запрос на осуществление изменения». Формируется на начальной стадии.

• «Описание предлагаемого изменения» - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.

• «Сводная форма контроля изменения» - содержит обобщенную информацию об изменении (см. Рисунок 4.5.)

Рис. 4.5. Пример формы контроля изменения.

Сводная форма контроля изменения
Проект: Пакет работ: Работа:
Описание изменения:
Последствия изменения:
Стоимость изменения: Экономия в результате изменения:
	ФИО	Подпись	Дата
Инициировано: Контроль: Разрешено:

Каждая стадия прохождения изменения предусматривает регламентируемое методикой распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости, и представители заинтересованных организаций.

Таким образом, в идеальном случае контроль изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.

Таблица 4.5. Цикл контроля изменения.

Шаг	Начальный статус	Конечный статус
Идентификация проблемы	Нет	Проблема
Описание проблемы	Проблема	Разрешение проблемы или Заявка на изменение
Анализ и описание изменения	Заявка на изменение	Предлагаемое изменение
Рассмотрение и утверждение изменения	Предлагаемое изменение	Предложение отвергнуто Необходима доработка Необходимо утверждение финансирования Изменение утверждено
Доработка (детальный анализ последствий)	Предлагаемое изменение	Детальное описание изменения и последствий
Переговоры	Предлагаемое изменение	Финансирование утверждено
Реализация	Изменение утверждено	Изменение реализовано
Подтверждение исполнения	Реализованное изменение	Реализация принята
Закрытие	Реализованное изменение Корректность реализации подтверждена	Снято с контроля