Тема 6. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів (4 години)

План

1. Особливості ділового листування.

2. Службові листи, їх види, реквізити.

3. Телеграма, факс.

4. Протокол. Витяг з протоколу.

Методичні поради до вивчення теми

Мета вивчення цієї теми — з’ясувати основні поняття про призначення довідково-інформаційних документів; ознайомити з вимогами до складання та оформлення довідково-інформаційних документів; вчити складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів; розвивати розвивати культуру усного і писемного мовлення, збагачувати рівень мовної культури.

Вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» доцільно містить у собі тему з вивчення довідково-інформаційних документів, яка має велике значення в професійному усному і писемному мовленні. Слід зазначити, що ознайомлення з матеріалом теми “Текстове оформлення довідково-інформаційних документів” має базуватися на вже здобутих знаннях зі шкільного курсу «Українська мова». Тому вважається, що студент має уявлення про такі поняття, як „ епістолярний стиль”, „написання листа”, „протокол”, “реквізити”, i т. iн.

Вивчення теми доцільно починати з розгляду особливостей ділового листування. Ознайомлення з основними правилами оформлення довідково-інформаційних документів допоможе студентові правильно їх складати і використовувати за необхідності у професійному спілкуванні.

Наступним кроком вивчення теми є засвоєння поданого теоретичного матеріалу на практиці за допомогою завдань. Слід пам’ятати, що порушення мовних норм веде до некоректного спілкування, непорозуміння між співрозмовниками, суттєвих помилок при оформленні документації, тощо.

Матеріал для самостійного вивчення

Знай, папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

ділові необхідні папери

у стосунках людей ділових.

Д. Білоус

1. Особливості ділового листування.

В усі часи листування грало важливу роль у дипломатичному спілкуванні.

У наш час за наявності телефонного зв’язку та Інтернету ділове листування і надалі залишається одним з найпоширеніших видів обміну інформації.

Службові листи встановлюють офіційні, службові контакти між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь.

Правила ведення ділової кореспонденції:

• виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним;

• факти й події слід висвітлювати об’єктивно;

• усі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло;

• декілька питань можна порушувати в одному листі тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Службовий лист оформляють на бланку або на чистому аркуші паперу, використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є звертання:

Шановний/а (ім’я по батькові)!

Шановний пане (пані)... !

Вельмишановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію:

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний професоре!

Високоповажний пане ректоре!

Вибір завершальних речень є дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа: Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Щиро дякую за...

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Звісно, не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

Бажаємо успіхів!