4. Личная карточка

На всех сотрудников, принятых на  работу, заводится личная  карточка (форма  Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная   карточка используется для анализа состава и учета движения кадров, заполняется в одном экземпляре. Карточка ставится в алфавитную   картотеку работающих.  

Личные карточки формируются отдельно на работающих и  уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица,  ответственного за кадровую документацию, до увольнения  работника. Они  систематизируются  по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий. Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в  течение  года. 

1.2.5. Трудовая книжка

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.  Граждане, поступившие на работу впервые, обязаны представить  администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их  жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил - военный билет. Заполнение трудовой книжки впервые  производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение №1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. №69).

В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся: 1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; 2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную

работу, увольнение; 3) сведения о награждениях и поощрениях; 4) сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. 16 апреля 2003 г. вышло постановление Правительства Российской Федерации № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», контроль за которые возложен  на Министерство труда и социального развития Российской Федерации. Так как изготовление трудовых книжек связано с материальными затратами, в соответствии со ст. 47 Правил с работника, на которого заводится трудовая книжка, взимается плата, размер которой определяется размером  расходов на ее приобретение.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Работодатель - физическое лицо не имеет право производить записи, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики.

Записи в трудовой книжке надо вести аккуратно перьевой или гелевой ручкой, шариковой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Фамилия, имя, отчество на титульном листе указываются полностью, дата рождения записывается полностью, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. После внесения основных сведений о работнике указывается дата заверения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом. Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать кадровой службы или печать организации, выдавшей трудовую книжку, которая ставится на установленном в бланке месте и не должна закрывать ничьих подписей. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.      Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка. О  выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек. При  увольнении  работника все записи о работе, награждениях  и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на  предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае смерти  работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по  их требованию.