Питання 5.

Як свідчить практика організації договірної роботи, реєстрацію, облік та збереження укладених господарських договорів доцільно поклада­ти на спеціалістів бухгалтерської, економічної та інших служб.

Бажано, щоб бухгалтерія або інший структурний підрозділ згідно з наказом (розпорядженням, рішенням або постановою) по суб'єкту господарювання реєстрували договори в журналах дові­льної форми (спеціальна форма реєстрації не встановлена для всіх господарських договорів, крім зовнішньоекономічних).

Практи­ка договірної роботи свідчить і підтверджує необхідність включення до журналу реєстрації договорів таких реквізитів:

- порядковий номер;

- назва структурного підрозділу, який сприяв укладанню до­говору;

- назва суб'єкта господарювання, з яким укладено договір, конкретна його адреса, поштові та банківські реквізити;

- код організації;

- номер, дату та зміст договору (предмет);

- сума договору, строки дії та виконання договору;

- дата погодження з відповідними структурними підрозділа­ми, в тому числі з юридичною та бухгалтерськими службами;

- зміст і наслідки переддоговірного спору;

- відмітка про перевірку виконання договору;

- відмітка про стягнення штрафних санкцій.

В основному в суб'єктах господарювання реєстрація господарсь­ких та інших договорів здійснюється або в спеціальних журналах, або на картках.

Така реєстрація має низку переваг при організації контролю за виконанням господарських договорів.

На юрисконсультів згідно з вимогами Загального положення про юридичну службу може бути покладено обов'язок стежити за своєчасним внесенням змін у договори, які виявилися неприйнят­ними для суб'єкта господарювання. Як правило, підготовку, офо­рмлення та збереження господарських та інших договорів здійс­нюють відповідні структурні підрозділи суб'єкта господарюван­ня, які несуть відповідальність за їх виконання згідно з покладе­ними на них функціональними обов'язками.

Окремі міністерства та інші центральні органи державної вико­навчої влади, щоб не допустити збитків від невиконання або нена­лежного виконання договірних зобов'язань, організацію обліку, контролю та аналізу виконання договірних зобов'язань поклада­ють в цілому на одну службу галузі. Так, згідно з листом Мінсільгоспу України від 25 червня 1985 р. № 23/13-177, надісланим в усі облсільгоспуправління, були прийняті «Рекомендації з організації обліку, контролю і аналізу виконання договорів по виробничому обслуговуванню сільськогосподарських підприємств», які містили рекомендацію покласти цю роботу на економічну службу. Колегія цього Міністерства, правонаступником якого є Міністерство агропромислової політики України, визначила, що правильно і своє­часно укладений договір, а потім систематичне здійснення вико­нання зобов'язань є важливою умовою забезпечення міжгалузе­вих зв'язків. Важливою функцією управління міжгалузевими зв'язками є облік, контроль і аналіз виконання договірних зобо­в'язань у системі агропромислового комплексу України. Тому ця робота є обов'язковим і необхідним елементом економічної робо­ти в суб'єктах господарювання - вона і покладена безпосередньо на економічну службу. Цією постановою колегії було рекомендо­вано для використання на практиці 33 форми таблиць з обліку виконання договірних зобов'язань з різними постачальницькими та агросервісними організаціями даної системи.

Як зазначає С.Ф. Домбровський, важливою формою здійснення систематичного контролю та аналізу виконання договірних зо­бов'язань (не менш ніж один раз у квартал) економічною, бухгал­терською та іншими службами є проведення звірок взаєморозрахунків, тематичних перевірок і ревізій взаєморозрахунків із скла­данням на цій основі перевірених первинних документів - контрольно-аналітичних таблиць виконання договірних зобов'язань строками, обумовленими в конкретному договорі.

Як зазначалось, укладені договори, що надходять на підприємство, реєструються у структурних підрозділах або службах, які відповідають за укладення конкретних договорів. Доцільно, щоб юридична служба підприємства також вела загальну реєстрацію договорів задля здійснення контролю за своєчасним укладенням договорів, проходженням узгодження проекту договору у відповідних службах підприємства, тобто виконувала функцію організатора договірної роботи.

У справі обліку виконання договірних зобов'язань важливе зна­чення має визначення моменту або дня їх виконання, яким є день, коли продукцію було передано органу транспорту або зв'язку для відвантаження споживачеві в іншу місцевість або день складання приймально-передавального акту чи розписки про отримання продукції безпосередньо на складі споживача або постачальника.

У деяких договорах (підряду на капітальне будівництво, надання послуг тощо) моментом виконання договору визнається день складання спільного акта передавання-приймання об'єкта або надання послуги, передавання документації. Моментом виконання зобов'язань замовником є день перерахування кредитору грошових сум, який визначається за календарним штемпелем установи банку на платіжному дорученні боржника.

Облік і контроль за виконанням договірних зобов'язань здійс­нюються відділами матеріально-технічного забезпечення, капітального будівництва, головного механіка, головного енергетика, збуту продукції та товарів.

Юридична служба повинна періодично (щонайменше один раз на квартал) перевіряти дотримання встановленого порядку обліку виконання договорів.

Рекомендується заводити окремі картки на кожного постачальника і споживача, де повинні зазначатися їх реквізити, номер та дата договору, найменування, кількість і період постачання продукції, дані про фактичні поставки продукції на підставі звітів та товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, інших документів, а також про помічені відхилення від договору.

З метою обліку та контролю виконання договорів важливо організувати прийом продукції і товарів за кількістю та якістю. Для цього на підприємстві потрібно розробити конкретні правила приймання продукції та посадові інструкції осіб, які приймають вантажі та відправляють виготовлену продукцію. При цьому необхідно визначити місце і порядок прийняття продукції залежно від виду вантажу і засобу його доставки, місце зберігання вантажу, кількість посадових осіб, які відповідають за організацію прийняття, осіб, які беруть участь у прийманні продукції, і осіб, які відповідають за аналіз продукції, терміни оформлення документів і передавання матеріалів юридичній службі для висунення претензій до постачальника. Майже такий самий порядок повинен бути встановлений і для відправлення готової продукції, товарів і вантажів.

З метою забезпечення належного виконання договірних зобов'язань юридична служба підприємства здійснює загальний контроль за виконанням договорів згідно з методичними рекомендаціями про правове забезпечення виконання договірних зобов'язань щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання та участі в цій роботі юридичних служб підприємств.