8.1.6.2. Робота з командою Форма
Команда Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу, призначене для перегляду та редагування записів у базі даних, а також для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на підставі складних критеріїв.
Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого визначається введеним вами заголовком стовпця. Крім таких полів, у формі можуть бути присутніми поля, що обчислюються, за допомогою яких ви можете виконувати різноманітні обчислення. Значення цих полів автоматично заповнюються Excel на підставі інформації, що міститься в базі даних. Ви не можете безпосередньо ввести чи змінити значення в полях, що обчислюються, тому в режимі редагування ці поля у формі не відображаються. Крім того, ви можете самостійно визначити деякі з полів таблиці як редаговані. У результаті ці поля також не відображатимуться у формі в режимі редагування.
Рис. 8.28. Форма
Крім полів, форма містить ряд кнопок й індикатор номера запису. Кнопка Добавить призначена для введення в базу даних нового запису. В результаті натискання цієї кнопки Excel очистить усі поля форми, після чого ви можете ввести необхідні дані. Уведений запис додається в кінець бази даних.
8.1.6.3. Пошук у базі даних
Пошук у базі даних проводиться так само, як і пошук у таблиці за допомогою команди Правка/Найти.
8.1.6.4. Сортування бази даних
Після введення даних вам може знадобитися впорядкувати їх. Процес упорядкування записів у базі даних називається сортуванням. Порядок сортування записів визначається конкретним завданням. Під час сортування змінюється порядок проходження записів у базі даних чи таблиці. У такий спосіб відбувається зміна бази даних. Ви повинні мати можливість від- новити вихідний порядок проходження записів. Універсальним засобом для цього є введення порядкових номерів записів. У поєднанні із засобами Excel з відновлення даних це цілком захистить вашу базу від утрат у разі випадкових збоїв у роботі.
Команда Данные/Сортировка встановлює порядок рядків у таблиці відповідно до вмісту конкретних стовпців.
Сортування за зростанням передбачає такий порядок:
числа;
текст, включаючи текст із числами (поштові індекси, номери автомашин);
логічні значення;
значення помилок;
порожні комірки.
Сортування за убуванням відбувається в зворотному порядку. Винятком є порожні комірки, що завжди розташовуються в кінці списку.
Найшвидше
і найпростіше сортування за убуванням
чи зростанням проводиться за допомогою
відповідних кнопок
.
У разі вибору Данные/Сортировка відкривається вікно діалогу Сортировка диапазона, що дає можливість вам вказати поля для сортування і визначити критерій сортування. За допомогою списку, що розкривається, Сортировать по ви можете вибрати стовпець для сортування. Порядок сортування встановлюється перемикачами за зростанням чи за убуванням.
Під час сортування за зростанням текстові дані впорядковуються за абеткою від А до Я. Числові дані впорядковуються за зростанням значень від мінімального до максимального. Дати впорядковуються від найбільш ранньої дати до найбільш пізньої. У разі вибору перемикача за убуванням порядок сортування змінюється на протилежний.
Два додаткові розділи Затем по і В последнюю очередь дають змогу визначити порядок вторинного сортування для записів, у яких є значення, що збігаються.
Перемикач Идентифицировать поля по вказує, чи є в сортованому списку рядок заголовків, який потрібно виключити із сортування. За наявності в списку міток стовпців виберіть перемикач Подписям, у противному випадку — Обозначениям столбцов листа.
Рис. 8.29. Вікно сортування
Вікно діалогу містить кнопку Параметры, в результаті натискання якої відкривається вікно діалогу Параметры сортировки. За допомогою цього вікна ви можете:
визначити користувацький порядок сортування для стовпця, зазначеного в списку, що розкривається, Сортировать по;
зробити сортування сприйнятливим щодо використання великих і малих літер;
змінити напрямок сортування (замість сортування згори донизу встановити сортування зліва направо).