5.2. Менеджмент заказа

Текущий менеджмент (в старых терминах — оперативное управ­ление производством), как уже говорилось выше, берет за основу систему выполнения заказов.

Специальные службы ведут непрерывный поиск заказов с уче­том возможностей загрузки предприятия. Рекомендуется иметь хорошие связи с другими типографиями и издательско-типографскими комплексами для того, чтобы иметь возможность передать им заказ, для которого в данный момент нет свободных мощностей или выполнение которого не очень выгодно для предприятия.

Из службы заказов конкретная работа поступает в группу ме­неджеров, занимающихся ведением заказов. За заказом закрепляется конкретный специалист (менеджер), который принимает уча­стие в заключении договора и потом полностью отвечает за его вы­полнение, т.е. за все этапы прохождения работы. Как правило, он же общается с заказчиком и предоставляет ему необходимую информацию.

Менеджер заказа устанавливает связи со службой допечатной подготовки (если требуются ее услуги). Он же связывается с цехо­выми инженерами и мастерами, во время работы которых будет выполняться заказ. В обязанности менеджера заказа входит про­верка наличия необходимых материалов для выполнения заказа, он контролирует необходимые транспортные, а также погрузочно-разгрузочные операции. При необходимости он вступает в контакт со специалистами службы компьютерной поддержки. Он обладает правом доступа ко всей информации, которая имеет отношение к выполнению заказа. Исключением здесь могут быть только неко­торые финансовые аспекты.

Требования к менеджеру заказа приведены на рис.47.

К схеме, приведенной на рис.47, необходимо добавить, что ме­неджеры, ведущие заказы, нередко получаются из цеховых инже­неров. Это отражает тот факт, что знание полиграфических про­цессов и возможностей оборудования является важным для эффек­тивного ведения заказа. Инженеру легче освоить знания менеджеpa, чем менеджеру по образованию разобраться в особенностях полиграфического производства. В то же время такие качества, как логическое мышление и навыки общения, в значительной степени являются врожденными. Дополнительное образование может лишь развивать их и превращать в опыт. Умение работать в двух-трех конкретных информационных системах, которые установлены на данном производстве, в основном осваивается в рамках дополни­тельного специализированного образования.

Последнее прямо связано с тем, что современный менеджер ра­ботает в некоторой специализированной ИС РП, относящейся к четвертому уровню управления (см. раздел 1.4).

Такие ИС РП относятся к классу административно-управляющих систем и носят экономический характер, более точно, характер об­щего управления (оперативный менеджмент), оперативного плани­рования, калькуляции и сбора данных.

Назовем эти информационные системы поддержки ИС РП ве­дения заказа.

ИС РП данного класса тесно связаны с цеховыми ИС РП. С од­ной стороны, они поставляют в цеховые ИС РП данные о заказах, которые там являются входными. С другой, они широко пользу­ются данными из цеховых ИС РП, полученными в ходе выполне­ния заказа. Напомним, что информация, передаваемая с уровня управления заказом на уровень управления оборудования, приве­дена на рис.28 (стр. 54).

Иногда цеховые ИС РП даже считаются частью ИС РП ведения заказа, однако по целому ряду причин не рекомендуется придер­живаться такой точки зрения. Во-первых, эти два типа ИС РП дос­таточно резко отличаются по задачам — для менеджера это про­водка заказа, его материальный и денежный обсчет, а для инжене­ра это управление работой печатной и послепечатной техники. Во-вторых, эти ИС РП значительно отличаются по сути работы ис­пользуемого программного обеспечения. Для ИС РП ведения за­каза характерны логические и арифметические операции. Для цеховой ИС РП характерен контроль работы многочисленных ис­полнительных механизмов, специальные, нередко сложные алго­ритмы обработки информации и обширные связи с техникой. На­конец, важно и то, что эти информационные системы ориентиру­ются на различные подразделения типографии — за менеджера­ми стоит руководство типографии, а за сменными инженерами и мастерами — низовой цеховой состав.

Тем не менее, главенство ИС РП выполнения заказа по отно­шению к цеховым ИС РП неоспоримо. Оно может простираться до той степени, когда менеджеру заказа будет позволено вмешивать­ся в назначения, содержащиеся в карточке заданий (напомним, это технология CIP). Он может переназначать, например, такие вели­чины, как требуемое количество экземпляров, скорость работы машины, время ее включения, параметры качества печати и др. Ес­тественно, речь идет о том, что у менеджера имеются существен­ные соображения на этот счет и он сможет потом обосновать пра­вильность своих действий.