I которые содержат полное или частичное удовлетворение запроса

Работники склада (кладовщик или начальник склада) сверяют полученные «Требования» с первичной картотекой учета наличия изделий с иелью выяснения фактического наличия, так как между картотекой склада и картотекой плановой группы могут быть расхождения из-за запаздывания прохождения информации, после чего подбирают и выдают изделия материально ответственному лицу подразделения НИИ. При этом заполняются графы 7 II «Требования» в обоих экземплярах.Один экземпляр «Требования» передается в бухгалтерию для учета расхода денежных средств по теме в соответствии со смет ной калькуляцией, на основании второго экземпляра вносятся изменения в первичную картотеку учета на складе, а затем в картотеки плановой группы.

Следует отметить, что в 1 —1.5% случаев в "Требованиях" наблюдается расхождение фактически выданного количества и разрешенного к выдаче. Это расхождение может быть объяснено рядом причин: несовпадением информации в первичной и вторичной картотеках учета, изменением технического решения в подразделении НИИ, в результате которого произошел отказ от затребованного ранее изделия и т. п. _я

Задача 2. Выдача информации руководству об образовавшемся дефиците и сверхнормативных запасах. Эта задача решается с еженедельным циклом — формированием в плановой группе отдела комплектации сводок дефицита и сверхнормативных запасов. Эти сводки составляются путем выборки из картотеки учета изделий тех позиций, которые попадают либо в зону I, либо в зону IV. На основании этих сводок начальник отдела комплектации один раз в неделю (обычно в понедельник) готовит предложенения заместителю директора НИИ о срочных заявках поставщикам по дефициту и реализации сверхнормативных запасов сторонним организациям. На основании этой информации заместитель директора НИИ принимает решение и связывается с поставщиками покупных элементов или с предприятиями своей отрасли для ликвидации дефицита и сверхнормативных запасов путем выдачи срочных заявок поставщикам или путем взаимовыгодного обмена с НИИ, КБ и заводами своей отрасли.

Задача 3. Контроль и анализ расхода средств по темам в соот­ветствии со статьей сметной калькуляции «Материалы н полуфаб­рикаты (покупные изделия)». Контроль и анализ осуществляется ежемесячно бухгалтерией и заместителем директора НИИ путем сравнения фактических денежных затрат с данными сметной каль­куляции по этапам каждой темы. В случае больших отклонений по распоряжению заместителя директора осуществляется содержа­тельный анализ хода работ по теме и причин отклонений, на основе которого намечаются мероприятия по сокращению отклонении либо за счет более правильной организации расхода материальных средств, либо, если отклонения объективно обоснованы, путем корректировки сметной калькуляции по теме. В ручной системе информация по этой задаче готовится бухгалтерией на основе данных, содержащихся в полностью или частично удовлетворенных «Требованиях».

Задача 4. Контроль сверхнормативных запасов по складам. Этот контроль проводит бухгалтерия ежемесячно в денежном вы­ражении на основе данных, представляемых плановой группой отдела комплектации, путем сравнения величины хранимых наскладе запасов с нормативной величиной запаса. Результаты контроля ежемесячно сообщаются в министерство. Эти результаты учитывает в министерстве балансовая комиссия при квартальном подведении итогов работы предприятий. Нормативная величина хранимых запасов устанавливается и корректируется ежегодно, исходя из планируемого объема работ предприятий, лимитов мини­стерства, статистических данных за прошедшие периоды.

Задача 5. Учет прихода и расхода покупных изделий на сторо­ну. Поступление комплектующих элементов от поставщиков или от других сторонних организаций осуществляется на окладе пред­приятия. На склад одновременно с материальными ценностями поступает сопроводительный документ (приказ-счет). В настоящее время на предприятиях — поставщиках, особенно разных мини­стерств, существуют неодинаковые формы приказа-счета или других сопроводительных документов; кроме того, в бланк сопро­водительного документа записываются все поставляемые с ним изделия независимо от их типа. Это неудобно для учета, обработки в бухгалтерии и отчетности складов, поэтому на основе сопроводи­тельного документа на складе при оприходовании поступивших изделий по каждому типу изделий (склады обычно разбиты по типам изделий) выписывается документ единой формы «Приход­ный ордер», содержащий следующие основные реквизиты:

1) дату поступления;

2) наименование изделий;

3) количество изделий каждого наименования;

4) единицу измерения;

5) цену единицы;

6) стоимость изделий каждого наименования и стоимость общую;

7) подпись материально ответственного лица.

Сопроводительный документ передается в финансовый отдел для

расчетов с поставщиком, а «Приходный ордер» используется для внесения изменений (прихода) в картотеку учета наличия изделий на складе и в плановой группе и передается в бухгалтерию для хранения.

Передача изделий на сторону сопровождается оформлением «Приказа-счета», который содержит следующие основные ре­квизиты:

1) дату отправления;

2) наименование изделий;

3) количество изделий каждого наименования;

4) единицу измерения;

5) цену единицы;

6) стоимость изделий каждого наименования и стоимость общую;

7) адрес и расчетный счет в Госбанке предприятия — отпра­вителя;8) подпись заместителя директор (финансового распоряднтеля).

На основании «Приказа-счета» вносятся изменение расход в картотеку учета наличия изделий на складе и в плановой груше

2.5. Недостатки ручных методов управления данным комплексом задач

1. В связи с тем, что ежедневно на каждый склад шнтушмп в среднем более 100 «Требований», а через плановую грулиу (при наличии в отделе комплектации трех складов широко приыъимеммх покупных изделий) приходит в среднем около 500 «Тр^оианий*,. эти службы не успевают быстро переработать весь ноток ниф

ЦНИ. ЭТО ПРИВОДИТ К ТОМу, ЧТО ЦИКЛ обработки

составляет в средном около трех дней и колеблется в пределиж от 1 до 7 дней. Задержка в обработке «Требований» непосредственно сказывается на основной производственной деятельности 'юлра* делений НИИ, приводит к вынужденным перерывам и потерям времени при выполнении работ в этих подразделениях,

2. Ручная обработка и ведение картотек и -документов \ больших затрат человеческого труда, а это вызывает рос; дотзтсив обслуживающего персонала и перегрузку, приводящую к ошибка** и к текучести кадров работников складов.

3. Подготовка вручную сведений по дефициту для начальник отдела и заместителя директора осуществляется в течение неей предшествующей оперативному совещанию недели, При изменения (приход, расход), произошедшие в эту неделю, учиты­ваются далеко не полностью; в сводку, выдаваемую руководству не попадают изменения по тем позициям, которые уже обработа­ны и включены в сводку до изменения. Таким образом, руководи­тели принимают решения на основе недостаточно достоверной информации. Например, на день совещания у заместители дирек­тора какая-либо позиция (изделие) может числиться в дефицита а на самом деле она уже выполнена, благодаря поступления* последних дней дефицит ликвидирован; с другой стороны* этот период образуется невыявленный дефицит. Это приводит к снижению эффективности принимаемых руководством решений,

4. Из-за большой трудоемкости обработки картотек (они содер­жат по складу примерно 20 000 — 30 000 наименований долин* подготовка информации о сверхнормативных запас и о ствляется лишь один раз в месяц, в период отчета перед министер­ством, т. е. тогда, когда уже поздно осуществлять мероприятия ■ их ликвидации.

5. Комплектовщики (лаборанты, техники) подразделений НИИ много времени затрачивают на передачу «Требований» я комплектации, на их «пробивание». При этом отилекяюни ■ сотрудники отдела комплектации.