6.4. Система документации и документооборот внемашинного ио

Управление предприятием – это информационный процесс, в котором управленческое решения, выработанное на основе полученной и обработанной информации, доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Преимущественное поступление информации на предприятие и движение ее между структурными подразделениями осуществляется в форме различных документов, которые являются основными внемашинными информационными ресурсами, обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений и сопровождают ведение всех бизнес-процессов предприятия. Документационное обеспечение видов работ и функций управления называют документированием.

Документ – определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей, расположенных на материальных носителях и имеющих правовую основу.

Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие.

Большое количество разнообразных документов требует их подробной классификация, под которой понимается распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Выделяют большое количество видов документов (порой их количество на предприятии достигает до500), основные из которых представлены в табл. 6.3.

Таблица 6.3 – Основные виды документов внемашинного ИО

Документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, т.к. наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит реквизиты, придающие ему юридический статус.

Совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом образуют систему документации. Существующие системы документации на предприятиях, характерные для внемашинного ИО, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом и не структурированностью потоков документов, дублированием информации в формах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, выполняется унификация и стандартизация документов.

Унификация документации выполняется путем введения единых форм документов, которые позволяют создать единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего формируется унифицированная система документации (УСД).

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления экономическим объектом.

По уровням управления унифицированные системы документации делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций. УСД на предприятиях сопрягаются с ЕСКК технико-экономической и социальной информации РФ. Системы документации, образующие УСД предприятия включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д. На предприятиях документации регламентируется по фазам управления. Например, используется Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации и т.д.

УСД предприятия должна удовлетворять следующим требованиям:

• содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого она предназначена;

• должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

• обеспечить информационную совместимость различных уровней управления предприятием;

• должна содержать перечень разрешенных для использования форм документов – формуляров-образцов, на основе которых разрабатываются формы документов предприятия;

• все документы, входящие в состав УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общероссийских, отраслевых или локальных классификаторов и т.д.

На каждом предприятии для УСД разрабатываются методические и инструктивные материалы по ведению документов, в которых содержатся описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку. Например, в состав методических и инструктивных материалов входят инструкции:

• по заполнению документов данными;

• по контролю достоверности информации в документах;

• по подготовке документов к вводу информации во внутримашинное ИО, в т.ч. по использованию кодовых обозначений;

• по приему и регистрации документов;

• по подготовке данных к корректировке;

• по хранению и уничтожению документов и т.д.

Организация работы с документами на предприятиях возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др., которые обобщенно можно назвать службой делопроизводства. Основной целью такой службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по обеспечению документами всех заинтересованных специалистов экономического объекта.

Документы, поступающие на предприятие или формирующиеся в структурных подразделениях, проходят определенные этапы обработки, начиная с регистрации в соответствующих журналах, контроль, продвижение, систематизацию и хранение. Основные операции, образующие непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия, и позволяющий оперативно управлять им, образуют документооборот.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи в архив или отправления.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов и повышает эффективность управления предприятием.

Основными характеристиками потоков документов являются:

• Объем потока, который определяется количеством документов, проходящим через службу делопроизводства за единицу времени.

• Структура потока, которая определяется разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками.

• Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через службу делопроизводства.

В целом, документооборот на предприятиях и в учреждениях организуется по двум основным контурам – внешнему и внутреннему (см. рис. 6.13).

Рисунок 6.13 – Обобщенная схема документооборота предприятия

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров, заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются, а затем поступают на исполнение.

В процессе функционирования предприятия формируется исходящая документация, содержащая данные для внешних организаций – письма, справки, отчеты, приказы и т.д., которые также передаются по внешнему контуру.

Внутренний контур образует движение документов, созданных на самом предприятии. В процессе документооборота по внутреннему контуру над документами выполняются операции рассмотрения, исполнения, согласования, утверждения, регистрация и т.д.

Все документы (входящие, исходящие, внутренние) в небольших организациях регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. В учреждениях с годовым документооборотом более 100 тыс. документов, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы регистрируются в службе делопроизводства, остальные – в структурных подразделениях.

Организация документооборота выполняется в соответствии с определенными принципами, к которым относятся:

• Прохождение документов должно быть оперативным. Для этого различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно (копирование и раздача копий исполнителям документов).

• Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Возвратные перемещения документов должны быть исключены или ограничены. Сроки пребывания документов в подразделениях должны быть обусловлены необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований.

• Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основными задачами организации документооборота на предприятиях является прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Поэтому для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются оперограммы.

Оперограмма – рациональная маршрутно-технологическая схема движения и обработки основных видов документов.

Назначением оперограмм является:

• организация рациональных маршрутов и этапов обработки документа;

• унификация путей движения документа;

• определение оптимального режима работы с документами.

Оперограммы разрабатываются для входящих, исходящих, внутренних документов, приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан и т.д. (см. табл. 6.4).

Таблица 6.6 – Пример оперограммы

Организация работы с входящими документами. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность его доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений (неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям).

Первоначальная обработка документов включает выполнение следующих операций:

• фиксируется дата поступления документа;

• если имеется надпись «Срочно», отмечается время получения документа;

• конверты с пометкой «Лично» передаются сотруднику без вскрытия.

В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом сохраняются конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в обязательном порядке.

Главная цель предварительного рассмотрения документов – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. В соответствии с этим выполняется распределение поступающих документов в соответствии с функциями структурных подразделений. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им.

Регистрация документов представляет собой фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Н а всех регистрируемых документах обязательно в день поступления в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп.

Документы регистрируются на карточках, представленных на рис. 6.14.

Рисунок 6.14 – Форма регистрационной карточки поступивших документов

Организация работы с исходящими документами выполняется в следующей последовательности:

1. Составление проекта документа и его изготовление: выполняется исполнителем, который затем передает проект документа и материалы, на основании которых он готовился, руководителю.

2. Согласование, визирование (в необходимых случаях) подписание (утверждение).

3. Регистрация. Дата отправления и регистрационный номер ставятся на первом листе документа, который оформляется на бланке предприятия.

4. Отправка. Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования остается в деле организации.

На исходящий документ заводится регистрационная карточка (по аналогии карточки на поступившие документы), которая включает в себя:

• порядковый регистрационный номер и дату;

• количество листов и экземпляров;

• кому направлен документ;

• расписка в получении или номер реестра и дата отправления;

• краткое содержание документа;

• кем подписан документ.

Особенности прохождения внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты распорядительных документов после согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой подписываются руководителем учреждения и регистрируются, копии документов заверяются (подлинник направляется в множительную службу для размножения). Заверенные копии документов направляют адресатам.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

Докладные записки, сводки, справки и т.д. рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

Важнейшей операцией документооборота является контроль за исполнением документов, цель которого – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает:

1. Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов (выполняется менеджерами всех уровней).

2. Контроль за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения (выполняется службой делопроизводства).

На предприятиях составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. К ним относятся:

• документы директивных и вышестоящих органов;

• распорядительные документы самого учреждения;

• важные документы, свойственные данной системе управления.

В контрольной деятельности важным моментом является контроль сроков исполнения документов. При этом выделяют:

• Типовой – срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом.

• Индивидуальный – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом предприятия или резолюцией.

При отсутствии этого реквизита, срок исполнения документа – 10 дней. По срокам исполнения различают следующие виды контроля:

1. Текущий – ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает в текущий день.

2. Предупредительный – предупреждение сотрудника о необходимости решения порученного вопроса за 2-3 дня до наступления срока исполнения.

3. Итоговый – аналитическая работа по исполнению документов в организации. Периодически (раз в месяц или квартал) составляется перечень неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

Обязательным документом в процессе организации документооборота на предприятиях является создание и ведение номенклатуры дел, основные положения которой изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

Номенклатура дел отражает документы одного конкретного предприятия или структурного подразделения. В процессе ведения номенклатуры выполняется формирование дел (совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку), под которым понимается отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

• оперативность обработки и поиска документов;

• надежность документационного обслуживания;

• сохранность документов.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении и т.д.

Исполненные документы должны быть подготовлены к последующему хранению, основной целью которого является создание условий для их использования в справочной работе предприятий и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1. Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов, которая проводится при составлении номенклатуры и формировании дел. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии и разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. В результате деятельности экспертной комиссии документы распределяются на 4 группы:

• Документы постоянного хранения в государственных архивах (уставы, протоколы, решения, рекомендации и т.д.).

• Документы временного хранения в ведомственном архиве (срок хранения – свыше 10 лет).

• Документы временного хранения на предприятии (срок – до 10 лет).

• Документы, подлежащие уничтожению, в связи с истечением срока хранения.

2. Оформление дел включает подготовку дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление начинается с момента заведения дела и завершается подготовкой его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

В зависимости от сроков хранения производится оформление дел – полное (срок хранения более 10 лет) или частичное (срок хранения до 10 лет включительно).

3. Описание документов постоянного и долговременного хранения выполняется службой делопроизводства.

4. Обеспечение сохранности оформленных дел. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях.

5. Передачу дел в ведомственный архив предприятия. Ведомственный архив находится в непосредственном подчинении соответствующего предприятия, не входящего в систему государственной архивной службы, или является структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

В процессе организации документооборота предприятия ведется учет его объема, который организуется для установления условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических и программных средств его автоматизации.

При определении объема документооборота заводится форма документа, в которой учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. (см. рис. 6.15).

Рисунок 6.15 – Форма документа учета объема документооборота

Анализ объема документооборота используется для формирования штатов структурных подразделений и рациональной организации рабочего дня сотрудников.