5. Рекомендуемая литература.

5.1. Каратыгин С.А. Ассеss 97 (cерия «Без проблем!») – М.: Восточная Книжная Компания, 1997.- стр.111-131.

Лабораторная работа №3.

Тема: Поиск информации в базе данных.

Цель: Получение практических навыков поиска необходимой информации с использованием различных средств СУБД MS ACCESS.

Место проведения: Лаборатория ПЭВМ.

Техническое обеспечение: ПЭВМ PENTIUM.

Программное обеспечение: WINDOWS, MS ACCESS.

Продолжительность занятия: 2 часа.

1. Краткая справка

Access предоставляет широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам поиска и отбора можно отнести использование команды "Найти", фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование команды ПРАВКА, Найти. Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы базы данных. Команда «Найти» допускает использование подстановочных символов, а именно «*» – соответствует любому количеству букв, цифр или других символов; «?» – соответствует любому текстовому символу; «#» – соответствует любой цифре.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Сортировка может производиться по одному или нескольким полям, по возрастанию (значения располагаются в алфавитном порядке от А до Я. Даты – от более ранней до более поздней. Числа упорядочиваются в порядке возрастания от меньшего к большему.) или по убыванию (значения располагаются в порядке от Я до А, от большего к меньшему, от более поздней даты к более ранней и т.д.). Для запуска сортировки используется команда ЗАПИСИ, Сортировка или соответствующие кнопки на панели инструментов –«Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию».

Для вывода только определенных записей таблицы (отбора) используется фильтрация. Задание критерия, по которому будет производиться отбор записей, осуществляется командой ЗАПИСИ, Фильтр.

Данная команда содержит 4 типа фильтров:

1. Фильтр по выделенному. Критерий фильтрации задается выделением нужной информации в таблице данных

2. Исключить выделенное. Фильтрует записи с помощью исключения данных вместо их включения. Другими словами, возвращены будут только те записи, которые не были выбраны.

3. Изменить фильтр. Данный фильтр является более мощным средством по сравнению с фильтром по выделенному. Он допускает установку критериев И (необходимо выполнение всех заданных условий сравнения) и ИЛИ (необходимо выполнение хотя бы одного из условий сравнения), а также использование выражений.

4. Расширенный фильтр. По сравнению с предыдущим данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

Более мощным средством выборки данных являются запросы – вопросы о данных, хранящихся в таблицах или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запросы можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса.