Форматирование данных в Excel

Форматированием называется внешнее оформление таблиц и данных в них (выбор шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел и т.д.).

Для выполнения форматирования следует выделить диапазон ячеек, для которых нужно изменить оформление и применить к ним соответствующую команду:

1. Для отображения текста в ячейке на нескольких строках в группе Ячейки вкладки Главная выполнить команду Формат / Формат ячеек. На вкладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам. На этой же вкладке можно выбрать нужное выравнивание по горизонтали и вертикали. Это же действие можно выполнить при помощи кнопки Перенос текста ( ) в группе Выравнивание вкладки Главная. При помощи кнопок группы Выравнивание вкладки Главная можно задать расположение текста в ячейке по горизонтали и вертикали.

2. Оформление ячеек с помощью рамок производится в окне команды Формат / Формат ячеек на вкладке Граница или при помощи кнопки Границы ( ) группы Шрифт вкладки Главная.

3. Оформление цветного фона ячеек производится в окне команды Формат / Формат ячеек на вкладке Вид или при помощи кнопки Цвет заливки ( ) группы Шрифт вкладки Главная.

4. Изменение шрифта ячеек производится в окне команды Формат / Формат ячеек на вкладке Шрифт или при помощи кнопок группы Шрифт вкладки Главная.

5. Изменение формата данных в ячейках производится в окне команды Формат / Формат ячеек на вкладке Число. В соответствующем окне можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д. Эти действия также можно выполнить выбрав нужный формат в группе Число вкладки Главная.

Изменение ширины столбца удобнее производить с помощью мыши. Для этого нужно установить курсор на правую границу имени столбца (ячейку серого цвета с буквой) и, протянув мышь при нажатой левой кнопке мыши, установить требуемую ширину столбца.

Функции в Excel

Использование функций в Excel производится по следующей схеме:

1. Установить курсор в той ячейке, где ожидается получить ответ.

2. Вызвать мастер функций нажатием кнопки f_x.

3. В первом диалоговом окне следует выбрать необходимую функцию и нажать кнопку ОК.

4. В следующем диалоговом окне в соответствующих окошках следует указать аргументы функции.

5. Нажать кнопку ОК.

Вставка строк и столбцов.

Установить курсор на той ячейке, перед которой будут вставляться строка (столбец) и выполнить соответствующую команду Вставить в группе Ячейки вкладки Главная.

Удаление строки или столбца.

1. Выделить строку (столбец), щелкнув для этого на имени строки (столбца).

2. Выполнить соответствующую команду Удалить в группе Ячейки вкладки Главная.

Рекомендации по заполнению таблицы

1. Ввести в соседние ячейки заголовки столбцов таблицы, нажимая клавишу Enter после ввода каждого заголовка.

2. Отформатировать ячейки с заголовками столбцов.

3. Перед вводом Кода товара установить в соответствующих ячейках текстовый формат (т.к. только в этом формате будут отображаться незначащие нули в коде товара).

4. Если текстовые значения содержат в конце цифру, которая изменяется с шагом 1 (Код товара в Таблица 1 ), то можно воспользоваться принципом Автозаполнения. Для этого:

   • В первую ячейку диапазона, который требуется заполнить, ведите начальное значение (0001);

   • Выделите эту ячейку и поймав мышкой маркер автозаполнения (курсор мышки в виде «+» при наведении на нижний правый край выделенной ячейки) и удерживая левую кнопку мыши потяните вниз.

5. Числовые данные вводятся без незначащих нулей и без обозначения денежной единицы (например, для заполнения столбца Цена товара надо вводить 120 143,7 и т.д.).

6. После ввода числовых данных выделить ячейки с этими данными и установить в них денежный формат.

7. Формулы вводятся только в первую строку данных, в остальные строки они копируются. Копирование формул в Excel удобнее всего осуществлять с помощью мыши. Для этого:

   • Установите курсор в правый нижний угол копируемой ячейки (курсор должен принять форму черного креста).

   • Протащите мышь при нажатой левой кнопке мыши по диапазону, в который копируется формула.

Важно! При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки Excel автоматически корректирует.

Относительный адрес ячейки – это обычный адрес: А12, В3. Если необходимо, чтобы при копировании формулы адрес ячейки не изменялся, то перед неменяющейся частью адреса следует поставить знак $. Адрес ячейки, содержащей два знака доллара называется абсолютным адресом. Примером абсолютных адресов являются $A$2, $C$12. В адресе A$1 неменяющейся частью является номер строки 1. В адресе $A1 неменяющейся частью является имя столбца А. Для изменения относительного адреса на абсолютный в формуле можно нажать клавишу F4 на клавиатуре, когда курсор установлен около адреса ячейки.

8. Если необходимо изменить формулу при выполнении некоторого условия или необходимо включать в вычисления только значения, удовлетворяющие определенным условиям, можно использовать условные формулы в Excel. Функция ЕСЛИ проверяет условие, которое может принимать значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если условие выполняется, функция возвращает одно значение, если условие ложно — другое. Функция имеет три аргумента: проверяемое условие, значение, возвращаемое при истинном условии, и значение, возвращаемое при ложном условии. Например, для расчета Суммы со скидкой используется следующий алгоритм: если значение Суммы меньше или равно 10000 руб., то скидка не предоставляется, иначе дается скидка 10%.

=ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Лог_выражение  — это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, F4<=100000 — это логическое выражение; если значение в ячейке F4 <=100000 , то выражение принимает значение ИСТИНА. В противном случае — ЛОЖЬ.

Значение_если_истина   — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент  содержит адрес ячейки F4 и лог_выражение равно ИСТИНА, тогда функция ЕСЛИ вернет значение из ячейки F4.

Значение_если_ложь   — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент содержит формулу F4*90% и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ вернет значение, составляющее 90% от значения из ячейки F4.

Функции ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь для конструирования более сложных проверок.

Логические выражения можно создавать с использованием функций И, ИЛИ и других встроенных функций Excel.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________