Каковы правила телефонного делового разговора?

поднять трубку до четвертого звонка телефона;

сказать Доброе утро (Добрый день), назвать организацию, которую Вы представляете, или свой отдел, представиться (сообщить фамилию и должность);

спросить: Чем я могу вам помочь?

если собеседник не назвал себя и причину своего звонка, выясните это с помощью фраз: Простите, с кем я говорю? Чем я могу вам помочь? Как Вас представить?

сконцентрироваться на разговоре и внимательно выслушать собеседника;

6предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время;

обычно телефонный разговор заканчивает его инициатор, но, если разговор явно затянулся, вы можете сослаться на невозможность продолжать его по уважительным причинам (при этом используются фразы: Извините, ко мне должны прийти… Не могли бы мы перенести наш разговор, сейчас у меня важная деловая встреча…);

использовать специальные бланки для записи телефонных разговоров.

уточните, говорите ли вы с той организацией, куда хотели позвонить;

назовите себя и причину вашего звонка;

если того, с кем вы договорились о телефонном разговоре заранее, нет на месте или он занят, попросите передать, что вы звонили, и оставьте информацию, когда и где вас можно легко найти;

если вы не знаете, в чьей компетенции находится интересующий вас вопрос, не стоит излагать суть тому, кто первым поднял трубку. Вежливо уточните, кто решает данный вопрос: С кем я могу поговорить по поводу…?

если необходимый вам человек отсутствует, поинтересуйтесь, когда лучше ему позвонить.

Какие виды дипломатических актов вам известны?

• Нота – письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений другого государства. Предмет ноты требует срочного и скорейшего рассмотрения. Носят информационный характер, выражают официальную точку зрения правительства. Вербальные(от одного представительства другому) и личные(документ от первого лица с гос. гербом)

• Меморандум – дипломатический документ, изложение взглядов правительства. Часто приложение к ноте.

• Коммюнике – официальное сообщение высших органов государственной власти и тд о событиях международного характера.

• Дипломатическое письмо. Одна из форм личной ноты

В чем состоит различие между личной и вербальной нотами?

• Личная нота адресована конкретному лицу и подписана конкретным лицом. Личная нота пишется в первом лице, на бланке подписывающего ее лица и составляется в определенной форме. Отправляется без номера и в подлиннике.

• Вербальная нота составляется от имени одного представительства в адрес другого. Пишется в 3 лице, на бланке содержит обращение с комплиментом, не подписывается, но скрепляется печатью и имеет номер.

Какие формы общения регламентированы для личной ноты?