Задача – це чітко визначена робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана встановленим способом і у встановлений термін.

З технічної точки зору, задачі висуваються не до працівника, а до його посади. На основі рішень керівника про структуру організації, кожна посада вміщує ряд задач, які розглядаються як необхідний вклад в досягнення цілей організації. Вважають, якщо задача виконана встановленим способом і в обумовлений термін, як це передбачено планом, то організація діє успішно.

Задачі в організації традиційно поділяють на три категорії:

• робота з людьми;

• робота з предметами (машини, сировина, інструменти);

• робота з інформацією;

Дві інших характеристики задачі це:

• частота повтору даної задачі;

• час, необхідний на виконання задачі.

Час виконання кожного виду роботи збільшується в міру переходу управлінської роботи від нижчого рівня до вищого.

Задачі і спеціалізація тісно пов’язані, тому що спеціалізація задач дозволяє підвищувати прибуток організації за рахунок підвищення продуктивності праці, що, в свою чергу, знижує витрати на виробництво.

СТРУКТУРА ОРГАНІЗАЦІЇ – це логічні взаємовідносини рівнів управління та функціональних областей, побудовані в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації. Структура організації характеризується спеціалізованим поділом праці і сферою контролю.

Горизонтальний поділ праці призводить до появи підрозділів в організації. Саме горизонтальний поділ праці дозволяє організації працювати більш ефективно завдяки поділу робочих завдань на окремі спеціалізовані компоненти (операції). Спеціалізація в роботі дає змогу виробляти набагато більше продукції, на противагу, якби та сама кількість людей виконувала всі завдання самостійно.

Оскільки вся робота в організації розділена на операції, то хтось повинен координувати роботу працівників, щоб вона була успішною. Саме вертикальний поділ праці визначає координацію дій і приводить до появи ієрархічної піраміди в організації.

Сфера контролю, або норма управління, визначає кількість працівників, які безпосередньо підпорядковані конкретному керівнику, і встановлюється з допомогою делегування лінійних повноважень. Величина норми управління залежить від: рівня управління, характеру виконуваних задач, характеристик підлеглих, здібностей керівника. Всі ці фактори відіграють важливу роль у визначенні кількості працівників, які безпосередньо і ефективно контролюються керівником.

ТЕХНОЛОГІЯ – це сукупність кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень в матеріалах, людях і інформації.

Задачі і технології тісно пов’язані між собою. Виконання задачі включає використання конкретної технології як засобу перетворення матеріалу, що поступає на вході, в форму, яку отримують на виході.

Х_вх Х_вих

Гроші Банк Гроші + Прибуток

Ульріх: “Машини, обладнання й сировину, безперчно, можливо розглядати як компоненти технології, але найбільш вагомим компонентом, безперечно, є процес, з допомогою якого вхідні ресурси перетворюються в бажаний на виході продукт. За своєю суттю технологія являє спосіб, який дозволяє здійснити таке перетворення”.

Вплив технології на управління визначався чотирма великими перетвореннями в технології:

• промислова революція в другій половині ХІХ ст.;

• стандартизація і механізація робіт;

• застосування конвейєрних ліній;

• комп’ютеризація.

Класифікація технологій за Джоан Вудворд

Вивчаючи виробничі підприємства, Джоан Вудворд віднайшла, що всі технології можна поділити на три категорії:

1. Масове, або багатосерійне виробництво застосовується при виготовленні великої кількості дуже схожих виробів. На таких заводах виробничі лінії розраховані на довгий термін функціонування, впродовж якого відбуваються незначні зміни в технології виробництва. В фірмах, що мають такі підприємства, є чітко вибудувана ієрархічна піраміда управління з ясно окресленими функціями керівників всіх рівнів, детальний опис яких подається в посадових інструкціях, що вміщують правила, процедури, методи і прийоми, які застосовуються для необхідних дій. Діяльність таких фірм визначається завчасно складеними і затвердженими виробничими планами. Розвинута система телефонного та комп’ютерного зв’язку забезпечую швидку передачу різних вказівок і розпоряджень “зверху вниз” по ієрархічній драбині і повідомлень про їх виконання, що надходять “знизу вверх”. Підприємства такого типу відрізняються високим відсотком визначеності в плануванні своєї діяльності. Майже всі споживчі товари виготовляються на базі технології масового виробництва.

2. Одиничне, або малосерійне виробництво складних видів продукції, інколи для конкретного покупця за його спеціфікаціями. На таких підприємствах низький відсоток визначеності в плануванні їх діяльності. В цих фірмах проводиться активна робота з удосконалення технології виробництва, що пов’язано з вирішенням постійно виникаючих нових проблем, які є наслідком здійснення ходу робіт. Організаційна структура управління менш структурована, оскільки функції керівників тут не завжди можна чітко визначити, бо вони змінюються в залежності від специфіки замовлень. Внутрішні посадові інструкції вміщують мало правил, які мають лише загальний характер. Система внутрішнього зв’язку використовується для широкої передачі інформації не тільки “по вертикалі” між різними рівнями керівництва, але й “по горизонталі”, що забезпечує координацію діяльності керівників взаємопов’язаних виробничих і функціональних підрозділів.

3. Безперервне виробництво використовує автоматизоване обладнання, яке працює цілодобово для безперервного виготовлення однакового за своїми характеристиками продукту в великих обсягах (переробка нафти, виробництво сталі або електоренергії). Такі підприємства характеризуються відсутністю змін в технологічному процесі, тому вони мають чітку ієрархічну структуру, подібну до масового виробництва, але ще більш централізовану.

Класифікація технологій за Томпсоном

Соціолог Джеймс Томпсон розробив для класифікації технології свою систему, яка також складається з трьох категорій і не протирічить класифікації Вудворд.

1. Багатоопераційні технології характеризуються серією взаємопов’юзаних задач, які повинні виконуватися послідовно (складальні лінії масового виробництва).

2. Посередницькі технології характеризуються зустрічами груп людей, взаємозалежними між собою, наприклад, банківська справа – це посередницька технологія, в якій банк пов’язує вкладників і тих, хто бере позичку в банку. Такими технологіями користуються, коли можлива і ефективна певна стандартизація, але випуск продукції всеж повністю не може бути стандартизований. Посередницькі технології дозволяють організаціям використовувати багаточисельні варіації потреб сторін, що вступають в тимчасові взаємини.

3. Інтенсивні технології характеризуються застосуванням спеціальних прийомів і послуг для того, щоб зробити певні зміни в конкретному матеріалі, що надходить у виробництво.

ЛЮДИ (ПЕРСОНАЛ) – саме вони визначають в кінцевому підсумку придатність технології, коли роблять свій вибір у сфері споживання, а всередині організації персонал є вирішальним фактором при визначенні відносної відповідності конкретної задачі і змісту операцій вибраним технологіям. Жодна технологія не може бути корисною і жодна задача не може бути виконана без співпраці персоналу.

Якщо керівництво або окремі менеджери не визнають, що кожний працівник являє собою особистість з її неповторними переживаннями і потребами, спроможність організацій в досягненні мети буде під загрозою. Оскільки керівництво досягає цілей організації через інших людей, то, відповідно, персонал є центральним фактором в будь-якій моделі управління. Існує три основних аспекта людської складової в управлінні:

• поведінка окремих людей;

• поведінка людей в групах;

• характер поведінки керівника, його функціонування в ролі лідера і , відповідно, його вплив на окремих людей і групи.

Поведінка людини в суспільстві і на роботі є наслідком поєднання індивідуальних характеристик і зовнішнього середовища (рис. 2.4.).

Розумові і фізичні здібності		Цінності і погляди
	Індивідуальна поведінка і успішна діяльність
Продуктивність	Амбіції	Потреби

Рис. 2.4. Фактори, які впливають на поведінку персоналу.

2.3. ЗОВНІШНЄ СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЇ

В практиці управління думка про важливість зовнішнього оточення та необхідність врахування сили його дії на організацію припадає на кінець 50-х років. Цей погляд став одним з найбільш важливих внесків системного підходу в науку управління, оскільки підкреслював необхідність для керівника розглядати всю організацію як цілісну систему, що складається з взаємопов’язаних частин, які в свою чергу мають зв’язок з зовнішнім світом. Системний підхід дозволив поглибити теорію систем за рахунок розробки концепції, згідно якої найбільш вдалий в конкретній ситуації метод визначається конкретними внутрішніми та зовнішніми факторами, що характеризують організацію та впливають на неї. Як зазначчав Елвар Елбінг: “Зовнішнє середовище все більше стає джерелом проблем для сучасних керівників”.

Організації в чомусь подібні до біологічних організмів. Згідно теорії еволюції Чарльза Дарвіна, організми вижили тому, що змогли пристосуватися до змін в своєму середовищі. Так і організації змушені пристосовуватися до свого середовища, щоб вижити і зберегти активність.

Характеристики зовнішнього середовища

1. Взаємозв’язок факторів, тобто сила, з якою зміна одного фактору діє на інші фактори.

2. Складність, тобто кількість і різноманітність факторів, вплив яких необхідно враховувати.

3. Рухомість – це відносна швидкість зміни середовища.

4. Невизначеність – це відносна кількість інформації про середовище та впевненість в її точності.

Зовнішнє середовище організації поділяється на дві складові: середовище прямої дії і середовище непрямої дії.

Споживачі		Постачальники
	ОРГАНІЗАЦІЯ
Державні органи	Закони	Конкуренти

Рис. 2.6. Зовнішнє середовище прямої дії

ПОСТАЧАЛЬНИКИ. З точки зору системного підходу, організація – це механізм перетворення вхідних ресурсів у вихідні. Основні ресурси це: копітал, матеріали, технології, персонал і інформація.

ЗАКОНИ. Законодавство інколи має великий вплив на організацію, особливо в сфері податкового законодавства.

ДЕРЖАВНІ ОРГАНИ. Керуючись діючим законодавством, забезпечують його примусове виконання в межах своєї компетенції, а в деяких випадках вводять в дію свої вимоги, що часто мають силу закону. Невизначеність сьогоднішнього правового поля є наслідком того, що вимоги одних державних органів вступають в протиріччя з вимогами інших, причому кожний з них спирається на авторитет державної влади.

СПОЖИВАЧІ. Згідно точки зору П.Друкера – єдина дійсна мета бізнесу – створити споживача. Під цим розуміють, що саме виживання і виправдання існування організації залежить від її спроможності знаходити споживача її результатів діяльності і задовольняти його запити. Некомерційні і державні організації також мають своїх споживачів. Церква і її аппарат існує для задоволення духовних потреб віруючих, а уряд України – для обслуговування потреб громадян, хоча задоволення їх потреб при зіткненні з державною бюрократією далеке від досконалості.

КОНКУРЕНТИ. В багатьох випадках не споживачі, а саме конкуренти визначають, якого сорту результати діяльності організації можливо продати і яку ціну за них можливо заправити.

Міжнародне оточення		Стан Економіки
	ОРГАНІЗАЦІЯ
Технологія	Політика	Соціально-культурні фактори

Рис. 2.7. Середовище непрямої дії

ТЕХНОЛОГІЯ є одночасно внутрішньою складовою і зовнішнім фактором великої ваги. Технологічні нововведення впливають на ефективність, з якою товари можливо виготовляти і продавати, а також на швидкість старіння товару з точки зору споживача.

ЕКОНОМІКА. Стан світової економіки впливає на вартість вхідних ресурсів і, в кінцевому підсумку, на спроможність споживачів купувати певні товари та послуги.

Важливо розуміти, що та чи інша конкретна зміна стану економіки може мати позитивний вплив на одні, і негативні - другі організації. Так, в США кіноіндустрія процвітала під час “великої депресії”, або коливання курсу долара, відносно інших валют, одним приносить великі доходи, а для інших обертається банкрутством.

СОЦІАЛЬНО-КУЛЬТУРНІ ФАКТОРИ. Будь-яка організація функціонує хоча б в одному культурному середовищі, тому соціально-культурні фактори, в числі яких переважають цінності, традиції, впливають на організацію.

Соціально-культурні фактори впливають також на продукцію та послуги, які є результатом діяльності організації. Так, наприклад, ряд французьких компаній, що спеціалізуються на виробництві парфумів, понесли значні збитки, оскільки не врахували соціально-культурних факторів щодо японських жінок. В традиції Японії не входить використання парфумів, оскільки вважається, що запах чистого тіла найкращий запах.

ПОЛІТИЧНІ ФАКТОРИ. Деякі аспекти політичних обставин, такі як настрої законодавчих органів, державних служб до ведення бізнесу в країні, мають для керівників комерційних структур особливо важливе значення. Важливим політичним фактором є наявність політичного лоббі в законодавчих органах.

Для організацій, що проводять свої операції за кордоном, або які збувають там свою продукцію, має значення фактор політичної стабільності.

МІЖНАРОДНЕ ОТОЧЕННЯ. В той час як фактори зовнішнього середовища, наведені вище, в тій чи іншій мірі впливають на всі організації, середовище організації, що діє на міжнародному рівні, характеризується підвищенною складністю. Остання обумовлена унікальною сукупністю факторів, що характеризують кожну країну, оскільки культура, економіка, якість трудових ресурсів, закони, політична стабільність та рівнеь технологічного розвитку різні для кожної країни. При здійсненні функцій планування, організації, мотивації і контроля керівники повинні брати до уваги цю специфіку.

В кінцевому підсумку організація повинна визначитися, в чому нове середовище відрізняється від звичного всередині країни, і вирішити, як необхідно змінити теорії і практику управління в нових умовах.