3. Понятие носителя информации. Основные типы носителей информации.

В общем случае под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации.

Все носители информации можно классифицировать по ряду признаков.

По кратности использования различаются носители информации однократного использования (представление информации в устной форме, посредством речи) и многократного использования, начиная с письменной (ручной) формы на бумажных носителях и заканчивая различными электронно-оптическими формами представления и использования информации.

По технике записи и считывания информации различаются ручные и машинные носители, а также гибридные. К ручным носителям относят бумажные документы, заполненные информацией

и воспринимаемые непосредственно человеком без использования компьютерных средств. К машинным носителям относятся носители, на которые заносятся и с которых считывается информация с использованием технических средств. Выделяются следующие типы машинных носителей:

- бумажные носители;

- магнитные носители с последовательным доступом;

- магнитные носители с прямым доступом;

- микроносители;

- оптические носители.

Гибридные носители информации с точки зрения техники записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые наносит сам человек, а считывает эту информацию то или иное техническое средство.

По технологической роли носители информации делятся на входные, промежуточные и выходные. Целесообразность использования того или иного носителя информации в качестве входного, промежуточного или выходного определяется технологическим процессом преобразования информации.

По стадиям преобразования информации носители можно разделить на первичные (используемые непосредственно в местах возникновения информации) и вторичные (используемые на этапах дальнейшего продвижения и обработки информации).

4. Методика проектирования форм первичных, результатных и машиночитаемых документов.

В настоящее время в системах автоматизированной обработки экономической информации основным носителем информации остается документ.

Документы, содержащие исходные данные предприятий и организаций, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия экономически обоснованных управленческих решений - выходными или результатными.

Первичные документы являются основным средством представления юридически оформленных сведений о производственно-хозяйственной деятельности экономических объектов.

Несмотря на развитие безбумажной технологии сбора и регистрации информации, первичный документ в настоящее время и в ближайшей перспективе не теряет своего значения.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу. Информация заносится в первичный документ как вручную, так и с использованием технических средств.

На практике применяются различные способы проектирования первичных документов, но все они сводятся к трем основным этапам.

Этап 1. Определение содержания документа. этот этап связан с определением необходимого состава показателей, которые в конечном итоге будут использоваться для решения задач. Особое внимание здесь уделяется выделению постоянной и переменной информации.

Этап 2. Размещение реквизитов на бланке документа. Типовая структура первичного документа предусматривает его разбивку на 3 большие части:

- заголовочную, куда входят наименование предприятия (структурного подразделения), почтовый адрес, индекс формы документа, наименования и значения реквизитов - признаков, постоянных на документ или группу документов; наименование документа и его номер;

- содержательную, содержащую наименования переменных реквизитов - признаков и их числовые значения;

- оформительную, содержащую подписи ответственных лиц, дату заполнения, место для печати.

Размещение реквизитов в различных частях документа производится различными способами:

- линейным;

- анкетным;

- табличным.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, в нижней - значения.

Анкетный способ используется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая – для их значений.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали.

Этап 3. Расчет площади бланка и разработка образца документа.

Бланки документов разрабатываются строго определенного формата с применением ГОСТа, например, А3 (420х297), А4 (297х210) и т.д.

Результатные (выходные) документы содержат информацию, получаемую в результате обработки данных, в частности, с использованием средств вычислительной техники.

Методика проектирования форм результатных документов предусматривает два основных этапа.

На первом этапе анализируется состав выходных показателей, выделяются те из них, которые необходимо получить с использованием компьютера. На этом этапе уточняются и требования потребителя к составу результатной информации.

На втором этапе проектируется каждый документ, т.е. из общего состава показателей выделяются отдельные реквизиты, намечаемые для включения в те или иные формы документов . на этом этапе проектируются для каждого документа зоны, определяются размеры строк и граф, размещение реквизитов.

Типовая структура выходного документа предусматривает выделение 2-х частей: заголовочной и предметной (или содержательной).

Заголовок включает, как правило, наименование документа, дату составления, наименования и кодовые обозначения некоторых справочных признаков.

Содержательная часть включает, как правило, форматную строку с наименованиями граф и линиями, отделяющими одну графу от другой, и собственно таблицу, в которой размещаются наименования реквизитов-признаков и реквизиты-основания (числовые данные).

Одним из перспективных способов, позволяющих автоматизировать ввод информации в компьютер без предварительного переноса на промежуточный носитель, является применение читающих устройств, которые обеспечивают автоматическое считывание информации с документов и непосредственный ее ввод в компьютер.

Документы, которые разрабатываются для автоматического считывания считывания с них информации, получили название машиночитаемых.

Эффективное применение машиночитаемых документов в системах автоматизированной обработки экономической информации возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил обращения с ними. Машиночитаемый документ утверждается в установленном порядке и имеет юридическую силу.

Информация в таких документах фиксируется различными способами, среди которых можно выделить:

- различного типа нормализованные шрифты;

- графические метки (в том числе штриховое кодирование);

- перфорационное кодирование;

- магнитное кодирование.

При проектировании машиночитаемых документов учитываются требования к качеству материала, из которого изготовлен носитель (документ), порядку размещения реквизитов, выбору вида кодирования и способу считывания. Существует два основных способа считывания информации с машиночитаемых документов: магнитное и оптическое.