2. Информационные технологии в дополнительном образовании

2.1 Применение информационных технологий в системе дополнительного образования и повышения квалификации служащих

Одной из важнейших задач на современном этапе развития экономических отношений является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисе.

Залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия, служит тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами.

На сегодняшний день в РФ действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.

Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином "информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы:

1. создание документов и их оформление;

2. прием-передачу документов;

3. организацию движения документов;

4. регистрацию и контроль документов;

5. информационное обслуживание;

6. хранение документов.

Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и оперативность получения информации.

Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения управления необходимы:

• операционная система;

• вспомогательные программы (утилиты);

• коммуникационные программы;

• текстовый процессор;

• электронные таблицы;

• система управления базами данных.

Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей.

Если в организации для делопроизводства используется Microsoft Office, то большинство документов подготавливается с помощью текстового процессора Word, который является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление документов, позволяя:

• вводить текст с одновременным контролем орфографии;

• легко вносить исправления и изменения в тексте;

• оформлять документ в соответствии с его назначением;

• сохранить полученный результат для последующего использования;

• добавлять в текст таблицы, графические объекты и т. д.;

• использовать готовые шаблоны документов;

• печатать документ на различных принтерах;

• автоматически создавать указатели и оглавления;

• отправлять документы по факсу или по электронной почте.

На сегодняшний день нормативно закреплены базовые принципы работы с документами.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов. Таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т.д.

Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться. Но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Сюда входит вся организационно-распорядительная документация (ОРД) предприятия.

Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Сюда входит специализированная документация, обеспечивающая основные направления деятельности организации.

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

В заключении отметим, что умение работать с современными информационными технологиями, в частности с системами документооборота, позволяет рационально и эффективно организовать работу с документами и быть конкурентоспособными на рынке труда.