3.Экономический документ. Структура документа. Методы анализа документа (графический и аналитический)
В экономике документ служит основным средством регистрации отдельных фактов хозяйственной деятельности. Основным способом определения характера экономической информации является анализ содержания и структуры документов. Например, содержание всех документов предприятия фактически отображает всю деятельность в том виде, в каком она была зафиксирована управленческим аппаратом.
Многочисленные факты и операции хозяйственной деятельности предприятия отображаются документами. Характер документирования каждой отдельной хозяйственной операции зависит от конкретных особенностей и условий её осуществления. Поэтому и количество форм документов имеет много разновидностей.
Любой экономический документ делится на 3 части:
общая часть;
предметная (табличная, основная) часть;
оформительская часть.
Существуют различные способы представления структуры СЕИ, каждый из которых отображает состав СЕИ, упорядоченность составляющих, уровни составных и составляющих. Наиболее распространёнными способами представления структуры СЕИ являются аналитический и графический. Применение данных способов рассмотрим на примере экономического документа.
Аналитический способ. Документ представляется в виде S.(C11,C12,C13). Точка означает принадлежность составляющей к определенному уровню и ставится после идентификатора составной. В скобках через запятую перечисляются составляющие или реквизиты. Cmn, где m – номер уровня, n – порядок следования составляющей в этом уровне. Pn – реквизит-признак, Qk – реквизит-основание. Общая часть С11 содержит следующие реквизиты: Р1, Р2, РЗ, Р4. Предметная часть С12 содержит Р5, Р6, Р7; С21- Р10, Р11. Оформительская часть С1З — Р12, Р13.
Аналитическое представление структуры документа «Накладная №» имеет следующий вид:
S. (C11. (P1, P2, РЗ, P4), C12. (P5, P6, P7), C21. (Р8, Р9), P10, P11), С1З. (P12, P13))
Графический способ. Методика построения структурного графа для документа заключается в следующем. Корнем графа является сам экономический документ. Каждой составляющей в документе ставится в соответствие вершина графа. Последовательно выделяемые вершины соединяются линиями, которые указывают на соподчинение выделенных составляющих. Вершинам следующего (2-го) уровня ставятся в соответствие выделенные части документа — C11, C12, С1З. Висячими вершинами графа являются реквизиты-признаки или реквизиты-основания. Таким образом можно представить структуру СЕИ любой сложности.
Графическое представление документа:
Таким образом, графическое и аналитическое представления СЕИ взаимно обратимы.
Аналитическая запись, где вводятся номера уровней называется нормализованной записью документа.
При анализе экономических документов ставится задача о разбиении документа на элементарные осмысленные фрагменты, называемые показателями. Это позволяет установить смысловую взаимосвязь между документами, обеспечить одинаковое понимание всеми пользователями применяемых единиц информации, а также использовать полученные результаты для определения структуры базы данных.