2. Правила поведінки підлеглих та керівників

Ефективність контактів між керівником і підлегли­ми забезпечується дотриманням таких загальних орга­нізаційних принципів:

1. Принцип визначеності функцій, обов'язків і пов­новажень виконавців. Зумовлений він загальними основами організації управлінської діяльності, яка полягає у визначенні порядку, правил службової поведінки, спрямованої на виконання поточних і перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівни­ками.

2. Принцип скалярного (лат. — ступінчас­тий) ланцюга команд. Обґрунтував його французький інженер Анрі Файоль (1841 —1925). Скалярний лан­цюг утворюють особи, які посідають керівні посади в організації від найвищого рівня до найнижчого. Усі розпорядження виконавцям належить передавати цим ланцюгом. Якщо працівник отримує завдання від керівника вищого рівня, обминаючи безпосереднього, це знижує авторитет того. У такому разі, щоб не порушу­вався нормальний ритм праці, підлеглий зобов'язаний доповісти про одержання завдання безпосередньому керівнику.

При нехтуванні цього принципу може статися так, що підлеглий отримає одночасно розпорядження від без­посереднього керівника і керівника більш високого рів­ня, яке він вважатиме пріоритетним. Унаслідок цього доручена безпосереднім керівником робота не буде виконана, хоча, можливо, вона органічно вписана в ком­плекс робіт відповідного підрозділу. Інколи одночасно отримані виконавцем від різних керівників суперечливі розпорядження можуть взагалі дезорієнтувати його. У таких випадках підлеглий не виконуватиме їх або вико­нуватиме ті, що потребуватимуть мінімуму зусиль.

3. Принцип пріоритетності цілей організації над ці­лями підрозділу і особистими прагненнями працівників. Вимагає підпорядкування індивідуальних інтересів (цілей) груповим і колективним. Реалізуючи його, при ви­значенні колективних і групових цілей максимально враховують інтереси кожного працівника, що мінімізує ймовірність виникнення конфлікту між цілями праців­ників, їх груп і колективу загалом, а отже, вирішує проблему поєднання цих цілей в діяльності керівника. Іноді в разі виникнення розбіжностей в цілях можливий вольовий вплив керівника на підлеглого.

4. Принцип поінформованості працівників. Вима­гає, щоб підлеглі володіли інформацією про проблеми, цілі, завдання організації (підрозділу) та її керівника. В іншому разі вони не зможуть орієнтуватися в напрямах роботи, втратять зв'язок із споживачами, стимули для творчості і, найголовніше, не зрозуміють своєї ролі у реалізації загальної мети організації.

5. Принцип колективності управління. Процес уп­равління завжди має колективний характер, оскільки здійснюється не одноосібно лінійним чи функціональним менеджером, а є наслідком спільних трудових зу­силь управлінців відповідно до технологічного поділу праці в менеджменті, який вимагає спеціалізації працівників згідно з чотирма великими групами робіт: керівництво організацією загалом (лінійні менеджери); керівництво структурними підрозділами апарату уп равління (функціональні менеджери); розроблення ва­ріантів рішень на основі інформації про здійснення ро­біт згідно з певною функцією, оброблення інформації, яка надходить від об'єкта управління та з інших дже­рел, ведення необхідної для здійснення функції доку­ментації (фахівці управління); оформлення документа­ції, її пересилання, зберігання, облік, сортування тощо (інші працівники управління).

Під час спілкування з підлеглими слід керуватися такими правилами:

• успіх підлеглого є його заслугою, а невдача — ви­ною керівника;

• керівництво завжди передбачає виховний момент: підібрати вмілого виконавця, навчити і виховати його є значно більшим умінням, ніж постійно все робити самому;

• ефективним засобом вирішення конфліктної си­туації з підлеглим є залучення колективу;

• не можна виключати можливість своєї помилко­вості, тому, замість «Ви не маєте рації», краще сказати «Можливо, я не маю рації»;

• визнання власних помилок не підриває, а сприяє зростанню авторитету керівника;

• дріб'язкова полеміка ускладнює роботу, створює атмосферу недовір'я між керівником і підлеглими;

• для досягнення успіху в контактах з підлеглими необхідно використовувати всі засоби: стимули, переконання, поради, рекомендації — і лише насамкінець — владу й наказ.

Дотримання цих правил обов'язкове у службовому спілкуванні: при формулюванні завдань підлеглим, контролюванні їх виконання, стимулюванні за успіхи чи покаранні за недоліки в роботі